Cinq façons d’orienter les nouvelles recrues à travers la confusion du TD1 et du TP-1015 3-V pour les propriétaires de petites entreprises

Lorsque vous avez une petite entreprise à gérer, il n’y a apparemment jamais assez de mains à la pâte. Il est donc logique de souhaiter que vos nouvelles embauches soient prêtes à contribuer dès le premier jour! Une des meilleures façons de préparer ces nouveaux employés (ainsi que votre entreprise) à un succès rapide est certainement de rendre leur expérience d’intégration aussi fluide que possible. Mais entre apprendre à connaître l’équipe, se familiariser avec le manuel de l’employé et configurer les bons outils technologiques, il y a aussi des documents à remplir... et ces formulaires peuvent soulever beaucoup de questions.

Aujourd’hui, nous nous réunissons avec nos experts internes pour passer sous la loupe les formulaires TD1 nationaux et régionaux du Canada (ce dernier étant connu sous le nom de TP-1015.3-V au Québec). En particulier, nous discutons de comment vous pouvez aider les nouveaux membres de votre équipe à les remplir en toute confiance afin qu’ils puissent débuter les tâches pour lesquelles ils ont été embauchés!

Par où commencer?

Tout d’abord : êtes-vous bien certain de comprendre vos propres responsabilités en ce qui concerne les TD1/TP-1015.3-V de vos employés? Si ce n’est pas le cas, commencez par lire la section concernant le TD1 du Guide de l’employeur – Retenues sur la paie et versements de l’Agence du revenu du Canada (ARC) (et les détails TP-1015.3-V de Revenu Québec, s’ils s’appliquent pour vos employés). Prenez bonne note des détails concernant les pénalités pour les soumissions tardives ou fausses afin de vous épargner des maux de tête.

Quels types de questions peuvent se poser les employés par rapport au TD1 ou au TP-1015.3-V?

Nos propres employés des RH et du traitement de la paie sont d’accord : bien que bon nombre de champs n’aient pas besoin d’explication (« Nom? » ça va de soi), il en demeure certains qui portent à confusion. Par exemple…

« Frais de scolarité (à temps plein ou à temps partiel) »

Dans le formulaire TD1 fédéral et sur certains formulaires TD1 provinciaux et territoriaux, les étudiants universitaires ou collégiaux qui « paieront plus de 100 $ par établissement en frais de scolarité » sont admissibles à un crédit d’impôt. Mais selon la période de l’année au cours de laquelle ils sont embauchés, ils n’ont peut-être pas encore une idée des frais de scolarité qu’ils vont payer… alors que devraient-ils inscrire?

« Plus d’un employeur ou payeur en même temps »

Tous les formulaires TD1 provinciaux, territoriaux et fédéraux/TP-1015.3-V demandent au contribuable de confirmer s’il a « plus d’un employeur ou payeur en même temps » parce que si vous « avez déjà demandé les crédits d’impôt personnels sur un autre formulaire… pour [cette année], vous ne pouvez pas les demander à nouveau ». Les employés peuvent avoir du mal à se souvenir de ce qu’ils ont peut-être rempli pour un autre employeur, et donc être incertains de la marche à suivre. Que faire?

« Impôt supplémentaire à déduire »

Le formulaire fédéral TD1 offre aux contribuables l’option de déduire volontairement des impôts supplémentaires tout au long de l’année au-delà du montant exigé par période de paie. Comme l’indique le formulaire, « Vous pouvez avoir moins d’impôts à payer lorsque vous produisez votre déclaration de revenus et de prestations en faisant cela » – cela peut donc s’avérer un excellent moyen d’atténuer un gros coup en avril pour les personnes qui doivent souvent des impôts chaque année pour une quelconque raison. Cela dit, comment est-ce que les employés peuvent savoir si c’est préférable pour eux et combien ils devraient déduire?

Qu’est-ce que l’employeur peut faire pour les aider?

Commençons par la mauvaise nouvelle : il n’y a pas de réponse universelle à ces questions.

Quant à la bonne nouvelle : vous pouvez toujours fournir des conseils et un soutien à vos employés durant ce processus, ce qui renforce votre lien de confiance et les assure qu’ils ont fait le bon choix en rejoignant votre équipe! Voici ce que notre propre équipe recommande :

1. Prenez de l’avance. Dès que vous embauchez votre nouvel employé, vous pouvez entamer les TD1/TP-1015.3-V et d’autres tâches d’intégration, même à quelques jours ou semaines de son entrée en fonction. Fournissez-leur une liste structurée des tâches à faire afin qu’ils puissent les cocher une par une. Plus les employés auront de temps pour examiner les détails de leurs frais de scolarité, les crédits d’impôt qu’ils peuvent déjà réclamer auprès d’un autre employeur, ou d’ailleurs, moins ils se sentiront paniqués, ce qui réduit le risque d’erreur humaine (nous en discuterons davantage plus loin).

   Conseils de pro de Payworks : Si vous êtes un client de Payworks, vous pouvez épargner à votre entreprise (ainsi qu’à votre nouveau personnel) une tonne de courriels décousus en envoyant plutôt des formulaires d’intégration à remplir ou à lire/prendre conscience par le biais du Libre-service des employés!

2. Dites-leur de consulter les professionnels de l’impôt pour obtenir des conseils. À moins que votre entreprise ne soit un cabinet de conseil fiscal (et dans ce cas, pourquoi lisez-vous cet article?), vous n’êtes probablement pas un expert fiscal – et ce n’est pas grave! Vous tisserez des liens de confiance plus solides avec les nouveaux membres de votre équipe en reconnaissant que vous n’avez pas toutes les réponses et en les référant aux personnes sont outillés pour répondre, ce soit l’ARC/Revenu Québec, le conseiller fiscal de l’employé ou une autre ressource. Ce n’est pas en vous improvisant fiscaliste et en donnant des conseils qui finissent par faire payer une somme inattendue en fin d’année à l’employée que vous lui inspirerez confiance. Les feuilles de travail TD1 de l’ARC sont un excellent point de départ!
3. Rappelez-leur qu’ils peuvent (et devraient!) soumettre à nouveau leurs TD1/TP-1015.3-V au cours de l’année à mesure que les circonstances changent ou que de nouvelles informations font surface… Quitter leur autre employeur, recevoir enfin les détails des frais de scolarité du prochain semestre ou chercher à modifier l’impôt supplémentaire qu’ils ont initialement choisi de déduire ne sont que quelques-unes des raisons pour lesquelles un employé pourrait avoir besoin de mettre à jour et de soumettre à nouveau ses TD1/TP-1015.3-V dans les mois qui suivent l’intégration.
   
   

   Bien que les employés doivent fournir des informations précises sur leurs TD1/TP-1015.3-V lorsqu’ils commencent avec leur nouvel employeur, les ajustements après la date de début sont courants et prévisibles (et sont en fait requis dans les sept jours suivant un changement de situation). Donc, même s’ils doivent évidemment remplir les formulaires du mieux qu’ils peuvent, ils n’ont pas à fournir toutes les réponses immédiatement! N’oubliez pas de le leur en faire part dès le départ pour leur éviter un peu de tracas.

4. …mais aussi qu’ils s’assurent de remplir le formulaire en bonne et due forme. Selon notre propre équipe, certaines des erreurs TD1/TP-1015.3-V les plus courantes ne sont pas liées à la législation. Il est plutôt question un nouvel employé oubliera de signer ou de comptabiliser le total sur ses formulaires! C’est pourquoi le fait de prévoir un peu plus de temps pour décanter et revérifier les détails avant la soumission peut faire toute la différence.
5. Contactez vos employés au début de la nouvelle année. Le modus operandi de notre responsable d’équipe du traitement de la paie : chaque mois de janvier, communiquez avec tout employé qui demande plus que le crédit d’impôt de base sur son TD1/TP-1015.3-V et demandez-lui de revoir ses formulaires pour s’assurer qu’ils sont toujours exacts. Bien qu’il incombe à la personne de soumettre à nouveau les formulaires au fur et à mesure que les informations évoluent, un rappel gentil contribuera grandement à lui rappeler que vous êtes dans son camp.
   

Vous n’avez peut-être pas toutes les réponses… mais avec les Services de consultation en RH de Payworks, vous avez accès à des professionnels qui les ont. Lorsque vous avez besoin de conseils juridiques, financiers et en ressources humaines fiables, vous pouvez compter sur nos experts et nos ressources pratiques : https://www.payworks.ca/fr/solutions/services-de-consultation-en-rh. 

Cet article est produit par Payworks à titre informatif. Il ne tient pas lieu de conseils professionnels juridiques, réglementaires, fiscaux ou financiers. Les lecteurs doivent se fier à leurs propres conseillers pour obtenir de tels conseils.