Publication initiale : 17 août 2020
Il est facile de se retrouver dépassé par les informations législatives et réglementaires. Les normes d’emploi sont différentes d’une province à l’autre, c’est pourquoi il peut s’avérer compliqué de les déchiffrer et de les appliquer. Les lois relatives aux heures supplémentaires ne font pas exception; en fait, elles représentent une source de confusion fréquente au Canada, à la fois pour les employés et les employeurs.
Il est essentiel que les organisations se dotent d’un plan stratégique en matière d’heures supplémentaires, qui respecte les lois relatives aux heures supplémentaires et définit clairement les paramètres et responsabilités liés au paiement des heures supplémentaires.
Le Code canadien du travail fixe des normes qui s’appliquent aux employeurs et aux employés relevant de la compétence fédérale, et certaines provinces (mais pas toutes) appliquent ces normes. Nous en parlerons plus en détail ci-dessous. Le Code canadien du travail stipule que le nombre maximal d’heures effectuées par un employé avant l’application des heures supplémentaires est de huit heures par jour et 40 heures par semaine, sauf dans le cas d’heures de travail irrégulières menant à l’établissement d’une moyenne, d’horaires de travail modifiés ou de réglementations particulières en vigueur dans certaines industries ou types d’emplois.
Calcul du salaire de base
Le calcul du taux des heures supplémentaires peut simplement être effectué à partir du taux de salaire minimum clairement défini dans la province. Néanmoins, cela peut s’avérer compliqué lorsqu’un employé occupe un poste à un taux différent de façon temporaire. La meilleure pratique consiste à payer le taux d’heures supplémentaires en fonction du poste où elles ont été effectuées par l’employé.
Saisie des heures travaillées
Les employeurs sont tenus de tenir un registre précis de toutes les heures travaillées (y compris les heures supplémentaires). Au moment d’élaborer un plan stratégique en matière d’heures supplémentaires, les employeurs peuvent configurer leurs outils de saisie du temps de façon à exiger une préautorisation pour les heures supplémentaires.
Définition des exemptions
La rémunération des heures supplémentaires pour les salariés au mois donne lieu à bon nombre d’idées reçues, mais contrairement à la croyance populaire, les salariés au mois ont droit à une rémunération des heures supplémentaires ou à un congé compensatoire au même titre que les employés rémunérés à l’heure. Certaines professions (notamment médicales, juridiques et de comptables certifiés) et postes de cadre sont clairement définis comme étant exemptés de rémunération des heures supplémentaires; l’ambiguïté qui entoure la définition juridique de ce qu’est un poste de cadre est à l’origine d’un certain nombre de malentendus.
Pour être exempté de rémunération des heures supplémentaires, l’employé doit occuper un poste aux fonctions principalement liées à la gestion. Le titre du poste n’a pas d’importance.
Les employeurs doivent définir clairement tous les postes de cadre, ainsi que les fonctions assignées à chaque employé, afin d’assurer une rémunération adéquate des heures supplémentaires, en particulier lorsqu’un poste comporte aussi des tâches non liées à la gestion. Les employeurs doivent consulter les normes d’emploi provinciales afin de déterminer quelles professions sont exemptées des dispositions relatives aux heures supplémentaires.
Fixer des attentes autour de la technologie mobile
En vue d’encourager et de soutenir une main-d’œuvre en pleine santé, les employeurs doivent se demander s’ils n’imposent pas, sans le savoir, une charge supplémentaire à certains employés en exigeant implicitement d’eux qu’ils soient disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. À terme, ce travail en plus peut également augmenter le nombre d’heures supplémentaires.
La meilleure façon d’éviter les éventuelles poursuites juridiques est de s’assurer que l’organisation dispose des politiques et procédures adéquates, et qu’une méthode de suivi des heures supplémentaires ou du travail hors site est mise en place et communiquée aux employés.
Liste de vérification de la conformité relative aux heures supplémentaires
Il n’existe pas de solution miracle pour garantir la conformité à la législation relative aux heures supplémentaires; cela dit, pour commencer sur des bases solides, les organisations proactives devraient :
- Définir clairement tous les postes de gestion et de supervision.
- Rester informées de la législation provinciale et fédérale en vigueur, selon ce qui s’applique à leur main-d’œuvre. Veuillez noter que de nombreuses provinces comptent des exceptions à la législation standard sur les heures supplémentaires dans certaines industries. Consultez les normes d’emplois provinciales/territoriales pour connaître les détails.
- Établir une politique et des procédures complètes sur les heures supplémentaires, qui détaillent tous les calculs liés à la paie et la façon dont ceux-ci s’appliquent à différents cas de figure, notamment la technologie mobile, et communiquer cette politique et ces procédures aux employés.
- Fournir aux gestionnaires, aux superviseurs et aux spécialistes de la paie des lignes directrices et une formation claires et cohérentes quant à la politique et aux procédures sur les heures supplémentaires de l’entreprise.
Afin de garantir une rémunération des heures supplémentaires conforme et prévenir tout malentendu parmi les employés, il est primordial de communiquer les procédures de l’entreprise liées aux heures supplémentaires à tous les membres du personnel, mais aussi d’intégrer les politiques sur les heures supplémentaires aux programmes de formation.
Aperçu du calcul de la rémunération des heures supplémentaires :
Lorsqu’elles souhaitent s’assurer d’être conformes à la législation sur les heures supplémentaires, les entreprises doivent avoir conscience que de nombreuses provinces comptent des exceptions dans certaines industries par rapport aux calculs présentés ci-dessous. Les employeurs doivent consulter les normes d’emploi provinciales/territoriales pour en savoir plus sur ces exceptions.
Pour un aperçu complet du calcul de la rémunération des heures supplémentaires par province et territoire, téléchargez le Guide de la paie de Payworks : https://info.payworks.ca/fr-ca/guide-de-la-paie-a-lintention-des-entreprises-canadiennes.
