Congés, cessations d’emploi et plus encore : comment les professionnels de la paie peuvent gérer plus facilement les départs des employés

En tant que professionnel de la paie, vous êtes au fait de toutes les exigences découlant du départ d’un employé, qu’il soit en congé, qu’il revienne après la « saison morte » ou qu’il passe à autre chose pour de bon. Mais savoir ce qui doit être fait ne raccourcit pas la liste des choses à faire…

C’est pourquoi Payworks aide à rendre les processus entourant les cessations d’emploi en tout genre simples comme bonjour. Voici comment :

Changement de statut et paie finale

Lorsqu’un employé arrive à sa dernière période de paie, les clients de Payworks qui utilisent notre Solution de traitement de la paiesolution de Traitement de la paie changer le statut de cet employé à « Dernière paie » en cliquant sur un bouton. Ainsi, son statut passera automatiquement à « Terminé » après l’émission de cette paie finale. Il en va de même pour les employés qui prennent congé, qu’ils aient ou non droit à des avantages sociaux durant ce congé. En tant qu’administrateur, vous pouvez choisir parmi une liste de catégories de « Dernière paie » pour vous assurer qu’ils ont le bon statut à la fin de la période de paie.

À l’approche de cette dernière période de paie, vous profiteriez d’une discussion avec votre représentant du service à la clientèle dédié pour obtenir toute l’aide dont vous pourriez avoir besoin en vue de verser les banques, les congés ou les indemnités de départ.

« J’ai rarement rencontré un système aussi fiable et facile d’utilisation, malgré la complexité des tâches. Nous pouvons toujours obtenir de l’aide rapidement lorsque des saisies sont inhabituelles. Merci. »

• MacKenzie & Associates Law Corporation
  Winnipeg, Manitoba
  
  

Où puis-je trouver tout cela?

Dans l’application de Traitement de la paie, cliquez sur Renseignements de l’employé sous Configuration de l’employé. Sélectionnez l’employé, puis naviguez vers l’onglet Emploi pour changer de statut.

Relevés d’emploi (RE)

Comme vous le savez, vous devrez également émettre un Relevé d’emploi (RE) pour chaque employé qui a une période sans travail ou rémunération assurable de 30 jours ou plus (donc oui, même ces congés relativement courts comptent). En 2022, nous avons déployé notre gestionnaire de RE pour permettre à tous nos clients de préparer rapidement et facilement leurs soumissions de RE avec l’assurance que Service Canada les accepteront.

Notre gestionnaire de RE offre un mode brouillon pour les relevés inachevés (muni d’alertes pour les problèmes potentiels), une fonctionnalité de fusion des périodes de paie et une validation rapide des versements via le relevé rapide des employés. En outre, nous avons également une option permettant de générer des RE en masse, qui est particulièrement utile pour les entreprises saisonnières, celles qui sont régies par des règlements syndicaux concernant les heures de vacances, ou tout autre entreprise qui doit traiter des vagues de RE simultanément.

« Je n’ai jamais vu un système de traitement de la paie offrant un processus de RE aussi rapide et simple que celui de Payworks! »

• Rossdown Farms & Natural Foods
  Abbotsford, Colombie-Britannique
  
  

Où puis-je trouver tout cela?

Dans l’application de Traitement de la paie, accédez à Traitement et Relevé d’emploi.

T4s

Vous devrez émettre des T4 pour toute l’équipe lorsque la saison des impôts arrive, y compris pour les personnes qui ont quitté l’équipe au courant de l’année.

Si vous prévoyez de remettre un T4 imprimé à d’anciens employés, mettez-vous un rappel dès maintenant pour confirmer leur adresse postale avant leur dernier jour de service! Mais les clients de Payworks qui ont mis le Libre-service des employés (LSE) à la disposition de leur personnel peuvent également laisser les employés terminés accéder à leurs T4 via leur compte LSE, et ce même plusieurs mois après avoir quitté l’entreprise.

Quelle que soit la façon dont vous choisissez de fournir les T4 aux membres (anciens et actuels) de votre équipe, Payworks rend le processus fluide et facile pour toutes les personnes impliquées.

« Payworks offre une plateforme conviviale et fiable, facile à parcourir, avec une interface intuitive qui permet aux utilisateurs de la prendre rapidement en main. J’apprécie particulièrement l’option de versement automatique à l’ARC, le traitement facile et juste des T4, ainsi que les rapports d’audit qui peuvent nous aider à détecter les erreurs et les écarts. »

• Keen Payroll & Bookkeeping
  Placentia, TNL
  
  

Où puis-je trouver tout cela?

Bien que les employés licenciés perdent automatiquement l’accès à certaines parties et fonctionnalités RH du logiciel après leur changement de statut, ils peuvent toujours accéder aux talons de paie et plus encore tant que vous choisissez de garder leur compte LSE actif. Donc, vous n’avez rien à faire, si c’est ce que vous voulez!

En attendant, les clients Payworks qui profitent également de notre solution Gestion des absences peuvent désactiver l’accès des anciens employés au Calendrier partagé en accédant à l’écran Paramètres par défaut des employés, qui se trouve sous Configuration des employés au sein de la Gestion des absences. À partir de là, sélectionnez simplement l’employé voulu et l’option « Remplacer les paramètres par défaut de l’entreprise » afin de pouvoir modifier l’accès aux Demandes de congés et au Calendrier de « Activé » à « Désactivé ».

Bonus (seulement dans le module RH!) : Listes de vérification

Si vous êtes un client de la solution de Traitement de la paie de Payworks qui profite également de notre solution de Ressources humaines, attachez votre tuque, car la simplification peut être encore plus impressionnante.

Vous pouvez changer le statut d’un employé, renseigner la date de congé et le code de RE, et ajouter des notes entourant son départ à titre de référence pour d’autres administrateurs ou dirigeants au sein de l’entreprise, tout ça à partir d’un seul et même écran. Vous avez également la possibilité d’ajouter plus de champs définis par l’utilisateur pour répondre aux besoins uniques de données de votre organisation : si vous devez enregistrer ou partager certaines données en toute sécurité, vous pouvez créer un champ à cet effet. Rien de plus simple!

Après avoir enregistré ces informations, les clients sont redirigés vers notre écran Listes de vérification, qui vous permettra, à vous et à vos collègues de la gestion de la main-d’œuvre, de tout bien faire et le faire à temps. N’oubliez plus jamais une étape du processus de départ – qu’il s’agisse de la vérification de l’adresse, de la récupération des biens de l’entreprise, de la suppression des avantages après la cessation d’emploi, de l’émission d’un RE ou autre – et attribuez des propriétaires et des échéances au besoin. Vos listes de vérification peuvent même être adaptées aux circonstances entourant le départ de l’employé, car les processus diffèrent probablement entre un congé temporaire, un licenciement ou une autre situation.

Mieux encore, grâce à une base de données partagée avec toutes les solutions Payworks, l’ajustement du statut et l’ajout de codes de RE, entre autres. dans une application garantira que les mêmes informations sont automatiquement renseignées dans les autres... ce qui vous évitera les tracas de les saisir, le temps que ça prend et les erreurs humaines potentielles.

« Payworks est simple, utile et pratique à utiliser. Il y a beaucoup de guides et de conseils pour vous aider à chaque étape, et pour vous empêcher de commettre une erreur. Pour ce qui est de l’intégration du traitement de la paie et des RH, avoir l’historique des transactions, des dates de congé, des changements d’emploi, des changements de salaire et de tout le reste en un seul endroit apporte un contexte très pratique. C’est l’intégration de modules la plus fluide que j’ai vue à ce jour. Je recommanderais sans hésiter Payworks à toutes les entreprises qui cherchent à rendre la paie et les RH beaucoup plus simples et plus directes pour tout le monde! »

• Italian Centre Shop
  Edmonton, AB

Psst : Vous voulez en découvrir plus sur comment notre capacité d’adaptation a pu soutenir la croissance exponentielle de l’Italian Centre Shop? Consultez leur témoignage de client!

Où puis-je trouver tout cela?

Dans la solution RH, accédez aux Renseignements de l’employé sous Configuration de l’employé. Et pour configurer les listes de vérification avant de commencer, vous devez consulter les modèles de liste de vérification dans le menu Configur. Sociétés.

Comment les solutions de Payworks peuvent-elles vous aider à rationaliser vos tâches à chaque étape du cycle de vie de vos employés? Laissez-nous vous montrer en quoi nous sommes différents : https://www.payworks.ca/fr/solutions/categories/soci%C3%A9t%C3%A9s.