Les réponses à vos questions relatives à la paie au Nunavut!

 Si votre entreprise est établie au Nunavut, ou si vous avez des employés qui vivent et travaillent dans ce territoire, vous vous êtes posé, à un moment ou à un autre, des questions sur les lois relatives à la paie propres à ce territoire. Après tout, le démarrage d’une entreprise ou l’embauche d’employés ne s’accompagne généralement pas d’un manuel. Mais ne serait-ce pas formidable si c’était le cas?

Faute de pouvoir vous offrir un tel manuel, nous avons la meilleure alternative : un guide rapide sur la plupart des lois relatives à la main-d’œuvre du Nunavut que vous devez connaître. Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquemment posées concernant les normes en matière d’emploi, les zones visées par règlement, l’impôt sur le salaire, etc. 

Quelles sont les normes en matière d’emploi du Nunavut que je dois connaître? 

Voilà une excellente question. Il y en a quelques-unes, dont la fréquence minimale des périodes de paie, le salaire minimum requis, les règles relatives aux heures supplémentaires et la manière de payer correctement les congés et les jours fériés. Regardons le tout en détail :

• Fréquence de période de paie À l’échelle fédérale, de même que dans chaque province et territoire, les normes de l’emploi et du travail en vigueur déterminent la fréquence minimale de la période de paie, c’est-à-dire la période minimale au cours de laquelle le salaire d’un employé doit être calculé. Il convient toujours de contre-vérifier ceci au regard des normes du travail de la région pour en assurer le respect.
  
• Salaire minimum: Le salaire minimum est le taux le plus bas qu’un employeur peut, en vertu de la loi, payer à ses employés. Il est fixé par les lois fédérales ou provinciales/territoriales. Pour connaître le salaire minimum actuel fixé par le territoire du Nunavut, vous pouvez consulter son site Web de la conformité des normes du travail.
• Heures supplémentaires : Au Canada, toutes les heures travaillées en plus des heures normales de travail sont considérées comme des heures supplémentaires. Au Nunavut, l’employeur est tenu de payer ces heures à raison d’une fois et demie le taux de salaire normal de l’employé. Pour un aperçu des heures supplémentaires et des étapes dont il faut tenir compte pour mettre en place une stratégie qui détermine clairement les heures supplémentaires, visitez : https://blog.payworks.ca/fr/apercu-des-heures-supplementaires-les-employeurs-devraient-avoir-un-plan-strategique-clair-definissant-les-heures-supplementaires.
• Congés : Chaque employé a droit à un congé annuel et à une indemnité de congé annuel. En règle générale, c’est l’ancienneté d’un employé chez l’employeur qui détermine le montant qu’il recevra en indemnité de congé annuel. Au Nunavut, l’indemnité de congé annuel est versée sous la forme d’un montant correspondant à 4 % ou 6 % du salaire brut de l’employé. Lorsqu’un employé travaille pour le même employeur depuis un an, il a droit à deux semaines de congé annuel (l’équivalent de 4 % de son salaire brut). Après six ans d’emploi, le salarié a droit à trois semaines de congé (soit 6 % de son salaire brut).
• Jours fériés : Selon la Loi sur les normes du travail du Nunavut, les jours suivants sont considérés comme des jours fériés.

• • Jour de l’An (1^er janvier)
  • Vendredi saint (toujours le vendredi précédant le dimanche de Pâques)
  • Fête de la Reine (toujours le lundi précédant le 25 mai)
  • Fête du Canada (1^er juillet).
  • Fête du Nunavut (9 juillet)
  • Premier lundi du mois d’août (la date varie d’une année à l’autre)
  • Fête du Travail (toujours le premier lundi de septembre)
  • Journée nationale de la vérité et de la réconciliation (30 septembre)
  • Jour de l’Action de grâces (toujours le deuxième lundi d’octobre)
  • Jour du Souvenir (11 novembre)
  • Jour de Noël (25 décembre)

Pour les jours fériés, les employés considérés comme admissibles en vertu de la Loi sur les normes du travail bénéficient d’un jour de congé payé. Il existe certaines exceptions en vertu desquelles un employé ne bénéficiera pas de jour de congé payé, par exemple :

• • Si l’employé n’a pas travaillé pour l’employeur pendant un total de 30 jours au cours des 12 mois précédant le jour férié;
  • Si l’employé ne s’est pas présenté au travail le jour férié alors qu’il figurait à l’horaire ou qu’il était tenu de travailler.
  • Si l’employé n’a pas reçu l’autorisation de son employeur de s’absenter les jours précédant ou suivant le jour férié, et qu’il s’est ensuite absenté.
  • Si l’employé est en congé parental.

En règle générale, si un employé ne travaille pas le jour férié, il a droit à un jour de salaire normal. S’il a travaillé le jour férié, il a droit soit à un jour de congé payé, soit à un jour de salaire normal majoré d’une fois et demie son taux de salaire normal pour toutes les heures travaillées le jour férié.

Que dois-je savoir sur les registres des normes d’emploi et sur la délivrance des RE?

Il existe de nombreux types de documents que les entreprises doivent conserver, et chaque province ou territoire dispose de normes législatives concernant la durée de conservation de tels documents. Il importe que les employeurs du Nunavut sachent quels sont les dossiers qu’ils doivent conserver et pendant combien de temps.

• Au Nunavut, la période minimale requise est d’au moins deux ans à compter de la date de création de chaque registre.
  
• Ces registres contiennent des renseignements comme le nom et l’adresse de l’employé, ses heures de travail journalières, les salaires versés (bruts et nets), ainsi que d’autres détails comme le taux de rémunération, les congés payés accordés, le montant des déductions, et des copies des avis de cessation d’emploi.
  
• Pour une description complète des exigences, les employeurs sont invités à consulter les normes relatives au travail de leur administration, ainsi que le site Web de la Commission de la sécurité au travail et de l’indemnisation des travailleurs (CSTIT).

Nos experts internes reçoivent souvent des questions sur les relevés d’emploi (RE).

• Le RE est un document obligatoire dans le cadre du programme d’assurance-emploi (AE) de Service Canada. Les employeurs doivent remplir et soumettre ce formulaire (en format numérique ou papier) pour chaque employé qui quitte l’entreprise, qu’il ait ou non l’intention de demander des prestations d’assurance-emploi.
  
• Les RE comprennent les antécédents professionnels d’un employé au sein d’une entreprise, ainsi que sa rémunération et ses heures assurables.
  
• La date limite à laquelle les entreprises doivent soumettre un RE varie selon qu’il s’agit d’une version électronique ou papier.

Conseil de pro de Payworks : en utilisant la solution Traitement de la paie de Payworks, vous pouvez créer de nouveaux RE, modifier des ébauches de RE, remplir des soumissions ou examiner et modifier des RE rejetés. En sélectionnant un employé (ou un groupe d’employés), notre système remplit automatiquement les renseignements relatifs à l’employé, à sa rémunération et ses heures assurables, ainsi que toutes les autres données nécessaires.

Il suffit de sélectionner le code RE « Motif de la délivrance » approprié (bloc 16) et de confirmer qu’aucun renseignement n’est manquant ou ne doit être mis à jour. Notre système de traitement de la paie est également doté d’un contrôle de conformité intégré pour les RE, qui détecte les erreurs susceptibles de provoquer un rejet par Service Canada. Nous soumettons même les RE au nom de nos clients une fois qu’ils sont prêts à partir!

Que sont les zones visées par règlement et comment s’appliquent-elles à mon entreprise et à mes employés?

Aux fins des déductions légales, les entreprises canadiennes doivent connaître les zones visées par règlement. Le Nunavut, le Yukon et les Territoires du Nord-Ouest sont considérés comme des « zones nordiques visées par règlement ». Voici pourquoi il est important de comprendre ce que cela signifie :

• Lorsque les employés remplissent leur formulaire TD1, ils peuvent demander une déduction pour avoir vécu dans une zone visée par règlement. Cela servira à déterminer le montant de l’impôt fédéral et territorial à déduire de leur salaire. Astuce : Remplir un TD1 est une tâche délicate. Voici comment vous pouvez aider vos nouveaux employés à s’y retrouver dans les formulaires TD1!

« Les employés qui habitent une zone visée par règlement pendant une période continue d’au moins six mois, commençant ou se terminant dans l’année d’imposition, peuvent avoir droit à une déduction pour les habitants de zones visées par règlement lorsqu’ils produisent leur déclaration de revenus et de prestations », peut-on lire sur le site Web du gouvernement du Canada. « Les employés peuvent demander cette déduction en remplissant le formulaire TD1. Cette déduction réduira la rémunération sur laquelle vous retenez de l’impôt. »

• Pour vous assurer que vous respectez les lois sur la paie dans les zones visées par règlement, assurez-vous de noter si les périodes d’emploi s’étendent ou non sur la période de six mois mentionnée ci-dessus.
  
•  La période d’emploi peut également avoir une incidence sur le formulaire TD1 en ce qui concerne la province ou le territoire d’imposition de l’employé (appelé province d’emploi).

Le Nunavut a-t-il un impôt sur les salaires?

Oui, en vertu de la Loi de l’impôt sur le salaire, le Nunavut applique un impôt sur le salaire de 2 % sur la rémunération brute des employés. Cela signifie que :

• Les employeurs sont tenus de prélever un impôt sur le salaire de 2 % sur la rémunération brute (y compris les traitements, salaires, indemnités et autres avantages) de tous les employés pour le travail effectué sur le territoire. Notez que l’admissibilité d’un employé à cet impôt dépend du fait que ses heures normales de travail se situent à l’intérieur ou à l’extérieur du Nunavut.
•  Cet impôt est versé au gouvernement du Nunavut. 

Que dois-je savoir sur la Commission de la sécurité au travail et de l’indemnisation des travailleurs (CSTIT) au Nunavut?

• Toutes les entreprises qui exercent leurs activités au Nunavut doivent déclarer sa masse salariale à la CSTIT.
  
• La CSTIT calcule la cotisation qu’une entreprise doit verser en fonction de sa masse salariale et de son secteur d’activité.
  
• Dans une optique de conformité, il importe de revoir chaque année la rémunération maximale assurable de l’année, qui peut être consultée sur le site Web de la CSTIT : https://wscc.nt.ca/fr/services-aux-employeurs/taux-de-cotisation-des-employeurs.
  
• La CSTIT exige des employeurs qu’ils déclarent les données salariales chaque année, avec une date limite fixée au 28 février de chaque année.
  

Conseil de pro de Payworks : Par l’intermédiaire de la solution Traitement de la paie de Payworks, vous pouvez facilement calculer les cotisations à verser à la CSTIT du Nunavut à chaque période de paie et créer des rapports pour vous assurer de la conformité des versements de primes.

Qu’est-ce que l’indemnité de rappel au travail et quand dois-je l’appliquer?

• La Loi sur les normes du travail stipule que, lorsqu’un employé est rappelé au travail par un employeur et que le rappel n’a pas été programmé à l’avance, l’employé a droit à un minimum de quatre heures de salaire à son taux de rémunération habituel.
  
• Il importe de noter que ces salaires doivent être payés pour ce minimum, même si aucun travail n’est effectué!

L’un des (nombreux) avantages de choisir Payworks comme tiers fournisseur de services de traitement de la paie pour votre organisation tient au fait que nous sommes des experts en matière de paie... pour que vous n’ayez pas à l’être! Nous aidons nos clients en leur offrant le meilleur service de l’industrie grâce à une assistance illimitée, dévouée et formée par l’Institut national de la paie. Nous souhaitons aider les entreprises canadiennes à se tenir informées de la législation sur la paie et de ses modifications, et c’est pourquoi notre Guide la paie est téléchargeable gratuitement par tous, et ce, sans aucune obligation : https://www.payworks.ca/landing-pages/campaigns/payroll-guide (page en anglais seulement).