Solutions RH dont les petites entreprises ont réellement besoin (et qu’elles utiliseront!)

Les petites entreprises d’aujourd’hui sont confrontées à une charge de travail accrue et hautement manuelle lorsqu’il s’agit de gérer leur personnel. En d’autres termes, il y a beaucoup à faire et beaucoup de papier à trier! Et si l’on vous disait qu’il existe un moyen de rationaliser les RH, et surtout, de dire adieu à cette montagne de papier?

Notre réponse aux petites entreprises qui recherchent une solution RH pratique pour leurs besoins spécifiques est RH démarrage rapide! Conçue pour les employeurs canadiens qui ont conscience qu’en établissant aujourd’hui une base de bonnes pratiques RH, ils s’épargneront de sérieux maux de tête à long terme, la solution RH démarrage rapide de Payworks garantit que les renseignements sur les employés sont recueillis, partagés et stockés en toute sécurité et par voie électronique, ce qui permet d’autonomiser les employés et d’éliminer le besoin de recourir à des processus sur papier. RH démarrage rapide permet également aux administrateurs de définir des rappels lorsqu’une action est requise.

Que vous n’ayez que quelques employés ou une grande équipe, les petites entreprises comme la vôtre peuvent bénéficier d’une solution RH moderne.

RH démarrage rapide est un ensemble de nos fonctions RH les plus populaires : cette solution offre tous les éléments indispensables dont les entreprises ont besoin pour garder les choses simples et dire adieu à la collecte et au suivi des renseignements sur les employés à l’aide de feuilles de calcul et de processus manuels. Elle permet également de gérer les informations en toute sécurité grâce à des restrictions basées sur l’utilisateur. De plus, elle est évolutive : lorsque vos activités se développent et que vos besoins en RH augmentent, il n’est ainsi pas nécessaire de chercher une nouvelle plateforme RH. Vous avez déjà adopté le processus et la technologie qui vous porteront vers l’avenir!

Voici les principaux moyens de gérer en toute sécurité les renseignements sur vos employés grâce à RH démarrage rapide :

Adopter une meilleure gestion des documents

Vos employés méritent (et attendent) que leurs renseignements personnels soient stockés en toute sécurité. RH démarrage rapide offre un lieu unique pour rassembler toutes les données et tous les dossiers de vos employés, avec des renseignements accessibles en seulement quelques clics lorsque vous en avez besoin. Notre système de gestion du profil des employés est un « dossier » numérique sécurisé et infonuagique, qui permet d’héberger les dossiers des employés pour chacun des membres de votre personnel.

Les documents de l’entreprise permettent à vos employés d’accéder à des documents et formulaires importants, que ce soit dans le cadre du processus de recrutement ou à tout moment au cours de leur emploi. Vous pouvez exploiter cette fonctionnalité pour partager des informations avec l’ensemble du personnel, comme les procédures de retour au travail, les documents sur la santé et à la sécurité, les directives en matière de congés, etc. Elle permet également aux nouveaux employés d’accéder à des documents et formulaires importants, et leur donne la possibilité de reconnaître numériquement qu’ils ont lu ces documents et de téléverser les formulaires remplis. Tant les employeurs que les employés apprécieront la commodité de trouver et d’accéder à ce dont ils ont besoin à partir d’un emplacement centralisé!

Utilisez la fonction Documents des employés pour stocker et suivre les documents relatifs à un employé spécifique (tels que les cours de formation, les certifications et les licences) afin d’obtenir une vue précise de ses titres professionnels et de sa formation. Vous pouvez également classer les fichiers et les documents par catégories pour faciliter leur consultation. Les documents téléversés peuvent même être classés comme Documents restreints afin que seules les personnes autorisées à avoir accès aux renseignements particulièrement sensibles puissent les consulter.

Stocker et suivre les documents de vaccination

Dans l’écran Santé, suivez le statut de vaccination contre la COVID-19 et les documents justificatifs pour chacun de vos employés. Pour plus de confidentialité, ces documents seront stockés séparément, et ne seront accessibles que pour les utilisateurs autorisés. Conformité et confidentialité à la fois!

Assurer le suivi des biens de l’entreprise

Dans l’écran des Biens de l’entreprise, suivez la distribution et le statut des biens appartenant à l’entreprise que les employés utilisent hors site ou gardent avec eux en dehors des heures de travail (comme les cartes d’accès, les cartes carburant, les ordinateurs portables, les tablettes, les téléphones cellulaires, les outils et bien plus encore!). Les biens de l’entreprise peuvent être attribués à des employés spécifiques et le statut peut être mis à jour pour refléter le moment où un élément a été attribué et ensuite retourné. Des notifications automatiques par courriel peuvent également être configurées pour rappeler aux administrateurs et/ou aux responsables que la date d’expiration des biens de l’entreprise approche.

Ne rater aucun événement important

À l’aide de la fonction Notifications, programmez des notifications automatiques par courriel pour les dates importantes les plus pertinentes pour votre personnel. Vous avez le choix entre plusieurs types de notification, de l’expiration d’une licence aux fêtes et aux anniversaires de travail, en passant par le renouvellement de certificats, l’ajout d’une personne à charge ou encore le changement de nom d’un employé. Définissez des rappels automatiques pour les suivis avec votre équipe et profitez de la possibilité de désigner comme destinataire toute personne de votre entreprise qui doit être informée.

Personnaliser les orientations des employés

Envoyez un courriel de bienvenue aux nouveaux employés après leur embauche et assurez-vous qu’ils ont tout ce qui leur faut pour passer un excellent premier jour et qu’ils ont reçu toutes les informations nécessaires, comme l’endroit où se garer, la personne qui les rencontrera à leur arrivée, ou encore s’ils doivent apporter quelque chose en particulier. Grâce au Libre-service des employés (LSE), les employés peuvent également se connecter à leur compte à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet, mettre à jour leurs coordonnées et lire et accepter des documents importants avant de commencer.

RH démarrage rapide de Payworks permet aux employeurs d’avoir accès aux bons outils pour mieux gérer leur personnel aujourd’hui et à mesure qu’il se développe. Pour plus d’informations, contactez-nous à sales@payworks.ca.