Pourquoi il faut absolument revoir les cumuls annuels toute l’année

A Alors que la fin de l’année approche, il est officiellement temps de commencer à se pencher sur les questions liées à la conformité des retenues salariales et des retenues à la source, et plus particulièrement, sur une expression simple qui peut avoir de grandes conséquences pour votre entreprise.

Les cumuls annuels sont un décompte de la totalité des rémunérations brutes, des revenus nets, des avantages et des déductions depuis le début de l’année civile.

Afin d’économiser du temps et d’éviter du stress (surtout en fin d’année!), la meilleure pratique que nous pouvons vous conseiller est de revoir les cumuls annuels régulièrement. Ils s’accumulent avec le temps, et il est important (surtout après une année chargée en changements de la dotation en personnel et de la paie) de les vérifier pour s’assurer que tous les détails sont en règle. Comme pour beaucoup d’autres choses, il est plus facile de les rectifier immédiatement plutôt que de le faire lorsqu’on est confronté à une échéance (avons-nous précisé que la fin d’année approche?!).

Conseil de pro : Lorsque vous ajoutez une nouvelle charge à payer ou un avantage, étudiez les sommes des cumuls annuels pour les quelques prochaines périodes de paie pour vous assurer que ces nouveaux montants sont reflétés comme il se doit.

Que sont les cumuls annuels?

Les cumuls annuels apparaissent sur les relevés de paie des employés et indiquent le total de leurs rémunération, avantages et retenues personnels jusqu’à ce jour.

Au niveau de l’entreprise, les cumuls annuels offrent un aperçu de tous les grains bruts, retenues, avantages et retenues obligatoires pour tous les employés (les employés à temps complet et partiel, mais aussi les sous-traitants, les employés saisonniers et occasionnels).

Conseils aux clients de Payworks : il est possible de consulter les cumuls annuels individuels et de l’entreprise dans le Registre de la paie dans les rapports de paie générés à chaque cycle de paie. Ces totaux sont affichés dans la section « Totaux du registre ».

Pourquoi les cumuls annuels sont-ils importants?

• Les cumuls annuels sont utiles pour la création et la diffusion des formulaires d’impôts essentiels. Les totaux des cumuls annuels apparaissant sur le dernier relevé de paie de l’année d’un employé doivent correspondre aux valeurs indiquées sur son formulaire d’impôt (plus ou moins les ajustements apportés à la rémunération/aux retenues/aux avantages de l’employé après la dernière paie de l’année fiscale).

• Les cumuls annuels permettent de connaitre les montants qu’une entreprise a retenus pour les versements d’impôt, qui sont ultérieurement transmis à l’Agence du revenu du Canada (ARC) ou à Revenu Québec. Avec les retenues telles que l’Assurance-emploi (AE), le Régime de pensions du Canada (RPC), le Régime de rentes du Québec (RRQ) et le Régime québécois d’assurance parentale (RQAP), cela comprend les déductions retenues des employés et les cotisations patronales versées à l’organisme gouvernemental concerné.

• En ce qui concerne les sous-traitants ou les employés indépendants, il est important que les entreprises gardent une trace des totaux des cumuls annuels pour qu’un feuillet T4A puisse être généré en fin d’année (avec le total des cumuls annuels des Honoraires ou autres sommes pour services rendus inscrit dans la case 48).

• Pour les travailleurs saisonniers ou occasionnels, il faut absolument suivre les totaux des cumuls annuels car il faut générer un T4/Relevé 1 pour tout revenu d’emploi bénéficiant de retenues légales (tels que l’impôt fédéral sur le revenu et l’impôt provincial sur le revenu au Québec) ou excédant 500 $ pour l’année civile.

Conseil aux clients de Payworks : le rapport « Registre de la paie » affiche uniquement les totaux des cumuls annuels pour la part de l’employé de l’AE, du RPC, du RPC2, du RRQ, du RRQ2, et du RQAP sur les entrées de chaque employé actif. Les totaux de cumuls annuels de l’entreprise, avec les parts de l’employeur et des employés, sont affichés dans la section « Totaux du registre » : la synthèse à la fin du rapport, qui affiche les totaux des cumuls annuels pour tous les employés actifs et inactifs.

S’assurer que les montants de cumuls annuels sont exacts (et payés à temps) est EXTRÊMEMENT important pour votre entreprise!

Des cumuls annuels corrects sont fondamentaux pour s’assurer que l’employeur et l’employé se conforment aux exigences légales de versement des retenues statutaires et des cotisations patronales.

• En effet, les pénalités pour versement tardif peuvent être coûteuses. Il existe différentes pénalités et redevances en fonction de la durée du retard de paiement. Pour plus d’informations, rendez-vous sur : https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/paiements/paiements-arc/interets-penalites-paiements-retard-errones.html. 

• Si vous n’avez pas assez déduit, il n’y a pas de pénalités pour omission de la retenue. De plus, il est difficile de demander à un employé de rendre de l’argent et cela peut même endommager la relation professionnelle. Même si une entreprise ne parvient pas à recouvrer la différence, elle est toujours tenue pour responsable de l’anomalie. Pour plus d’informations, rendez-vous sur : https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/impot/entreprises/sujets/retenues-paie/calculer-retenues/preparer-deductions.html. 

• Les cumuls annuels sont un excellent indicateur pour connaître si vous retenez trop ou non. Les déductions pour le RPC, le RRQ, l’AE et le RQAP ne doivent pas dépasser les montants de cotisation maximaux légaux de l’exercice financier. Remarque importante : ces montants peuvent changer chaque année civile! Pour obtenir une liste actualisée et complète des montants, téléchargez notre guide gratuit de la paie en vous rendant sur https://info.payworks.ca/fr-ca/guide-de-la-paie-a-lintention-des-entreprises-canadiennes.

Conseil d’expert : Il est particulièrement important que les cumuls annuels des employés qui travaillent dans plusieurs provinces ou sous plusieurs numéros d’entreprise pendant l’année soient revus. Par souci de conformité, il faut émettre un imprimé fiscal pour chaque province ou numéro d’entreprise où l’employé a des revenus imposables.

Conseil d’expert : Lorsque vous révisez les montants totaux des cumuls annuels, il faut impérativement savoir si les anciens employés sont inclus ou non. Si un employé a reçu un salaire et/ou des retenues pendant l’année civile, mais qu’il n’est plus employé à ce jour, l’entreprise devrait modifier ses rapports pour refléter précisément toutes les informations de cumul annuel à ce jour pour l’année.

Comment rester à jour sur les cumuls annuels

Pour parler très franchement : il faut régulièrement réviser vos rapports de paie!

C’est une excellente manière de voir s’il y a eu une alerte ou un déficit, ce qui vous permet de commencer à démêler les problèmes futurs avant d’arriver aux échéances pressantes de fin d’année. Même si ces rapports d’aperçu peuvent uniquement refléter les données de paie à ce jour, ils peuvent assurément mettre en lumière toute incohérence qui pourrait être réglée à l’avance.

Conseil aux clients Payworks : La configuration des éléments de paie et le rapport peuvent vous indiquer comment les données de paie actuelles apparaissent sur les formulaires d’impôts nécessaires, et signaleront toute information manquante qu’il est possible de collecter dès le départ.

Conseil aux clients Payworks : Si vous pensez que vos totaux de cumuls annuels ne reflètent pas exactement ce qui aurait dû être payé ou retenu, il faut commencer par vérifier le rapport « Piste de vérification ». Ici, on peut vérifier toutes les modifications des cumuls annuels précédentes ou les dépassements effectués pendant l’année civile, le cas échéant.

Assurez vos arrières avec un système de paie fiable, complet avec toutes les fonctionnalités nécessaires telles qu’une trousse de fin d’année : https://www.payworks.ca/fr/solutions/traitement-de-la-paie.