Un petit « quelque chose de plus » : comment traiter les paiements des primes

Plus tôt ce mois-ci, nous avons partagé un aperçu introductif des paiements hors cycle (parfois appelés « émissions supplémentaires » ou « émissions de prime ») – un sujet d’actualité à cette période de l’année! Mais nous savons bien que parfois, il faut se pencher de plus près sur un sujet… surtout en ce qui concerne la conformité législative.

Si le traitement des primes est une priorité pour votre organisation en ce moment, passons aux détails les plus importants et comment une solution de paie comme Payworks peut faciliter le tout!

Au cas où vous l’aviez manqué : voici ce que nous entendons par « émission de prime »

Une émission de prime (communément appelé « émission supplémentaire » ou « paiement hors cycle » aussi) est simplement une émission de paie supplémentaire qui se situe en dehors des périodes de paie régulières de votre organisation pour l’année.

Cependant, aujourd’hui, nous allons examiner les « émissions de prime » dans leur sens le plus littéral : les cas où un employeur effectue une émission supplémentaire pour émettre une prime au personnel (au lieu de faire des ajustements de cumul annuel vers la fin de l’année ou de soumettre des versements pour des paiements manuels – deux raisons courantes pour les paiements hors cycle).

Vous pouvez vous mettre au parfum ici : https://blog.payworks.ca/fr/un-petit-quelque-chose-de-plus-quand-faut-il-traiter-un-paiement-hors-cycle.

Conseils de pro de Payworks : Lors du traitement d’un paiement hors cycle à l’aide de la solution de paie de Payworks, les clients ont la possibilité de le classer comme une « émission de prime » et de se faciliter ainsi la production rapports de paie. Nous suggérons de choisir « émission de prime » lors de l’émission d’une prime annuelle, d’une prime de performance ou d’un paiement de prime selon les bénéfices, par exemple.

Les indemnités de vacances, les retenues, les avantages et les retenues à la source, mais surtout, comment ils s’appliquent aux paiements de primes

Afin de déterminer si l’indemnité de vacances s’applique à un paiement de prime, il est d’abord important d’identifier quel type de prime est versé. La question de savoir si l’indemnité de vacances est calculée ou non sur une prime dépend du fait que la prime soit classée comme discrétionnaire ou liée au travail.

Dans ce dernier cas, il s’agit d’un revenu ouvrant droit aux vacances. Dans toutes les juridictions au Canada, l’indemnité de vacances est calculée sur les primes qui sont liées au travail, comme celles qui sont basées sur les heures de travail ou celles qui ne sont pas discrétionnaires. L’indemnité de vacances n’est pas calculée sur les primes discrétionnaires, comme celles qui ne sont pas liées à la performance. Sur cette base, si vous avez déterminé que l’indemnité de vacances est applicable, assurez-vous que le droit de vacances est appliqué à ces revenus.

Conseils de pro de Payworks : Les indemnités de vacances sur les primes peuvent être accumulées ou versées en même temps que la prime, ce qui permet à l’employeur et à l’employé de gérer et de suivre plus facilement le cumul total des vacances pour l’année.

Conseils de pro de Payworks : Vous pouvez trouver un tableau consolidé des revenus ouvrant droit aux vacances (qui comprend les primes), ventilés par province/territoire, en téléchargeant une copie GRATUITE du Guide de la paie de Payworks.

Les retenues et les avantages font référence aux retenues sur la paie d’un employé qui sont uniques à l’entreprise (telles que les cotisations au régime de retraite/REER et à la caisse commune, ou les parts payées par l’employé du régime d’avantages sociaux). Ces retenues sont généralement réparties entre les périodes de paie de l’année. Si c’est le cas pour la paie de votre organisation, ces retenues ne seront pas appliquées à l’émission supplémentaire, car elle est en dehors du nombre de périodes de paie définies pour l’année.

Cependant, il peut y avoir une exception pour les cotisations syndicales, car les calculs des cotisations syndicales à payer dépendent des particularités de l’accord syndical. Si les cotisations syndicales s’appliquent à votre paie, vérifiez comment elles sont calculées (en pourcentage des gains ou des heures travaillées) et procédez en conséquence.

Les retenues à la source font référence aux retenues sur la paie d’un employé qui sont exigées par la loi de la part d’une instance gouvernementale – comme le Régime de pensions du Canada (RPC), le Régime de rentes du Québec (RRQ), l’Assurance-emploi (AE) et les retenues d’impôt sur le revenu. Lors du traitement d’une émission de prime, des déductions légales s’appliquent!

« La méthode d’imposition des primes »

L’application des retenues à la source fait déjà partie de votre processus de paie ordinaire, mais lors de l’émission de primes, il est important de noter que le calcul peut être hors de l’ordinaire en pratique – et que cela peut également s’appliquer à la rémunération rétroactive, aux avantages imposables d’options d’achat d’actions, aux vacances accumulées payées lors du départ d’un employé, ainsi qu’aux montants supplémentaires/inhabituels.

C’est ce qu’on appelle communément la « méthode d’imposition des primes » et il est important que les organisations qui émettent des paiements de prime soient en mesure d’identifier les paiements qui en ont besoin, d’effectuer les calculs et de répondre aux questions des employés à ce sujet.

Selon l’Institut national de la paie (INP), un paiement de prime peut souvent entraîner le passage à une autre tranche de revenu pour l’employé, ce qui augmente le taux auquel il aurait payé ses impôts sur le revenu depuis le début de l’année d’imposition. L’Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec (RQ) exigent que les employeurs perçoivent la différence entre l’impôt sur le revenu calculé au prorata (les retenues légales sur le salaire normal) et le salaire annuel total de l’employé, y compris sa prime (ou ses primes – si un employé reçoit plus d’une prime au cours de l’année d’imposition, les calculs des retenues légales doivent tenir compte de toutes les primes versées, car ces calculs sont annualisés).

« Autrement dit, l’employé qui gagne un salaire annuel de 50 000 $ et qui reçoit une prime de 10 000 $ gagne, dans les faits, un salaire annuel global de 60 000 $. C’est d’ailleurs ce dernier montant qu’il doit inscrire sur sa déclaration de revenus à la fin de l’année. », peut-on lire sur le site internet de l’INP. « Toutefois, les retenues d’impôt prélevées sur sa paie en cours d’année ont été calculées en fonction d’un salaire de 50 000 $. Lorsqu’une prime s’ajoute, le système de paie doit recalculer l’impôt en fonction du nouveau salaire global, à savoir 60 000 $, et il doit ensuite calculer la différence entre le total de l’impôt prélevé du salaire normal et le total de l’impôt à prélever sur le nouveau salaire global. Ce nouveau salaire global, rappelons-le, a augmenté de 10 000 $. »

Alors, comment pouvez-vous gérer tout ça? L’une des façons les plus simples est de déduire la différence à même le paiement de la prime.

Conseils de pro de Payworks : Parce que le calcul des déductions légales pour un paiement de prime peut être plus complexe que vos calculs de la paie ordinaire, leur traitement par une solution de paie comme Payworks peut aider à soulager vos soucis et assurer l’exactitude!

Pour en savoir plus sur la méthode d’imposition des primes, rendez-vous sur https://paie.ca/ligne-info-sur-la-paie.

Attribution de paiements de primes à des régimes de retraite/REER

Lors de l’attribution de primes au sein de votre organisation, un employé peut vous demander d’affecter ce paiement à son régime de retraite ou à son REER. Une telle demande est parfois présentée, surtout si ces revenus supplémentaires pourraient affecter la tranche d’imposition du bénéficiaire. Ce qu’il est important de savoir, c’est que la prime est considérée comme un bénéfice avant impôt et que son attribution à un régime de retraite ou à un REER ne change rien au fait que les déductions légales mentionnées ci-dessus s’appliquer tout de même.

Conseils de pro de Payworks : Comme les primes se font généralement en un seul paiement, une bonne pratique recommandée par nos experts internes consiste à obtenir le consentement écrit de l’employé indiquant qu’il souhaite verser sa prime à son régime de retraite/REER. La solution de Ressources humaines de Payworks peut permettre à nos clients de mettre en place cette mesure en distribuant des documents importants aux employés par le biais de notre fonction Documents d’entreprise (à travers laquelle le personnel peut fournir une confirmation numérique des documents). Ces formulaires peuvent être enregistrés dans le système de gestion des profils des employés, qui agit comme un « dossier » numérique qui contient les dossiers de chaque membre du personnel.

Émettre un paiement de prime en 8 étapes simples à l’aide de la solution de traitement de la paie de Payworks

Chacune des huit étapes pour émettre un paiement de bonus s’explique en une phrase... Difficile de faire plus simple!

Conseils de pro de Payworks : Lorsque vous effectuez une émission supplémentaire, assurez-vous d’avoir rassemblé toutes les informations nécessaires pour traiter l’émission en amont – vous pouvez consulter une liste de celles-ci ici : https://blog.payworks.ca/fr/un-petit-quelque-chose-de-plus-quand-faut-il-traiter-un-paiement-hors-cycle. 

Accédez à Paie > Configur. société > Renseignements sur l’entreprise > Calendrier des émissions et voyez à quel point le traitement d’une émission supplémentaire peut être facile à l’aide de la solution de traitement de la paie de Payworks :

1. Obtenez les valeurs de prime approuvées auprès de l’autorité compétente de votre organisation.
2. Déterminez la date à laquelle la prime doit être versée.

Conseils de pro de Payworks : La date de paiement définira la date de traitement (qui est importante pour vos versements et le traitement de fin d’année).

3. Choisissez le mode de réception de la prime (dépôt direct ou chèque).
4. Choisissez quand le bulletin de paie correspondant sera émis.
5. Saisissez/importez les données de paiement des primes dans la grille de paiement.

Conseils de pro de Payworks : Il est possible de saisir manuellement les données de paie des primes dans le système Payworks, mais cette tâche peut s’avérer chronophage. Au lieu de cela, importez facilement les données dans notre système en exportant simplement la grille de paie (en créant un classeur dans Microsoft Excel), en remplissant les éléments de la ligne de prime et en réimportant le fichier CSV dans Payworks!

6. Lancez la prévisualisation de la paie (vous pouvez le faire autant de fois que vous le souhaitez, sans frais supplémentaires).
7. Vérifiez le rapport de paie.
8. Traitez!

Nous le savons : le traitement d’une émission supplémentaire ne fait pas partie de votre routine de paie habituelle! Que ce soit la première fois que vous traitez des primes à l’aide du système Payworks ou que vous n’ayez pas effectué cette tâche depuis l’année dernière, vous pouvez toujours envoyer un courriel ou appeler votre représentant du service à la clientèle (RSC) pour obtenir de l’aide. Il y a aussi d’excellentes ressources, comme les détails trouvés dans « Émission supplémentaire ou de prime », situées dans notre Centre d’aide et disponibles pour que nos clients puissent s’y référer à tout moment. Pour résumer, nous sommes les experts de la paie pour que vous n’ayez pas à l’être. Pour en savoir plus : https://www.payworks.ca/fr/landing-pages/produits/traitement-de-la-paie.