Une gestion du temps qui ne prend pas de temps

La gestion du temps des employés comprend bien plus de tâches que le pointage à l’horodateur et la saisie des heures travaillées (ou non), surtout lorsque vous gérez une équipe travaillant à distance ou suivant un modèle de travail hybride. Cela implique également d’analyser les tendances en matière de présence et d’absence, de gérer l’utilisation des congés maladie, de garder un œil sur le cumul des jours de vacances et de respecter les législations appropriées en fonction de la province et du territoire pour les éléments de paie comme les gains ouvrant droit aux vacances et les indemnités de jour férié. Vous pourriez être amené à passer beaucoup de temps sur la gestion du temps, ou bien vous pourriez tirer parti des bons outils pour vous aider.

Disposer d’une bonne solution de gestion de la main-d’œuvre peut contribuer à faciliter votre travail, en fournissant à votre entreprise et à vos employés les bons outils pour effectuer les tâches nécessaires de gestion du temps au bon moment, et ce, en s’assurant que tout le monde se sente respecté et pris en compte.

Gérez le temps de travail...

Pour bien gérer son entreprise, il est important de vérifier que les heures travaillées qui ont été relevées sont correctes, surtout quand son personnel peut s’étaler d’un océan à l’autre (encore plus maintenant que le télétravail est de plus en plus répandu).

Des solutions de gestion du temps peuvent aider les entreprises canadiennes à saisir les heures travaillées (peu importe où se situent les employés) en proposant plusieurs options de saisie de données : feuilles de temps en ligne, pointage avec géolocalisation, horodateurs à reconnaissance faciale ou d’empreintes digitales. Les fournisseurs de solutions de gestion de la main-d’œuvre de pointe proposeront une intégration automatique avec le système de traitement de la paie par l'intermédiaire d'une base de données commune pour garantir la précision et la rapidité du traitement en temps réel.

S’il y a bien une chose que les employeurs canadiens ont apprise depuis le début de la pandémie de COVID-19, c’est l’importance de faire preuve de flexibilité et d’adaptation pour la planification des quarts de travail. Avec ces mêmes solutions de gestion du temps, vous pouvez recueillir les informations sur la disponibilité des employés, planifier les quarts de travail, établir les calendriers en fonction des postes, faire le suivi des absences et des présences, et vérifier la température des employés qui travaillent sur place. L’intégration de la solution de gestion du temps dans le Libre-service des employés permet de retrouver les informations dans une plateforme unique, ce qui facilite les mises à jour et les approbations et offre plus de transparence au sein de l’équipe.

Notre solution Gestion du temps permet aux entreprises de réaliser toutes ces tâches depuis une base de données unifiée, intuitive et facile d’utilisation :

• Il n’a jamais été aussi facile de gérer la disponibilité des employés. Les employés peuvent indiquer des disponibilités sur une journée donnée ou hebdomadaire, et lorsqu’ils apportent des modifications à celles-ci, il est possible de demander une vérification par un administrateur ou de choisir l’option d’approbation automatique.
• Faites le suivi des heures des employés avec des feuilles de temps en ligne qui incluent des options d’arrondissement automatique, le calcul des heures supplémentaires et des indemnités de congés payés et un tableau pratique de résumé des heures qui permettent aux administrateurs de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin.
• Permettez à vos employés de pointer leur arrivée et leur départ (y compris leurs pauses) depuis un appareil connecté à Internet grâce à la fonctionnalité de pointage avec géolocalisation.
• Choisissez parmi une variété d’horodateurs, notamment à reconnaissance d’empreintes digitales, à reconnaissance faciale ou à option thermale.
• Accédez à des rapports précis en temps opportun pour faire le suivi des heures de vos employés et les vérifier, ainsi que pour obtenir un aperçu de leur historique de pointage.

... et les absences!

Une partie importante de la gestion du temps des employés est dédiée à leurs absences, que ce soit leurs vacances, leurs congés maladie ou encore l’approbation de leurs demandes de congé. Les solutions de gestion de la main-d’œuvre de qualité vous offriront des technologies pour simplifier ces tâches et vous donner un meilleur aperçu des absences de vos employés.

L’utilisation des jours de congé par les employés réduit les flux de trésorerie des entreprises, mais ces jours de congé doivent aussi permettre aux employés de se reposer tout en se sentant valorisés (et de revenir en pleine forme au travail après leurs vacances bien méritées). Les solutions de gestion de la main-d’œuvre peuvent permettre d’identifier des tendances dans les heures travaillées et les absences. En analysant les données relatives au temps et aux absences des employés de manière globale, les entreprises peuvent mieux comprendre la mobilisation de leurs employés : leur engagement passé, actuel, futur, ainsi que les tendances qui se dessinent.

Notre solution Gestion des absences simplifie le suivi des absences des employés et elle est entièrement intégrée dans les modules de traitement de la paie et de gestion du temps. Elle comprend :

• Un système de demande de congé facile d’utilisation qui simplifie la soumission, la vérification, l’approbation et le suivi des demandes de congé. En prime, vous pouvez dire adieu aux messages « Désolé·e de vous déranger, mais combien de jours de congé est-ce qu’il me reste? »
• Un affichage unifié du calendrier des jours de congé de toute une équipe et/ou des quarts de travail planifiés afin d’offrir de la transparence, tout en garantissant la confidentialité.
• Des options avancées de filtres ou des intégrations dans Analytique de la main-d’œuvre pour avoir une meilleure idée des types d’absence, selon les services ou les employés, ainsi que des fonctionnalités de rapports ad hoc et de tableaux de bord.

Gagnez en précision et restez en conformité

Une gestion du temps efficace garantit la conformité aussi bien pour les indemnités de congés payés que pour le calcul des heures supplémentaires et des indemnités de jour férié. Les entreprises canadiennes doivent non seulement s’assurer de payer correctement leurs employés, mais également de prêter attention aux exigences législatives propre à la province ou au territoire où travaillent leur personnel.

Au Canada, tous les employés ont droit à des vacances payées, qu’ils travaillent à temps partiel ou à plein temps. La prise en compte des différentes dates d’ancienneté et des différents taux d'accumulation de vacances rajoute des calculs supplémentaires à chaque période de paie! Les solutions de Payworks déterminent les heures cumulées dès que les employés sont payés et présentent leur banque de congés dans la solution Gestion des absences.

Notre calculateur des jours fériés facilite également la paie des indemnités de jour férié en tirant parti des mêmes données que celles utilisées pour le traitement de la paie ou l’approbation des feuilles de temps. Plus besoin de resaisir les données ou de passer d’un onglet à l’autre pour utiliser un calculateur tiers. Vous gagnez ainsi en efficacité et en précision!

Lorsqu’il s’agit de la gestion du temps, il existe de nombreuses priorités, et l’adoption du télétravail ou du modèle hybride (associé à l’évolution permanente des restrictions provinciales en raison de la COVID-19) peut représenter un défi supplémentaire. La gestion du temps ne devrait pas vous faire perdre votre temps. Contactez sales@payworks.ca pour en savoir plus.