Nos 10 meilleures façons d’aider les entreprises canadiennes à éliminer la paperasse

Cette semaine, nos partenaires et amis de la Fédération canadienne des entreprises indépendantes (FCEI) organisent leur Semaine de sensibilisation à la paperasserie annuelle. En tant que fournisseur de solutions de pointe de gestion du personnel, nous comprenons à quel point le fardeau administratif peut être un enjeu.

Elle peut concerner toutes les étapes de gestion d’une entreprise, que ce soit pour payer vos employés à temps et correctement ou encore pour gérer au quotidien votre main-d’œuvre (du recrutement jusqu’au départ à la retraite). Et la conformité n’est pas une mince affaire! Elle porte sur les rapports et les déclarations de fin d’année, les avantages imposables et non imposables, les retenues obligatoires, les normes de travail et d’emploi, les échéances de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec, et bien plus encore.

C’est pourquoi nous sommes là, pour aider les entreprises canadiennes à trouver des façons de gagner en temps et en efficacité dans leur gestion du personnel et à rester conformes aux exigences importantes relatives à la législation et aux employés.

Voici comment nous pouvons aider votre entreprise à éliminer la paperasse concernant...

1. ... les règles en matière de paie de congés

Le détail des droits aux congés annuels d’un employé varie d’une province et d’un territoire à l’autre au Canada, ce qui signifie que le calcul du pourcentage des salaires accumulés et des années travaillées n’est pas nécessairement le même selon les régions. La législation stipule que lorsqu’un employé atteint un certain nombre d’années de service, son pourcentage d’indemnités de congés change, et le fait de rester en conformité a une incidence sur le traitement de la paie. Toutefois, ce ne sont généralement pas ce qui occupe l’esprit au quotidien lorsque l’on gère une entreprise. La bonne nouvelle, c’est que la solution de Traitement de la paie de Payworks peut vous aider à simplifier ce processus.

Dans notre système, chaque employé a son propre profil, qui comprend des informations comme sa date d’embauche. Il s’agit d’un champ important, notamment pour comprendre les règles en matière de paie de congés. Une fois un certain nombre d’années d’emploi atteint (tel que déterminé par la législation), le pourcentage de la paie de congés change (c’est aussi simple que cela!). Vous serez aussi notifié par un widget d’avertissement. Il est également possible de mettre en place des notifications par courriel afin d’informer les administrateurs ou les gestionnaires des étapes cruciales par le biais de la solution de Gestion des ressources humaines.

2. ... les règles en matière d’indemnités de jour férié

Nos experts internes reçoivent de nombreuses questions concernant les indemnités de jour férié au Canada. Les paramètres législatifs varient d’une province ou d’un territoire à l’autre, notamment en ce qui concerne les jours reconnus, l’admissibilité des employés et le mode de calcul des indemnités des jours fériés. Il existe également certaines particularités, par exemple si le lieu de travail est sous réglementation fédérale ou appartient à un certain secteur (vente au détail, construction...). Mais rassurez-vous, nous avons un moyen de rendre tout cela plus simple grâce au Calculateur de la rémunération des jours fériés, un outil de notre solution de Gestion du temps.

Grâce au Calculateur de la rémunération des jours fériés, les indemnités de jour férié peuvent être calculées en moins de cinq clics! Le nombre de jours fériés est inscrit pour la période de paie. À partir de là, l’indemnité de jour férié est calculée automatiquement pour vous, pour chaque employé en fonction de la législation dont dépend votre entreprise. Les décomptes peuvent être consultés puis appliqués au traitement de la paie, avec les valeurs du calculateur de la rémunération des jours fériés visibles dans la grille de saisie. Une autre caractéristique intuitive : notre solution de Gestion du temps appliquera directement les règles d’admissibilité des employés concernant l’indemnité des jours fériés au calculateur de la rémunération des jours fériés.

3. ... les règles en matière d’heures supplémentaires

Malgré les apparences, les règles en matière d’heures supplémentaires ne sont pas toujours très simples. La législation relative aux heures supplémentaires admissibles diffère à travers le Canada, et il existe des paramètres supplémentaires à prendre en compte pour le tarif double des heures supplémentaires ou l’accumulation d’heures supplémentaires (si votre province ou territoire l’autorise). La législation peut vite devenir complexe, mais notre solution de Gestion du temps peut vous aider à y voir clair.

La solution de Gestion du temps comprend des feuilles de temps. Les heures des employés y sont enregistrées grâce à des horodateurs à reconnaissance faciale, des horodateurs de pointage plus traditionnels ou une saisie manuelle des heures sur ordinateur ou un appareil mobile, que ce soit par un employé (s’il dispose des autorisations nécessaires) ou par l’administrateur. Le processus de saisie des heures de travail des employés inclut bien sûr les heures supplémentaires, auxquelles la législation appropriée s’applique pour les heures admissibles et les taux de rémunération, en plus de la possibilité de créer des réserves d’heures accumulées.

4. ... les modifications du salaire minimum

Les lois fédérales et provinciales stipulent que tous les employés ont droit au salaire minimum. Ces taux varient selon les juridictions et sont susceptibles d’être modifiés. Les taux diffèrent, mais aussi les dates auxquelles ont lieu les augmentations. Ainsi, si le salaire minimum augmente dans une juridiction en octobre, cela ne signifie pas que tous les taux de salaire minimum changeront ce jour-là, voire cette année-là. Grâce à la solution de Traitement de la paie de Payworks, nous sommes là pour informer nos clients et leur permettre de rester en conformité!

Avec nos solutions, l’écran d’accueil présente un résumé pratique des aspects les plus pertinents de votre traitement de la paie. En cas de changement du salaire minimum dans la juridiction de votre entreprise, il sera affiché ici afin que vous puissiez appliquer le changement à votre prochain cycle de paie. Lorsque vous examinez vos rapports de paie avant de les finaliser, un rapport de Violations indiquera si l’un des salaires actuels ne correspond pas au minimum législatif en vigueur. De plus, que vous soyez client Payworks ou non, nous offrons des ressources législatives gratuites, comme notre Guide de la paie, qui vous tient informé des changements de législation prévus concernant le salaire minimum (et plus encore) tout au long de l’année.

5. ... les règles en matière de relevés d’emploi (RE)

Un RE doit être produit lorsqu’il y a une interruption des gains d’un employé pendant au moins deux périodes de paie, par exemple en cas de fin de contrat ou de mise à pied temporaire. Il existe des lois (et des exceptions) au sujet de la création des RE : quand les créer, quels types d’informations inclure (comme l’employé, l’employeur, les heures assurables, les déductions et retenues, et plus encore), ainsi que le calendrier et le format de soumission. Service Canada possède un ensemble de règles de validation que chaque RE doit respecter, et il peut parfois être difficile de les comprendre ou de toutes les respecter. Si un RE n’est pas rempli correctement, Service Canada peut ne pas l’accepter. La bonne nouvelle, c’est que notre Gestionnaire de RE rend ce processus facile et, selon nos clients, « plus rapide que jamais ».

On ne crée pas de RE tous les jours, c’est pourquoi notre gestionnaire de RE a été conçu de manière conviviale et intuitive pour vous aider à les soumettre en toute confiance, même si vous manquez de pratique. Nous offrons la possibilité de rédiger un RE et d’y revenir plus tard, de fusionner les indemnités de congés et de valider rapidement des paiements supplémentaires, de télécharger des fichiers et de créer des RE pour un grand nombre d’employés en cas de fermetures saisonnières. Et mieux encore, nous envoyons les RE à Service Canada au nom de notre client.

6. ... gérer les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et au Régime de rentes du Québec (RRQ)

Le RPC et le RRQ sont des cotisations obligatoires pour tous les employés, employeurs et travailleurs indépendants admissibles au Canada. Les particuliers qui résident au Québec cotisent au RRQ, tandis que les particuliers de tous les autres territoires et provinces cotisent au RPC. Il existe des conditions d’admissibilité et des exceptions à ces conditions en fonction de l’âge. Un niveau de cotisation maximum est également fixé pour chaque année civile : les retenues admissibles d’un employé s’arrêtent si son revenu dépasse un certain seuil. Depuis le 1^er janvier 2024, un deuxième plafond de gains pour le RPC et le RRQ est entré en vigueur. Cela signifie qu’il peut potentiellement y avoir des cotisations supplémentaires au RPC/RRQ à déduire et à verser par rapport aux années précédentes, ainsi que des exigences supplémentaires sur les formulaires fiscaux des employés.

Notre système de Traitement de la paie est conçu pour faire de la conformité au RPC et au RRQ un véritable jeu d’enfant! Lorsque vous ajoutez des employés dans notre système, les champs importants non renseignés s’affichent en surbrillance, comme la date de naissance d’un employé, qui est importante pour l’examen des cotisations au RPC et au RRQ. Une fois que vous savez quels employés sont admissibles aux cotisations des RPC et RRQ, ces retenues salariales peuvent être mises en place. Elles cesseront automatiquement une fois que l’employé aura atteint les indemnités maximales pour l’année (la même fonctionnalité intuitive s’applique également aux retenues de l’assurance-emploi, AE). Lors de l’examen des rapports de paie avant autorisation, la Piste de vérification s’avère particulièrement utile et indiquera s’il existe des déficits ou des excédents relatifs aux cotisations au RPC/RRQ. Ces informations se trouvent également dans le rapport de fin d’année sur les cases.

7. ... soumettre des versements

Les entreprises canadiennes ont à leur charge plusieurs types de versements. L’emplacement de l’entreprise détermine à quels organismes gouvernementaux les versements sont envoyés, ainsi que leur fréquence (hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuelle, bimensuelle, semestrielle et annuelle). Il est possible pour une même entreprise de devoir effectuer des versements à plusieurs organismes gouvernementaux, qui possèdent tous des législations et des calendriers de versement différents. Cela représente déjà beaucoup d’éléments à gérer, mais il peut également y avoir des répercussions financières importantes en cas de versements incorrects, tardifs ou même oubliés, car ces organismes gouvernementaux peuvent imposer des pénalités ou des amendes coûteuses.

Payworks est là pour vous rendre la vie plus simple! Nous gérons les versements au gouvernement pour nos clients, sans frais supplémentaires. Ils sont calculés par le biais de notre application Traitement de la paie, puis soumis à l’ARC ou à Revenu Québec pour nos clients. À la demande, la plupart des cotisations provinciales et à la CAT peuvent également être versées directement par nos soins et, comme indiqué précédemment, nous envoyons les RE à Service Canada. Vous bénéficierez d’une transparence totale sur ces versements, grâce au rapport Sommaire des fonds, mis à jour à chaque cycle de paie. Nous pouvons également vous soulager d’une autre tâche en soumettant les formulaires fiscaux des employés à l’ARC et à Revenu Québec en fin d’année.

8. ... atténuer les risques grâce aux fichiers et processus RH

Que vous ayez un seul employé ou 100, les informations dont vous avez besoin pour gérer et payer votre main-d’œuvre ne sont pas seulement essentielles : on attend de vous qu’elles soient traitées de manière confidentielle. C’est un élément essentiel à prendre en compte afin de limiter les risques de votre entreprise et de gagner en efficacité. En éliminant les processus sur papier au profit d’une plateforme sécurisée pour stocker, traiter et archiver les informations personnelles des employés, vous pouvez éviter bien des problèmes en cas d’effraction ou d’incendie, par exemple.

Vous apporter une tranquillité d’esprit : c’est la raison d’être de Payworks et ce, de la gestion responsable des fonds dédiés, à la paie à la garantie que les données de vos employés restent en sécurité. Avec nous, vos données restent au Canada. Nous nous appuyons sur des systèmes de sécurité physiques, de réseau, de serveur, d’application et de données à la pointe de la technologie pour garantir la confidentialité et la sécurité de vos données, mais aussi leur accessibilité aux personnes habilitées lorsqu’elles en ont besoin. En utilisant la solution Gestion des ressources humaines de Payworks, vous pouvez adopter une meilleure gestion de vos documents en conservant toutes les données et dossiers de vos employés dans un même endroit. Pour chacun de vos employés, vous disposerez d’un « dossier de fichiers » numérique sécurisé qui vous permettra de trouver et d’accéder facilement à tout ce dont vous avez besoin à partir d’un emplacement centralisé. Pour atténuer davantage les risques dans vos processus RH, il est également possible de suivre les sanctions disciplinaires afin que vos processus soient bien documentés.

9. ... gérer les certifications et les permis des employés

Rester informé des formations et des séminaires de vos employés n’est pas qu’une bonne pratique. Pour de nombreux secteurs, il existe en effet des certifications imposées par le gouvernement, ou encore des crédits d’heures de formation obligatoires à suivre. S’assurer que les permis et les heures de développement professionnel sont à jour ne devrait pas être un fardeau, qu’il s’agisse d’un permis pour servir de l’alcool, d’un permis de conduire ou d’une certification en sécurité ou pour conduire un chariot élévateur.

Il existe un moyen d’avoir une vue précise des accréditations et des formations effectuées grâce à notre solution de Gestion des ressources humaines. Vous pouvez y enregistrer les documents de vos employés tels que les documents des formations, les certifications et les permis, et les classer par catégories pour vous y retrouver facilement. Les documents téléversés peuvent également être classés comme Documents restreints, de sorte que seules les personnes autorisées à avoir accès aux renseignements sensibles puissent les consulter (comme pour le contrôle des personnes vulnérables ou les vérifications de casiers judiciaires). En utilisant la fonctionnalité des Notifications, qui vous permet de choisir vos types de notifications, vous pouvez mettre en place des rappels par courriel à l’approche de l’expiration des permis ou pour les renouvellements de certification, par exemple pour une certification de premiers secours ou de transport des marchandises dangereuses. De plus, vous avez la possibilité de désigner comme destinataire toute personne de votre entreprise devant rester informée.

10. ... des questions et des demandes

Les technologies de pointe peuvent aider les entreprises à réduire la paperasse, mais la cerise sur le sunday, c’est que ces solutions sont accompagnées d’un service à la clientèle de qualité supérieure lorsqu’une situation particulière survient ou que vous avez une question plus inhabituelle. Avec tout ce que vous faites, vous méritez mieux que d’être mis en attente au téléphone et de devoir réexpliquer votre situation une énième fois.

Nous sommes fiers d’offrir le meilleur service du secteur. Tous les clients de Payworks se voient attribuer un représentant du service à la clientèle (RSC) dédié, formé par l’Institut national de la paie (INP). Cela signifie que nos clients disposent d’un numéro de téléphone et d’une adresse courriel directs pour obtenir une assistance experte d’une personne qui connaît leur nom et leur entreprise. Nos clients bénéficient également de ressources supplémentaires disponibles dans nos solutions intuitives, telles qu’un Centre d’aide bien complet, des présentations d’écrans, des vidéos explicatives et bien plus.

Gérer une entreprise signifie que la liste des tâches à accomplir n’est jamais vraiment terminée. Laissez-nous vous montrer à quel point il peut être facile d’effectuer la tâche « Verser les paies ». https://www.payworks.ca/fr/solutions/categories/petites-entreprises.