Nous avons fait de la conformité une science – voici comment nous pouvons vous aider à assurer le bon fonctionnement de votre entreprise

La conformité de la paie au sein de votre entreprise canadienne n’est pas une mince affaire! Les rapports et les déclarations de fin d’année, les avantages imposables et non imposables, les retenues obligatoires, les normes de travail et d’emploi, les échéances de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec, et bien plus encore. Selon l’Association canadienne de la paie (ACP), il existe plus de 200 exigences réglementaires – et depuis un an et demi, on dénombre plus de 500 annonces de politiques fédérales et provinciales.

Trouver les informations dont vous avez besoin et les appliquer à la paie de votre entreprise n’est pas toujours aussi simple qu’il n’y paraît, surtout lorsque les entreprises sont implantées dans différentes juridictions à travers le pays. Notre objectif est d’aider les entreprises canadiennes à se conformer aux exigences importantes en matière de législation et d’employés.

Voici comment Payworks peut aider les employeurs canadiens à consacrer plus de temps au développement de leur entreprise et à leurs clients (tout comme nous le ferons pour vous!).

Quel est l’outil de Payworks le plus utile pour aider les petites entreprises à se conformer aux exigences?

Nous ne pouvions pas en choisir qu’un seul...

1. Les petites entreprises apprécient particulièrement la fonctionnalité rigoureuse de Payworks en matière de conformité et de conservation des données. Les clients sont informés des nouveautés législatives qui affectent la paie. Nous nous occupons également de toutes les remises gouvernementales sans frais supplémentaires – celles-ci sont non seulement calculées par notre application Traitement de la paie, mais également soumises à l’ARC et à Revenu Québec au nom de nos clients. À la demande des clients, Payworks peut également verser directement la plupart des cotisations provinciales et à la CAT, et nous soumettons également les relevés d’emploi (RE) à Service Canada.

2. Notre solution de traitement de la paie permet également aux organisations canadiennes d’assurer la distribution des bulletins de paie à chaque période de paie. Les administrateurs peuvent distribuer les talons de paie par voie électronique en cliquant sur un bouton lors du traitement de la paie (ce procédé est également valable pour les formulaires d’impôt à la fin de l’année!) Notre outil pratique Libre-service des employés (LSE) offre aux employés un accès sécurisé en toute simplicité. Les employés peuvent consulter et imprimer en toute sécurité leurs bulletins de paie et/ou leurs formulaires fiscaux 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet.

3. Les petites entreprises connaissent une fin d’année différente avec Payworks. Notre processus a été créé à partir des commentaires de nos clients, afin de rendre l’expérience la moins stressante possible. Nos clients apprécient particulièrement la liste de contrôle interactive de fin d’année qui leur permet de rester sur la bonne voie (et de se conformer!), les rajustements des cumuls annuels simplifiés, la simplicité du processus d’autorisation et de soumission à l’ARC ou à Revenu Québec en leur nom. Lorsque la fin de l’année approche, laissez Payworks faire le plus gros du travail!

Quelle est la question la plus fréquemment posée en matière de conformité, et comment pouvez-vous aider?

Selon notre équipe du service à la clientèle, les questions les plus importantes (et les plus fréquentes!) concernent le calcul des indemnités de vacances et de jours fériés.

1. L’indemnité de vacances désigne la rémunération versée à un employé pour les congés annuels auxquels il peut prétendre en fonction de ses années de service. Au Canada, le taux d’accumulation de l’indemnité de vacances varie selon les provinces et les territoires. En général, un employé gagne un pourcentage du salaire déterminé dès son premier jour de travail. Celui-ci augmente après un certain nombre d’années dans la même organisation. Au Canada, tous les employés ont droit à une indemnité de vacances, qu’ils soient à temps partiel ou à temps plein... Cela implique de nombreux calculs à chaque période de paie (même si l’entreprise ne compte qu’un petit nombre d’employés)!

   Notre solution de traitement de la paie calcule le droit aux vacances dès que les employés sont payés. Ce dernier s’accumule automatiquement. Les clients peuvent également demander à ce que des automatisations soient mises en place en ce qui concerne le droit aux vacances – communiquez avec votre représentant du service à la clientèle dès aujourd’hui pour en savoir plus!

2. Nous sommes là pour faciliter le calcul des indemnités de jours fériés. Lorsqu’un jour férié, comme le jour de l’An ou la fête du Travail, se présente, les employés qui bénéficient d’un jour de congé ont droit à une indemnité de jour férié. En règle générale, cela correspond à 1/20 du salaire gagné au cours des quatre semaines précédant le jour férié. Les clients qui utilisent nos solutions de traitement de la paie ou de gestion du temps ont la possibilité d’ajouter notre calculateur des jours fériés pour simplifier ces calculs. Celui-ci est configuré en fonction de la juridiction de l’entreprise (de façon à respecter les exigences législatives de la province ou du territoire) et calcule l’indemnité du jour férié sur la base des quatre dernières semaines renseignées dans l’application.

   Et le meilleur dans tout ça? Les données sont déjà incluses pour traiter la paie ou approuver les feuilles de présence. Par conséquent, nos clients n’ont pas à saisir à nouveau les données ou à utiliser un autre calculateur. Les montants générés peuvent également être modifiés. Le calculateur de la rémunération des jours fériés détermine le montant minimum exigé par la législation sur la base des quatre dernières semaines, avec la possibilité d’arrondir le montant à sa discrétion, si besoin.

Quelles autres ressources proposez-vous pour assurer la conformité?

1. Sans conteste, notre équipe du service à la clientèle vous propose une aide des plus précieuses. Nos solutions pour les petites entreprises sont simples et faciles à utiliser, et s’accompagnent d’une assistance personnalisée (sans frais supplémentaires). Nous croyons fermement au concept du service personnalisé, selon lequel chaque client dispose d’un représentant attitré, formé par l’Association canadienne de la paie. Qu’il s’agisse de questions complexes sur la législation applicable à la paie, de conseils sur l’utilisation de notre produit ou encore des modifications à effectuer sur votre paie, nos représentants du service à la clientèle rendent des comptes à nos clients et se tiennent prêts à leur prêter main-forte en cas de besoin. En d’autres termes : quand vous appelez, nous sommes là!

2. Notre éventail de ressources liées à la paie arrive en deuxième position. De la paie aux RH, nous veillons à ce que nos clients disposent de la législation la plus récente. Nous rassemblons également les lois provinciales et territoriales afin de vous éviter d’avoir à rechercher sur chaque site Web sur l’emploi et sur les normes du travail de chaque juridiction. Les clients ont accès à ces informations 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, dans notre application. Parmi les ressources les plus recherchées, nous retrouvons le Guide de la paie, les taux d’indemnité de vacances et de rémunération des congés payés, ainsi que des informations sur les indemnités des jours fériés.

   Pour les changements législatifs importants, nous veillons à informer nos clients. La page d’accueil de notre application est régulièrement mise à jour en fonction des changements de politiques fédérales et provinciales qui concernent les entreprises canadiennes. Il s’agit en quelque sorte d’un centre d’information pour nos clients! Nous les informons des changements comme les nouveaux jours fériés, les modifications du salaire minimum, les fermetures de bureaux, mais aussi les nouvelles caractéristiques ou modifications de produits dès leur entrée en vigueur et même avant, car nous savons à quel point il est important de pouvoir disposer de l’information rapidement et en temps opportun. Nos clients ont la possibilité de cerner les informations les plus importantes pour leur entreprise et de les faire apparaître dans la vignette supérieure pour les aider à rester sur la bonne voie. Les clients ont également accès à des questions-réponses rapides, à des conseils pour mieux comprendre la paie en général et à des solutions propres à Payworks.

   Pour les entreprises qui recherchent des conseils d’experts et des ressources pratiques en matière de RH, les Services de consultation en RH offrent des conseils téléphoniques illimités avec des professionnels et un Manuel sur les politiques pour les employés abordables qui permettent d’assurer la conformité des entreprises, d’établir les meilleures pratiques et de garantir le bien-être général de leurs employés.

Formons une alliance autour de la conformité – envoyez un courriel à sales@payworks.ca dès aujourd’hui.