Voici tout ce que les entreprises canadiennes ont besoin de savoir au sujet des versements des retenues à la source

Commençons par le commencement, qu’est-ce qu’un « versement »?

Par définition, le terme « versement » désigne l’action d’envoyer ou de transférer de l’argent à un tiers. Dans le contexte du traitement de la paie et de la gestion de la main-d’œuvre, un versement fait spécifiquement référence à l’argent qui, selon la loi, doit être envoyé par transfert bancaire, système de paiement électronique, courriel, traite bancaire ou chèque à un organisme gouvernemental (comme l’Agence du revenu du Canada [ARC], Revenu Québec et/ou un gouvernement provincial ou territorial).

Combien de types de versements des retenues à la source existe-t-il?

Les entreprises canadiennes doivent soumettre les versements des retenues à la source à différents organismes gouvernementaux. Voici lesquels :

• Le gouvernement fédéral
  • Ces versements peuvent comprendre les impôts sur le revenu fédéral et provincial (à l’exception du Québec), le Régime de pensions du Canada (RPC) et l’Assurance-emploi (AE).
    • Pour en savoir plus sur le RPC auprès de l’ARC, visitez : https://www.canada.ca/fr/services/prestations/pensionspubliques/rpc.html
    • Pour en savoir plus sur l’AE auprès de l’ARC, visitez : https://www.canada.ca/fr/services/prestations/ae.html
• Le gouvernement du Québec
  • Ces versements peuvent comprendre l’impôt provincial sur le revenu du Québec, le Régime de rentes du Québec (RRQ), le Régime québécois d’assurance parentale (RQAP) et le Fonds des services de santé du Québec(FSSQ).
    • Pour en savoir plus sur l’impôt provincial sur le revenu du Québec auprès de Revenu Québec, visitez : https://www.revenuquebec.ca/fr/entreprises/impots/

• Les gouvernements provinciaux et territoriaux autres que le Québec
  • En Colombie-Britannique et en Ontario, ces versements peuvent inclure l’impôt-santé des employeurs
  • Au Manitoba et à Terre-Neuve-Et-Labrador, ces versements peuvent comprendre l’impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire.
  • Dans les Territoires du Nord-Ouest et au Nunavut, ces versements peuvent comprendre la cotisation sociale.
  • Dans tous les territoires et provinces, ces versements comprennent la Commission des accidents du travail.*

Pourquoi les versements au gouvernement sont-ils importants pour les entreprises?

Les entreprises canadiennes sont tenues par la loi de collecter les retenues à la source de la paie de leurs employés afin de soumettre les versements (ainsi que les autres cotisations de l’employeur) à l’organisme gouvernemental approprié, selon un calendrier prédéterminé. Cette obligation peut avoir des conséquences importantes pour les entreprises canadiennes.

Elles peuvent en effet se voir imposer des pénalités et des amendes coûteuses par ces organismes gouvernementaux si les versements sont incorrects, en retard ou s’ils ne sont pas soumis du tout. Par exemple, les pénalités relatives aux versements fédéraux peuvent atteindre 10 % en fonction du retard, ou même doubler en cas de récidive. Les amendes et les pénalités imposées pour les versements en retard ou les non-versements diffèrent en fonction des organismes gouvernementaux à qui ces versements doivent être soumis. Pour en savoir plus sur les taux en vigueur, veuillez consulter la législation provinciale ou territoriale.

Comment les entreprises doivent-elles soumettre les versements des retenues à la source et à quel moment?

Les entreprises canadiennes peuvent soumettre les versements des retenues à la source de quatre façons :

1. Par chèque
2. Par transfert de fonds via une institution financière canadienne
3. Électroniquement, en se créant un compte gouvernemental en ligne
4. Par l’intermédiaire d’un fournisseur de service tiers qui s’occupe du gros du travail pour vous, comme Payworks!

Comme mentionné plus haut, la date à laquelle soumettre les versements est très importante.

La fréquence des versements fixée par l’ARC et Revenu Québec pour chaque employeur dépend des retenues mensuelles moyennes (RMM) de l’employeur, ce qui signifie que les employeurs de grandes entreprises doivent soumettre des versements plus régulièrement.

• Pour en savoir plus sur la façon de soumettre les versements des retenues à la source et les dates des versements auprès de l’ARC, visitez : https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/impot/entreprises/sujets/retenues-paie/versement-retenues-a-source/comment-quand-payer-versements-verifier-date-echeance.html.
• Pour en savoir plus sur la façon de soumettre les versements des retenues à la source et les dates des versements auprès de Revenu Québec, visitez : https://www.revenuquebec.ca/fr/entreprises/retenues-et-cotisations/verser-les-retenues-a-la-source-et-vos-cotisations-demployeur/frequence-de-paiement/modification-de-votre-frequence-de-paiement/.

Comment Payworks peut vous aider?

Nous simplifions les versements! Payworks collecte les impôts sur le revenu, ainsi que les cotisations au RPC et à l’AE à chaque cycle de paie et soumet ces retenues à la source pour votre entreprise. De plus, à terme, nos frais annuels pourraient bien vous coûter moins cher que les pénalités coûteuses que vous pourriez vous voir imposer en cas de versement en retard ou de non-versement.

• Notre application Traitement de la paie calcule les versements dus au gouvernement et les soumet à l’ARC et à Revenu Québec pour vous.
• À la demande, la plupart des cotisations provinciales et à la CAT peuvent être directement versées par Payworks.
• Nous aidons les entreprises à s’assurer que les montants des cumuls annuels sont corrects, afin qu’elles puissent savoir si elles cotisent les bons montants pour le RPC, le RQAP, l’AE, ainsi que l’impôt sur le revenu fédéral et provincial.
• Une fois que les entreprises ont finalisé leur traitement de fin d’année avant la date limite, Payworks soumet électroniquement les informations des formulaires d’impôt et les versements directement à l’ARC et à Revenu Québec.
• Chaque client·e se voit attribuer un·e représentant·e du service à la clientèle (RSC) dédié·e qui est joignable par courriel ou par téléphone pour répondre à ses questions concernant les versements (ou tout autre sujet en lien avec la paie!).

Les client·e·s Payworks souhaitant obtenir des conseils supplémentaires pour les versements des retenues à la source peuvent se rendre dans le Centre d’aide et rechercher le terme « versement ». Vous pouvez également contacter votre RSC à tout moment!

Si vous êtes une entreprise canadienne et que vous souhaitez découvrir plus en détail comment notre solution de traitement de la paie peut contribuer à votre succès, n’hésitez pas à contacter sales@payworks.ca dès aujourd’hui.

*La Commission des accidents du travail peut porter un nom différent en fonction de la province et du territoire au Canada.