La mise en banque des heures supplémentaires peut se faire en quelques clics seulement; découvrez comment

Dans notre dernier résumé sur la législation, nous avons exploré le fonctionnement des banques d’heures supplémentaires, ainsi que les lois qui les régissent au Canada. Dans ce contexte, nous avons appris que la mise en banque d’heures supplémentaires est un processus grâce auquel un employé peut recevoir des congés en compensation de ses heures supplémentaires à la place de se les faire payer. Bien entendu, cela semble relativement simple... Mais la législation diffère entre les provinces et les territoires. Dans certaines juridictions, la mise en banque des heures n’est autorisée qu’avec une entente sur les heures supplémentaires ou une entente sur l’étalement du cycle fixe, alors que dans d’autres, la mise en banque d’heures supplémentaires n’est pas du tout permise. Pour plus d’informations sur cette législation, veuillez consulter : https://blog.payworks.ca/fr/tout-savoir-sur-laccumulation-dheures-supplementaires-au-canada. 

En tant que responsable du traitement de la paie, vous avez certainement conscience du fait que la législation peut être complexe à comprendre et à appliquer. Si notre dernière étude approfondie sur la mise en banque des heures supplémentaires vous a amené à vous interroger sur la manière adéquate de mettre en place et gérer correctement une banque d’heures supplémentaires pour votre entreprise (ou d’améliorer l’efficacité de votre processus actuel), ne cherchez pas plus loin!

En utilisant la solution Gestion du temps de Payworks, nos clients ont accès aux feuilles de temps. C’est là que les heures de travail des employés sont enregistrées, que ce soit par le biais d’horodateurs à reconnaissance faciale, de dispositifs de pointage plus classiques, ou via la saisie manuelle des heures sur un ordinateur de bureau ou sur un appareil mobile, que ce soit par l’administrateur ou par l’employé lui-même, auquel cas les heures saisies sont ensuite soumises à approbation.

Le processus de saisie des heures de travail des employés inclut naturellement les heures supplémentaires, et c’est à ce moment que la mise en banque des heures entre en jeu!

1. Si un appareil, comme un dispositif de pointage, enregistre les heures de travail des employés, nous avons la possibilité de configurer votre compte pour qu’il identifie automatiquement les heures supplémentaires et les place dans la banque d’heures supplémentaires plutôt que dans le cumul d’heures à payer pour la période de paie en cours. Ce processus peut être mis en place de façon à ce que la mise en banque des heures supplémentaires respecte la législation provinciale ou territoriale, ou bien une entente sur l’étalement du cycle qui a préséance sur la législation.
2. Si les heures de travail des employés sont saisies manuellement sur des feuilles de temps, nous avons la possibilité de configurer votre compte pour qu’il identifie automatiquement les heures supplémentaires et les place dans la banque d’heures supplémentaires plutôt que dans le cumul d’heures à payer pour la période de paie en question. Ce processus peut être mis en place de façon à ce que la mise en banque des heures supplémentaires respecte la législation provinciale ou territoriale, ou bien une entente sur l’étalement du cycle qui a préséance sur la législation. Une autre option consiste à donner à l’employé la possibilité de saisir lui-même directement à la main ses heures supplémentaires à placer dans la banque d’heures. Le responsable ou l’administrateur peuvent ensuite passer en revue ces heures et les valider ou non.

Conseil de pro de Payworks : l’automatisation de la mise en banque des heures supplémentaires peut être établie au moment de la configuration du compte en consultant l’un de nos représentants des ventes ou de nos spécialistes de la mise en œuvre. Il est possible de la configurer à n’importe quel moment par la suite, à mesure que vos politiques et préférences évoluent! Il vous suffit de contacter votre représentant du service à la clientèledédié pour en savoir plus.

C’est une méthode efficace pour gérer avec précision la mise en banque des heures supplémentaires depuis un seul et unique emplacement centralisé. Notre solution Gestion du temps vous offre également une certaine autonomie en tenant compte de divers éléments législatifs allant des règles provinciales/territoriales aux normes de l’entreprise et aux règlements pour les quarts de travail, en passant par d’autres aspects législatifs, comme les heures supplémentaires doubles ou encore la rémunération des jours fériés. Qui plus est, l’intégralité des données peut être transférée harmonieusement vers le système de paie grâce à notre intégration avec la solution Traitement de la paie.

Gestion des demandes d’utilisation de la banque d’heures supplémentaires

À présent que votre banque d’heures supplémentaires est en place et que les heures de travail s’y cumulent, vos employés ont la possibilité de choisir entre demander le paiement de ces heures ou prendre des congés en compensation en utilisant la solution Gestion du temps, Gestion des absences ou une combinaison des deux.

En accédant aux feuilles de temps dans le module Gestion du temps, les employés peuvent faire une demande pour se faire payer une partie ou la totalité des heures figurant dans leur banque d’heures supplémentaires, ou ils peuvent demander à les prendre comme congé à la place (sous réserve de l’approbation de leur responsable). Pour les utilisateurs du module Gestion des absences, les employés peuvent consulter le cumul de leurs congés (y compris leur banque d’heures supplémentaires) en se connectant au Libre-service des employés (LSE) depuis un ordinateur ou un appareil mobile. À partir de là, ils peuvent soumettre une demande congé afin d’utiliser les heures qu’ils ont accumulées en suivant la même procédure que celle employée pour demander des congés payés ou enregistrer des congés maladie ou tout autre type d’absences.

Conseil de pro de Payworks : les modules Gestion du temps et Gestion des absences s’intègrent de façon parfaitement fluide avec notre solution Traitement de la paie. Ainsi, lorsque des heures sont déduites de la banque d’heures supplémentaires, les données sont à la fois précises et à jour pour la prochaine période de paie.

 

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