Province d’emploi : changements apportés par l’ARC et Revenu Québec

Certains de vos employés travaillent à domicile à travers le Canada? Si vous avez conclu un accord de télétravail avec un ou plusieurs de vos employés à temps plein, vous devez être au courant de certains changements importants apportés par l’Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec en ce qui concerne la province d’emploi (PE).

Petit rappel : qu’est-ce qu’un accord de télétravail?

L’ARC et Revenu Québec considèrent qu’un accord de télétravail à temps plein est en place si l’employeur et l’employé ont convenu de toutes les dispositions ci-dessous :

• L’employeur permet à ses employés de travailler à distance à 100 % et à temps plein;

  Les tâches de l’employé sont accomplies à un endroit qui n’est pas l’établissement de l’employeur (ce qui peut inclure plusieurs endroits);

  Cet arrangement peut être permanent ou temporaire.

Les employés qui ne sont pas tenus de se présenter sur un lieu physique en raison de la nature de leur poste (en tant que télétravailleur ou représentant itinérant) sont également inclus. Il est également important de savoir que l’employeur et l’employé doivent être en mesure de valider l’établissement d’un accord de travail à distance.

Les employés qui ne sont pas tenus de se présenter sur un lieu physique en raison de la nature de leur poste (en tant que télétravailleur ou représentant itinérant) sont également inclus. Il est également important de savoir que l’employeur et l’employé doivent être en mesure de valider l’établissement d’un accord de travail à distance.

La réponse est simple : la conformité.

La province d’emploi (PE) d’un employé sert à déterminer ses cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC), au Régime de rentes du Québec (RRQ), aux assurances-emploi (AE), au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP) et/ou aux retenues d’impôt sur le revenu. Essentiellement, la PE d’un employé a une incidence sur le formulaire TD1 fédéral et provincial ou territorial utilisé et détermine les retenues sur la paie correspondantes. La PE est également déclarée à l’ARC et à Revenu Québec par le biais des formulaires d’impôt de l’employé.

Il est important de comprendre la distinction entre la PE d’un employé et sa province ou son territoire de résidence, car ils peuvent différer dans certains cas. Cette distinction est importante, car elle permet aux entreprises de déduire et de verser les retenues obligatoires correctes (et aux employés d’être payés correctement!). Il existe également une distinction particulière pour les personnes dont la PE est le Québec : quelle que soit la province de résidence de l’employé, les employeurs doivent également déduire les cotisations au RRQ (par opposition au RPC) et au RQAP.

Changements récents apportés par l’ARC à la politique administrative relative aux PE

Les employeurs canadiens qui emploient des travailleurs à temps plein dans le cadre d’accords de télétravail doivent être conscients des changements apportés par l’ARC aux PE, qui sont entrés en vigueur le 1er janvier 2024. Le site Web de l’ARC indique que les paramètres servant à déterminer la PE des personnes ayant conclu un accord de télétravail sont classés dans la juridiction où elles sont le plus raisonnablement considérées comme « rattachées à un établissement de l’employeur ». Il est possible qu’un employé ne soit pas considéré comme « rattaché à un établissement de l’employeur » et, dans ce cas, cette modification de la politique administrative ne s’appliquerait pas.

Qu’est-ce que cela signifie?

Pour déterminer la PE d’un salarié à temps plein travaillant à distance, l’employeur doit désormais se demander si le salarié pourrait ou non se rendre dans son entreprise et exercer les fonctions de son emploi s’il n’y avait pas d’accord de télétravail. Parmi les autres éléments que les employeurs sont invités à prendre en considération, figurent notamment le fait que l’employé ait ou non déjà travaillé dans un établissement avant de conclure un accord de télétravail, le lieu de travail où l’employé assisterait à une réunion en personne et le lieu où il reçoit le matériel ou l’équipement de travail, entre autres.

Il est possible qu’un employé ayant conclu un accord de télétravail soit raisonnablement rattaché à deux établissements différents. Dans ce cas, il convient d’examiner les mêmes considérations que celles exposées ci-dessus afin de déterminer lequel des deux établissements est celui dont l’employé dépend le plus.

L’ARC dispose d’un outil interactif pratique que les employeurs peuvent utiliser pour les aider à déterminer la PE d’un employé : https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/impot/entreprises/sujets/retenues-paie/obtenir-renseignements-nouvel-employe/determiner-province-emploi.html. 

Revenu Québec modifie la politique administrative relative aux PE

Les changements apportés par Revenu Québec aux paramètres de détermination des PE sont également entrés en vigueur le 1er janvier 2024. Ce changement signifie que la politique administrative relative aux PE est maintenant harmonisée entre Revenu Québec et l’ARC.

Auparavant, la PE des particuliers ayant conclu un accord de télétravail était généralement fondé sur l’emplacement de l’entreprise au Québec dont l’employé dépendait ou depuis laquelle sa rémunération était versée. Désormais, les PE sont déterminées par la juridiction où ils sont le plus raisonnablement considérés comme « rattachés à un établissement de l’employeur », peut-on lire sur le site Web de Revenu Québec.

Qu’est-ce que cela signifie?

À l’instar de la modification apportée par l’ARC (mentionnée ci-dessus), pour déterminer la PE d’un employé à temps plein travaillant à distance, l’employeur doit tenir compte d’un certain nombre d’indicateurs. Parmi ceux-ci figurent notamment l’établissement auquel l’employé serait rattaché si aucun accord de télétravail n’était conclu, le fait que l’employé ait ou non déjà travaillé dans un établissement avant de conclure un accord de télétravail, le lieu de travail où l’employé assisterait à une réunion en personne et le lieu où il reçoit le matériel ou l’équipement de travail, entre autres. Si un employé est considéré comme étant rattaché à deux établissements différents, les mêmes éléments seront pris en compte à nouveau afin de conclure de quel établissement l’employé dépend le plus.

Pour plus d’information sur cette modification apportée par Revenu Québec, visitez : https://www.revenuquebec.ca/fr/salle-de-presse/nouvelles-fiscales/details/2023-11-14/position-administrative-sur-la-determination-de-la-province-demploi-relativement-aux-retenues-a-la-source-et-aux-cotisations-de-lemployeur-du-quebec/.

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