Paie au Canada: Comment inscrire mon entreprise canadienne pour gérer la paie?

Vous lancez une nouvelle entreprise au Canada? La série en cinq parties « La paie au Canada » de Payworks est là pour vous guider à chaque étape du processus de traitement de la paie, de l’inscription de votre entreprise à la production des T4, et bien plus encore.

Que votre vision commence tout juste à prendre forme ou que votre entreprise soit déjà opérationnelle, toutes nos félicitations! Nous sommes conscients que le parcours d’un entrepreneur canadien est parsemé de défis (et de réussites!), c’est pourquoi Payworks est là pour vous soutenir à chaque étape.

Dans ce premier volet de notre série « La paie au Canada » pour les nouvelles entreprises comme la vôtre, nous aborderons les points suivants :

• Comment obtenir un numéro d’entreprise auprès de l’ARC?
• Dois-je inscrire mon entreprise auprès de ma province ou de mon territoire?
• À quelle fréquence devrais-je payer mes employés?

Restez à l’affût des prochains articles de notre série : ils vous aideront à éliminer les incertitudes liées à la paie et vous permettront de vous consacrer à ce qui vous passionne vraiment dans votre entreprise. Nous verrons comment choisir un système de paie, quels renseignements sont nécessaires pour configurer votre paie, comment effectuer votre premier traitement, comment produire vos premiers formulaires fiscaux de fin d’année (T4/RL-1) et vos relevés d’emploi (RE) et comment rester en conformité avec la législation tout au long du processus!

Mais en attendant, penchons-nous sur les questions que nous posent le plus souvent les nouveaux propriétaires d’entreprise.

Comment obtenir un numéro d’entreprise auprès de l’ARC?

La première étape de la configuration de votre paie consiste à inscrire votre entreprise et à obtenir des numéros de compte auprès des organismes gouvernementaux. Cela permet de s’assurer que les bonnes informations sont transmises, que les retenues et les cotisations sont effectuées à temps et que les employés touchent leur rémunération exacte.

Pour exploiter une entreprise au Canada, toute société doit obtenir un numéro d’entreprise (NE) auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC). La méthode la plus simple et la plus rapide consiste à s’inscrire en ligne via le système Inscription en direct des entreprises de l’ARC. Une fois inscrit, vous aurez accès à divers comptes de programme, notamment ceux qui vous permettent de calculer et de verser les retenues à la source destinées au gouvernement fédéral.

Dois-je inscrire mon entreprise auprès de ma province ou de mon territoire?

Selon votre juridiction, vous pourriez également devoir inscrire votre entreprise pour effectuer les retenues d’impôt sur le revenu (comme c’est le cas au Québec), ainsi que pour divers versements, comme ceux des impôts-santé des employeurs ou d’autres programmes provinciaux ou territoriaux spécialisés.

Les versements aux commissions des accidents du travail relèvent des provinces et des territoires et peuvent porter des noms différents selon votre région. Pour plus d’informations, consultez notre ventilation par province.

Colombie-Britannique : Les employeurs dont la rémunération dépasse un certain montant fixé par le gouvernement de la C.-B. au cours d’une année civile doivent s’inscrire à un compte d’impôt-santé des employeurs (ISE) via eTaxBC.

Manitoba : Les employeurs dont la rémunération annuelle totale dépasse le seuil établi doivent payer l’Impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire. Le taux d’imposition est basé sur votre masse salariale annuelle totale. Si votre organisation est assujettie à cet impôt, vous devrez vous inscrire auprès de TAXcess.

Terre-Neuve-et-Labrador : Les employeurs exerçant leurs activités à Terre-Neuve-et-Labrador sont assujettis à l’impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire lorsque la rémunération annuelle de l’employeur dans la province dépasse un seuil d’exemption prédéterminé. Les entreprises versant cet impôt doivent inscrire leur entreprise auprès du service fiscal de la province.

Territoires du Nord-Ouest : Les entreprises qui exercent leurs activités dans les Territoires du Nord-Ouest doivent s’inscrire à l’impôt sur les salaires dans les 21 jours suivant le premier versement d’une rémunération à un employé. L’inscription se fait en remplissant et en envoyant le formulaire d’inscription à l’impôt sur les salaires.

Nunavut : Les entreprises exerçant leurs activités au Nunavut doivent s’inscrire à l’impôt sur les salaires dans les 21 jours suivant le premier versement d’une rémunération à un employé (mais attention : tout employeur inscrit à l’impôt sur les salaires dans les Territoires du Nord-Ouest après le 1er avril 2019 a été automatiquement inscrit à l’impôt sur les salaires du Nunavut!). Pour vous inscrire, il vous suffit de remplir le formulaire d’inscription à l’impôt sur les salaires disponible sur la page d’information sur l’impôt sur les salaires..

Ontario : Les employeurs exerçant leurs activités en Ontario doivent déterminer s’ils sont tenus de s’inscrire au programme d’impôt-santé des employeurs (ISE) et d’y effectuer des versements. Pour plus d’informations au sujet de cet impôt, visitez le site Web de l’impôt-santé des employeurs.

Québec : Si vous faites des affaires au Québec, vous devrez inscrire votre entreprise auprès de Revenu Québec. L’inscription peut se faire en ligne et vous donnera accès aux informations sur les différentes retenues à la source, l’impôt sur le revenu et les taxes de consommation que vous devrez garder à l’esprit.

Au-delà des retenues d’impôt, le Québec exige plusieurs versements à la charge de l’employeur. Votre entreprise doit être inscrite auprès de Revenu Québec pour les retenues à la source via ClicSÉQUR. Ces versements doivent être effectués dès lors que vos employés travaillent dans un établissement situé au Québec ou qu’ils sont rémunérés par un établissement de cette province.

Pour plus de détails sur la législation de la paie au Québec, incluant le Fonds des services de santé (FSS), le Régime de rentes du Québec (RRQ), le Régime québécois d’assurance parentale (RQAP), l’assurance-emploi (AE), les normes du travail et la CNESST, consultez notre article sur la législation québécoise qui regroupe toutes les informations et les liens dont vous avez besoin.

À quelle fréquence devrais-je payer mes employés?

La fréquence de paie doit être déterminée tôt afin de faciliter l’établissement de votre calendrier de versements au gouvernement. En analysant quelques caractéristiques clés de votre organisation, vous pourrez déterminer la solution qui vous convient le mieux. Pour cela, nous avons préparé un article entièrement dédié aux tenants et aboutissants de la fréquence de paie pour choisir la meilleure option pour votre entreprise.

Comme mentionné, le prochain volet de cette série « La paie au Canada » portera sur les systèmes de paie, avec un aperçu des principales options offertes aux propriétaires d’entreprise (et des conseils pour déterminer la meilleure option pour votre situation). Restez à l’écoute de notre blogue!

Avec une configuration adéquate, les bons outils, des connaissances solides et du soutien, les propriétaires d’entreprise canadiens peuvent gérer la paie en toute confiance et éviter des erreurs coûteuses. Découvrez comment Payworks peut vous aider à simplifier les méandres de la paie pour vous offrir un horizon clair et serein.