Questions courantes sur la législation sur la paie des Territoires du Nord-Ouest (et les réponses!)

Si votre entreprise est établie dans les Territoires du Nord-Ouest ou si vous avez des employés qui y vivent et y travaillent, vous savez que les informations sur la législation sur la paie applicables à votre région sont rarement rarement réunies en un seul et même endroit. Payworks est là pour soutenir les entreprises canadiennes comme la vôtre. Aujourd’hui, cela implique de vous fournir une présentation complète des informations législatives que vous devez connaître!

Pour en savoir plus sur les zones visées par règlement, les exigences de la CSST et la législation concernant la taxe sur la masse salariale, les jours fériés, le salaire minimum, les heures supplémentaires, et plus encore dans les Territoires du Nord-Ouest, lisez la suite…

Zones visées par règlement et formulaires TD1

Aux fins des déductions légales, les entreprises canadiennes doivent connaître les zones visées par règlement. Alors que d’autres régions du pays ont des communautés spécifiques classées comme zones visées, tous les endroits Territoires du Nord-Ouest (ainsi que du Yukon et du Nunavut) sont considérés comme une « zone nordique visée par règlement ». Les employeurs doivent en tenir compte lorsque les employés remplissent leur formulaire TD1, qui sert à déterminer le montant de l’impôt fédéral et territorial à déduire de leur salaire.

« Les employés qui habitent une zone visée par règlement pendant une période continue d’au moins six mois, commençant ou se terminant dans l’année d’imposition, peuvent avoir droit à une déduction pour les habitants de zones visées par règlement lorsqu’ils produisent leur déclaration de revenus et de prestations », peut-on lire sur le site Web du gouvernement du Canada. « Les employés peuvent demander cette déduction en remplissant le formulaire TD1. Cette déduction réduira la rémunération sur laquelle vous retenez de l’impôt. »

Pour vous assurer que vous respectez la législation sur la paie dans les zones visées par règlement, assurez-vous de noter si les périodes d’emploi s’étendent ou non sur la période de six mois mentionnée ci-dessus. La période d’emploi peut avoir une incidence sur le formulaire TD1 en ce qui concerne la province ou le territoire d’imposition de l’employé (appelé province d’emploi).

Pour plus d’informations sur la déduction pour les habitants des zones visées par règlement, consultez : https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/formulaires-publications/publications/t4001/guide-employeur-retenues-paie-versements.html#P814_96316.

Commission de la sécurité au travail et de l’indemnisation des travailleurs (WSCC)

La Commission de la sécurité au travail et de l’indemnisation des travailleurs (WSCC) est l’entité qui fournit une assurance sans égard à la faute aux employeurs et s’occupe des travailleurs blessés dans les Territoires du Nord-Ouest et au Nunavut. Cela signifie que toutes les entreprises qui opèrent sur l’un ou l’autre territoire doivent déclarer leur masse salariale à la WSCC.

Le taux que ces entreprises paient à la WSCC dépend de deux facteurs : leur masse salariale et la sous-catégorie de l’industrie. C’est pourquoi il est important que les entreprises tiennent des registres précis, en particulier en ce qui concerne la rémunération versée aux entrepreneurs, aux sous-traitants et aux opérateurs indépendants. Bonne nouvelle : un fournisseur de paie tiers comme Payworks permet de simplifier ce processus!

Conseil de pro de Payworks : Grâce à l’application Payroll de Payworks, non seulement vous pouvez tenir des registres précis de tout ce qui concerne la paie, mais vous pouvez également calculer facilement les montants de la WSCC à chaque période de paie, ce qui garantit votre conformité.

Pour plus d’informations sur la WSCC des Territoires du Nord-Ouest, consultez : https://www.wcb.yk.ca/.

Impôt sur le salaire

Cinq provinces prélèvent des impôts sur le salaire, où les entreprises opérant dans ces juridictions sont légalement tenues de payer un impôt sur la rémunération totale versée à leurs employés. Les Territoires du Nord-Ouest ont également un impôt sur le salaire; cependant, il diffère de ces autres juridictions en ce qu’il est supporté par les employés en vertu de la Loi sur l’impôt sur la masse salariale.

« L’impôt sur le salaire s’applique à tous les employés qui travaillent ou offrent des services aux Territoires du Nord-Ouest, indépendamment de la province ou du territoire de résidence de l’employé ou de l’employeur, ou encore de l’âge de l’employé. », peut-on lire sur le site Web du gouvernement des Territoires du Nord-Ouest.

Ce que les employeurs doivent savoir à propos de l’impôt sur le salaire des Territoires du Nord-Ouest :

• Les entreprises doivent s’inscrire auprès de la Division de la trésorerie du ministère des Finances des Territoires du Nord-Ouest afin de verser l’impôt qu’elles perçoivent sur le salaire de leurs employés. Remarque : les entreprises doivent s’inscrire dans les 21 jours suivant le paiement de leur première rémunération à un employé.
• Les déductions pour l’impôt sur le salaire comprennent de nombreux types de revenus, tels que les salaires, les primes, les pourboires, les commissions, les options d’achat d’actions, l’aide aux voyages de vacances, les allocations de retraite, etc.
• Il existe différentes exigences de déclaration en fonction de la rémunération totale de votre entreprise pour l’année civile, et l’exigence de déclaration définit votre calendrier de versement.
• Des pénalités peuvent être imposées si une entreprise omet de percevoir et/ou de verser la taxe sur les salaires.
• Les entreprises sont tenues de conserver tous les documents et pièces justificatives relatives à cet impôt pendant au moins six ans.

Pour en savoir plus sur les exigences des employeurs en matière d’impôt sur le salaire dans les Territoires du Nord-Ouest, rendez-vous sur : https://www.fin.gov.nt.ca/fr/services/licences-taxes-et-droits/imp%C3%B4t-sur-le-salaire-pour-les-employeurs.

Registres des normes d’emploi et RE

Il existe de nombreux types de documents que les entreprises doivent conserver. La tenue de registres est régie par des normes législatives fédérales et/ou provinciales/territoriales, qui prévoient pour la durée pendant laquelle ils doivent être conservés. Les documents concernés sont notamment des dossiers d’impôt sur le revenu, des dossiers de paie, des dossiers sur la santé et la sécurité au travail sur les normes des employés.

Il est important que les entreprises sachent quels documents elles doivent conserver et pendant combien de temps. Dans les Territoires du Nord-Ouest, les entreprises sont tenues de conserver les registres sur les normes d’emploi pendant deux ans, y compris les informations sur les talons de paie et sur les congés protégés des employés. Dans d’autres juridictions, cette même exigence peut durer de trois à six ans.

Pour en savoir plus sur la tenue de registres dans les Territoires du Nord-Ouest, consultez :

• Normes d’emploi : https://www.ece.gov.nt.ca/fr/services/normes-d%E2%80%99emploi.
• Santé et sécurité en milieu de travail : https://wscc.nt.ca/sites/default/files/documents/OHS-Plans-Records-Logs%20Eng.pdf.
• Le site Web du gouvernement pour la taxe sur le carburant, l’impôt sur le salaire, la taxe sur le tabac, et plus encore : https://www.fin.gov.nt.ca/fr/services/licences-taxes-et-droits.

Par ailleurs, nos experts internes reçoivent souvent des questions sur les relevés d’emploi (RE). Un RE est un document obligatoire dans le cadre du programme d’assurance-emploi (AE) de Service Canada. Les employeurs doivent remplir et soumettre ce formulaire (en format numérique ou papier) à chaque départ d’employé, que l’employé ait l’intention de demander des prestations d’assurance-emploi ou non. Les RE comprennent les antécédents professionnels d’un employé dans une entreprise, ainsi que ses gains assurables et ses heures assurables. La date limite à laquelle les entreprises doivent soumettre un RE varie selon si elles soumettent une copie électronique ou papier.

Conseil de pro de Payworks : À l’aide de la solution de traitement de la paie de Payworks, vous pouvez créer de nouveaux RE, modifier des brouillons, envoyer des relevés ou examiner et modifier les RE rejetés. Vous sélectionnez un employé (ou un groupe d’employés) et notre système renseigne automatiquement les informations sur l’employé, les gains assurables et les heures assurables, ainsi que toutes les autres données nécessaires. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner le code de RE pertinent dans la « Raison de l’émission » (bloc 16) et de confirmer qu’aucune information n’est manquante ou ne doit être mise à jour. Notre système de traitement de la paie comporte également un contrôle de la conformité intégré pour les RE, qui détecte les erreurs qui entraîneraient un rejet par Service Canada. Nous soumettons même des RE au nom de nos clients une fois qu’ils sont prêts!

Pour plus de renseignements sur les exigences relatives aux RE, rendez-vous sur https://blog.payworks.ca/the-abcs-of-roes-what-when-why-and-how-we-can-help.

Salaire minimum

La législation fédérale et provinciale/territoriale fixe le salaire horaire le moins élevé qu’un employeur peut légalement payer ses employés, ce qu’on appelle le salaire minimum. Ce taux n’est pas influencé par le statut de l’employé (temps plein, temps partiel ou de manière occasionnelle), ni par le fait qu’il soit rémunéré par un salaire, une commission ou un salaire horaire, à la pièce ou forfaitaire.

En ce qui concerne le salaire minimum dans les Territoires du Nord-Ouest, les entreprises devraient sortir leur calendrier dès maintenant… car le taux général est ajusté au 1^er septembre de chaque année!

Conseil de pro de Payworks : Lorsque des changements sont apportés au salaire minimum, les clients de Payworks reçoivent un avertissement dans l’application (sous l’écran Rapports et violations) avant de finaliser le traitement de la paie si des employés sont payés en dessous du minimum. Notre solution de Traitement de la paie permet également d’effectuer des ajustements de paiements en masse, ce qui est particulièrement pratique lorsqu’une entreprise a plusieurs employés concernés par une modification du taux de salaire minimum.

Pour en savoir plus sur le salaire minimum au dans les Territoires du Nord-Ouest, rendez-vous sur : https://www.ece.gov.nt.ca/fr/salaire-minimum.

Heures supplémentaires

Tout comme le salaire minimum, au Canada, les paramètres pour avoir droit aux heures supplémentaires et aux taux applicables varient en fonction des provinces et territoires. Un travailleur a droit aux heures supplémentaires lorsqu’il dépasse un seuil légal d’heures travaillées au cours d’une période donnée. Dans les Territoires du Nord-Ouest, la durée normale du travail est de huit heures par jour et de 40 heures par semaine.

Conseil de pro de Payworks : pour un survol des heures supplémentaires et des étapes à prendre en compte pour mettre en place une stratégie qui détermine clairement les heures supplémentaires, visitez : https://blog.payworks.ca/fr/apercu-des-heures-supplementaires-les-employeurs-devraient-avoir-un-plan-strategique-clair-definissant-les-heures-supplementaires.

Voici tout ce que les employeurs dans les Territoires du Nord-Ouest ont besoin de savoir au sujet des heures supplémentaires :

• La paie des heures supplémentaires est d’au moins 1,5 fois le taux de salaire normal du travailleur.
• Une ordonnance de calcul de la moyenne des heures supplémentaires peut être demandée (par l’employeur) si les employés travaillent des heures irrégulières. Cependant, cette ordonnance fait l’objet d’exigences législatives associées (voir les articles 7 à 10 de la Loi sur les normes d’emploi).
• L’accumulation d’heures supplémentaires est autorisée. Cependant, cela faut aussi l’objet d’exigences législatives (voir l’article 12 de la Loi sur les normes d’emploi).

Les employeurs des Territoires du Nord-Ouest doivent également connaître les paramètres entourant les heures de travail, car les employés ne sont pas autorisés à travailler plus de 10 heures par jour ou plus de 60 heures par semaine. Cependant, à l’instar de l’ordonnance de calcul de la moyenne des heures supplémentaires mentionnée ci-dessus, les employeurs peuvent demander une ordonnance sur les heures de travail prolongées. Si l’ordonnance est accordée, les employeurs sont toujours tenus de payer des heures supplémentaires à leurs travailleurs qui remplissent les conditions requises.

Conseil de pro de Payworks : Avec la solution Gestion du temps de Payworks, vous pouvez mettre en place des règles pour les pauses et les quarts de travail pour vous assurer que les bons calculs d’heures supplémentaires sont appliqués. Les organisations peuvent également profiter de notre solution de gestion des ressources humaines afin de mieux gérer leur documentation : hébergement, distribution et demande aux employées de lire et accuser réception de ou de signer en ligne des documents et des politiques d’entreprise importants, comme les ordonnances de calcul de la moyenne des heures supplémentaires ou sur les heures de travail prolongées.

Pour en savoir plus sur qui est admissible aux jours fériés payés dans les Territoires du Nord-Ouest, consultez : https://www.ece.gov.nt.ca/en/services/employment-standards/frequently-asked-questions

Jours fériés

Partout au pays, il est courant que les jours fériés et les règlements qui définissent les employés ayant droit à une rémunération de jours fériés diffèrent selon la région. Au Territoires du Nord-Ouest, 11 jours fériés sont observés, dont :

1. Le jour de l’An.
2. Le Vendredi saint.
3. La fête de la Reine.
4. La Journée nationale des peuples autochtones.
5. La fête du Canada.
6. Le Premier lundi d’août.
7. La fête du Travail.
8. La Journée nationale de la vérité et de la réconciliation.
9. Le Jour d’Action de grâce.
10. Le Jour du Souvenir
11. Le Jour de Noël.

Les entreprises qui ont des activités dans les Territoires du Nord-Ouest doivent savoir que les employés admissibles ont droit à un jour de congé avec une indemnité de jour férié pour les jours fériés. Si un employé éligible travaille un jour férié, il a droit à un autre jour de congé payé ou à une indemnité de jour férié, plus les heures supplémentaires pour les heures travaillées.

Pour plus d’informations sur les jours fériés dans les Territoires du Nord-Ouest, consultez la page : https://www.justice.gov.nt.ca/en/files/legislation/employment-standards/employment-standards.a.pdf.

L’un des (nombreux) avantages de choisir Payworks comme fournisseur tiers de services de traitement de la paie pour votre organisation est que nous sommes des experts de la paie… pour que vous n’ayez pas à l’être! Nous offrons à nos clients le meilleur service du secteur, avec à un soutien illimité, dévoué et formé par l’Institut national de la paie. Nous offrons également aux entreprises canadiennes des informations sur la législation sur la paie, afin qu’elles se tiennent informées de la législation sur la paie et de ses modifications. C’est pourquoi notre Guide la paie est téléchargeable gratuitement par tous, sans aucune obligation : https://www.payworks.ca/fr/landing-pages/campaigns/guide-de-la-paie.