Tout savoir sur l’accumulation d’heures supplémentaires au Canada

Vous avez déjà entendu parler des « heures accumulées », de l’« accumulation d’heures supplémentaires », de « temps accumulé » ou encore de « mise en réserve d’heures », mais ne savez pas exactement quelle est la législation sur la paie spécifique s’appliquant à votre entreprise? Payworks est là pour vous aider!

Notre clientèle apprécie beaucoup notre modèle de service personnalisé et le fait que nous lui affections d’un représentant attitré formé par l’INP et chargé de répondre à toutes ses questions, par exemple, comment accumuler les heures supplémentaires de mes employés? Nous sommes également là pour aider les entreprises canadiennes à se tenir informées de la législation sur la paie de manière à ce qu’elles puissent rester en conformité avec la législation.

Penchons-nous sur l’accumulation d’heures supplémentaires au Canada et sur l’application de ces règles dans le cadre des lois sur les normes d’emploi de chaque province et territoire.

Qu’entend-on par « accumulation d’heures supplémentaires »?

Vous l’aurez compris, la notion d’« accumulation d’heures supplémentaires » a de nombreux synonymes dans le secteur de la paie. En général, ces termes (accumulation d’heures supplémentaires, heures supplémentaires accumulées, temps accumulé, mise en réserve d’heures, etc.) font référence au fait qu’un employé a droit à un congé compensatoire tenant lieu de rémunération des heures supplémentaires. En principe, les heures supplémentaires sont accumulées puis, à une date ultérieure, utilisées en échange d’un congé au taux de rémunération habituel.

À l’instar des autres lois sur la paie au Canada, les règles relatives à l’accumulation d’heures supplémentaires varient d’une province et d’un territoire à l’autre. L’employeur doit lui-même s’assurer de respecter la législation en vigueur dans sa propre juridiction. Les employeurs canadiens avec des employés dans certaines juridictions doivent connaître la législation et savoir que l’accumulation d’heures supplémentaires n’est autorisée qu’en cas d’entente sur les heures supplémentaires ou d’entente sur l’étalement du cycle fixe. Dans d’autres juridictions, notamment au Nouveau-Brunswick, l’accumulation d’heures supplémentaires n’est pas autorisée du tout!

En prenant ces éléments en compte, nous allons étudier les lois sur les normes d’emploi relatives à l’accumulation d’heures supplémentaires dans les différentes juridictions du Canada.

Provincial and territorial payroll legislation for overtime banks Législation provinciale et territoriale sur la paie concernant l’accumulation d’heures supplémentaires

Colombie-Britannique (C.-B.) : les heures supplémentaires peuvent être accumulées

• Les employés peuvent demander par écrit l’accumulation de leurs heures supplémentaires pendant la période de paie au cours de laquelle elles ont été réalisées.
  • À une date ultérieure, l’employé pourra demander la rémunération d’une partie ou de la totalité des heures accumulées. Ces heures peuvent être rémunérées sous forme de congés payés dans le délai convenu. L’employé peut aussi demander, par écrit, à ce que sa réserve d’heures soit clôturée et que les heures soient payées dans leur intégralité.

• L’employeur peut également décider de clôturer la réserve d’heures, moyennant un préavis écrit d’un mois.
• Les heures supplémentaires accumulées doivent être utilisées ou payées dans un délai de six mois.
  • L’employé peut utiliser les heures supplémentaires accumulées pour prendre un congé payé ou opter pour un mélange de congés payés et de paiement du solde de rémunération des heures supplémentaires.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur https://www2.gov.bc.ca/gov/content/employment-business/employment-standards-advice/employment-standards/hours/overtime-pay.

Alberta : avec une entente sur les heures supplémentaires, ces heures peuvent être accumulées

• Si une entente a été conclue entre l’employeur et l’employé, les heures supplémentaires peuvent être accumulées à raison d’une heure pour chaque heure supplémentaire travaillée.
• Les employés doivent utiliser les heures supplémentaires accumulées dans un délai de six mois, à moins que l’entente n’en dispose autrement.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur https://www.alberta.ca/overtime-hours-overtime-pay.aspx#jumplinks-2.

Saskatchewan : avec une entente sur les heures supplémentaires, ces heures peuvent être accumulées

Pour pouvoir accumuler des heures, une entente écrite doit être signée par l’employeur et les employés, et une copie de cette entente signée doit être conservée par l’employeur et distribuée à chaque employé qui y est soumis. Cette entente stipule généralement que l’employé a droit à 1,5 heure accumulée pour chaque heure supplémentaire travaillée. Lorsqu’elles sont payées, ces heures supplémentaires sont considérées comme des heures normales. Autrement dit, elles sont payées au salaire horaire normal et rentrent dans le calcul des heures supplémentaires pour la semaine. Dans les 12 mois suivant l’accumulation de ces heures, celles-ci doivent être utilisées comme congés ou payées au taux du salaire normal actuel de l’employé.

Autres dispositions législatives relatives à l’accumulation d’heures supplémentaires en Saskatchewan :

• Les employeurs ne peuvent pas imposer à leurs employés la conclusion d’une entente sur l’accumulation d’heures supplémentaires.
• Tous les employés pouvant prétendre à des heures supplémentaires peuvent demander leur accumulation.
• Si l’entente sur les heures supplémentaires prend fin ou est modifiée, l’employeur ou l’employé doit le notifier par écrit dans un délai minimum d’une période de paie; si l’entente prend fin, les employés peuvent être tenus d’utiliser une partie ou la totalité de leurs heures supplémentaires accumulées. L’employeur peut également les payer dans leur intégralité.
• En cas de cessation d’emploi, les heures supplémentaires accumulées doivent être payées dans les 14 jours suivant le dernier jour de travail de l’employé.
• Les heures supplémentaires accumulées ne peuvent pas se substituer à l’avis de cessation d’emploi pendant la période de cessation d’emploi ni remplacer l’indemnité tenant lieu de préavis.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur https://www.saskatchewan.ca/business/employment-standards/overtime/overtime-banks#:~:text=For%20every%20hour%20of%20overtime,agreed%20to%20by%20the%20parties.

Manitoba : les employés peuvent accumuler des heures supplémentaires et prendre des congés ultérieurement

• L’employeur et les employés peuvent convenir par écrit de l’accumulation des heures supplémentaires, mais l’entente doit prévoir l’accumulation et le paiement ultérieur de 1,5 heure au taux normal pour chaque heure supplémentaire travaillée.
• Les employeurs doivent octroyer les congés et les programmer pendant les heures normales de travail de l’employé dans les trois mois suivant leur accumulation.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur : https://www.gov.mb.ca/labour/standards/factsheet.fr.html.

Ontario : les employés peuvent prendre des congés compensatoires tenant lieu de paiement des heures supplémentaires

• Les employés peuvent avoir droit à un congé payé tenant lieu de rémunération des heures supplémentaires sous réserve d’une entente électronique ou écrite.
• Les employés ont droit à 1,5 heure de congé payé au taux normal pour chaque heure supplémentaire travaillée.
• Les congés payés doivent être pris dans les trois mois suivant leur acquisition, ou dans les 12 mois s’il en a été convenu autrement par voie électronique ou par écrit.
• En cas de cessation d’emploi, les heures supplémentaires doivent être payées dans les sept jours suivant la date de cessation d’emploi ou à la date qui aurait été le jour de paie suivant de l’employé.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur : https://www.ontario.ca/fr/document/votre-guide-de-la-loi-sur-les-normes-demploi-0/heures-supplementaires.

Québec : un congé tient lieu de paiement des heures supplémentaires

• Les employés peuvent demander à ce que leurs heures supplémentaires soient accumulées, ou l’accumulation d’heures supplémentaires peut faire l’objet d’une convention collective.
• Les employés ont droit à 1,5 heure pour chaque heure supplémentaire travaillée, à payer ultérieurement au taux de salaire normal.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur : https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/conditions-travail/salaire-paye/salaire/heures-supplementaires.

Terre-Neuve-et-Labrador : les employeurs et les employés peuvent convenir d’une accumulation d’heures supplémentaires

• Si l’employé et l’employeur en ont convenu, les employés peuvent accumuler 1,5 heure rémunérée par heure supplémentaire travaillée.
• Les heures accumulées doivent être prises dans les trois mois suivant leur acquisition, sauf si l’employeur et l’employé ont convenu d’une prolongation pouvant aller jusqu’à 12 mois.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur : https://www.gov.nl.ca/ecc/files/Publications_Labour_Relations_At_Work_Updates_October-2022.pdf.

Nouveau-Brunswick : non, les employés ne peuvent pas accumuler d’heures supplémentaires

Comme nous y avons fait allusion plus tôt, la province du Nouveau-Brunswick n’autorise pas les employés à accumuler des heures supplémentaires. Les employés doivent être rémunérés pour toutes les heures supplémentaires effectuées au taux de rémunération des heures supplémentaires.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur : https://www2.gnb.ca/content/dam/gnb/Departments/petl-epft/PDF/es/FactSheets/SalaireMinimumSurtemps.pdf?random=1695042865305.

Île-du-Prince-Édouard (Î.-P.-É.) : les employés peuvent demander à accumuler des heures supplémentaires

• Les employés peuvent soumettre une demande écrite pour que leurs heures supplémentaires soient accumulées.
• Avec l’accord de l’employeur, l’employé a droit à 1,5 heure de congé payé pour chaque heure supplémentaire accumulée.
• L’employeur doit tenir un registre précis et complet des heures supplémentaires accumulées.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur : https://www.princeedwardisland.ca/fr/information/main-doeuvre-etudes-superieures-et-population/heures-supplementaires.

Nouvelle-Écosse : entente sur l’étalement du cycle fixe pour les heures accumulées

La législation sur les heures supplémentaires de la province de Nouvelle-Écosse ne définit pas de règles spécifiques concernant l’accumulation d’heures supplémentaires. Pour plus d’informations, rendez-vous sur : https://novascotia.ca/lae/employmentrights/overtime.asp.

Toutefois, les employés et les employeurs ont la possibilité de conclure une entente sur l’étalement du cycle fixe. Cela signifie qu’il existe un cycle de travail prédéterminé qui se répète sur une période de temps spécifique. Supposons par exemple qu’un employé travaille six jours, puis ait quatre jours de repos. L’employeur et l’employé peuvent calculer le nombre moyen d’heures de travail pour ces horaires, puis programmer des heures supplémentaires (au-delà de cette moyenne) dans une journée ou des jours de la semaine en échange de congés. Le congé prolongé doit dépasser le cadre habituel. Pour plus d’informations relatives à l’entente sur l’étalement du cycle fixe, rendez-vous sur : https://novascotia.ca/lae/employmentrights/fixcycleaveraging.asp.

Yukon : les employés ont droit à des congés payés

• Un employé et un employeur peuvent convenir par écrit que les heures supplémentaires seront compensées par un congé payé tenant lieu de rémunération.
• La rémunération des heures supplémentaires doit être précisée dans une entente sur l’étalement ou créditée dans une réserve d’heures.
• Les heures supplémentaires sont rémunérées au taux normal au moment de leur réalisation et doivent être payées dans les 12 mois.
• Toute modification ou résiliation de l’entente sur l’accumulation d’heures supplémentaires doit faire l’objet d’un préavis d’un mois.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur : https://yukon.ca/sites/yukon.ca/files/cs/cs-general-fact-sheet-employment-standards-fr.pdf.

Territoires du Nord-Ouest : l’accumulation d’heures supplémentaires est autorisée

• L’employé et l’employeur peuvent convenir par écrit d’un congé payé tenant lieu de rémunération des heures supplémentaires.
• L’employé a droit à 1,5 heure de congé pour chaque heure supplémentaire travaillée, et ces heures de congés doivent être prises dans les trois mois suivant leur acquisition.
• Si l’employé demande à être payé pour les heures supplémentaires qu’il a réalisées, l’employeur doit obtempérer.
• En cas de cessation d’emploi, les heures supplémentaires accumulées doivent être payées avec la dernière paie de l’employé.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur : https://www.ece.gov.nt.ca/fr/services/employment-standards/foires-aux-questions.

Nunavut

La législation sur les heures supplémentaires au Nunavut, décrite à la page 11 de la Loi sur les normes du travail, ne mentionne pas spécifiquement de règles concernant l’accumulation d’heures supplémentaires. Toutefois, elle permet le calcul de la moyenne des heures de travail (page 3). La loi stipule qu’« en ce qui concerne les établissements dans lesquels la nature du travail nécessite une répartition irrégulière des heures de travail, l’agent des normes du travail peut délivrer un permis écrit autorisant le calcul de la durée normale et maximale du travail dans une journée ou une semaine selon une moyenne d’une ou plusieurs semaines ».

Vous en êtes peut-être arrivé à la conclusion que l’accumulation d’heures supplémentaires peut être un processus compliqué, avec de nombreux facteurs législatifs à prendre en considération (ou peut-être le saviez-vous déjà à force de traiter la paie de votre propre entreprise). Les solutions technologiques modernes peuvent vous aider à améliorer l’efficacité de ce processus (et à naviguer parmi les méandres de la législation!). Les logiciels infonuagiques comme les solutions Gestion du temps, Gestion des absences et Traitement de la paie de Payworks peuvent vous aider à accumuler avec précision les heures supplémentaires et à traiter les demandes de rémunération ou de congés compensatoires des employés. Vous aimeriez les voir à l’action? C’est bien vrai, il faut le voir pour le croire... Alors, réservez une démonstration dès aujourd’hui : https://www.payworks.ca/fr/landing-pages/campaigns/reservez-une-demonstration.