Un petit « quelque chose de plus » : quand faut-il traiter un paiement hors cycle

Il y a une crue des traitements de paie hors cycle à cette période de l’année, et ce pour de nombreuses raisons. La découverte des ajustements nécessaires aux cumuls annuels durant les tâches de traitement de fin d’année pourrait être en cause, et demander une émission de paie supplémentaire avant la clôture de l’année d’imposition. Il se pourrait également qu’une organisation veuille entrer des informations sur la paie et soumettre des versements pour des paiements effectués à la main. Il pourrait même s’agir d’émettre un paiement de prime au personnel (cette raison-là est bien sûr la préférée de tout le monde)!

Quelle que soit la raison pour laquelle vous pensez à traiter un paiement hors cycle, examinons les bases et dans quelle mesure une solution de traitement de la paie comme Payworks peut faciliter le processus.

Quelle est la différence entre une émission supplémentaire, une émission de prime et une émission hors cycle?

Dans le monde de la paie, les termes « émission supplémentaire », « émission de prime » et « paiement hors cycle » sont souvent utilisés de manière interchangeable (mais vous pouvez vous rendre service en dinstinguant deux d’entre eux – le « Conseil de pro de Payworks » ci-dessous vous en apprendra davantage à ce sujet). Ils font tous référence au traitement d’un cycle de paie supplémentaire qui ne fait pas partie du calendrier de paie régulier d’une organisation. Par exemple, une entreprise qui verse sa paie bimensuellement aurait 24 périodes de paie dans l’année. S’il y a un 25^ème paiement, celui-ci est considéré comme un paiement hors cycle.

Conseils de pro de Payworks : Lors du traitement d’un paiement hors cycle dans le système Payworks, les clients ont la possibilité de le classer comme une « émission supplémentaire » ou une « émission de prime ». Pour vous faciliter la tâche à l’avenir, choisissez « émission supplémentaire » lors du traitement d’un paiement hors cycle pour les heures tardives, les corrections de paiement, les paiements rétroactifs ou les paiements en espèces, par exemple. Choisissez « émission de prime » lors de l’émission d’une prime annuelle, d’une prime de performance ou d’un paiement de prime selon les bénéfices, par exemple.

Nos meilleurs conseils pour déterminer quand effectuer un paiement hors cycle

Normalement, traiter un cycle supplémentaire ou bonus ne fait pas partie d’une routine de paie. Comment donc savoir quand vous devriez effectuer un paiement hors cycle et quand vous devriez maintenir le cap et respecter votre calendrier de paiement régulier? Nous nous sommes entretenus avec nos experts internes pour rassembler leurs recommandations quant aux moments opportuns pour traiter un paiement hors cycle au sein de votre organisation :

1. Lorsque vous ne voulez pas que les informations reliées à ces paies anormales soient regroupées avec les données de votre cycle de paie régulier. Cela peut s’appliquer aux primes, aux paiements en espèces et rétroactifs, aux ajustements de cumuls annuels, et plus encore. Cela permet de générer des rapports plus précis sur vos paiements hors cycle. En choisissant une émission supplémentaire ou de prime, ces informations de paie seront distinctes dans vos rapports de paie.  

Conseils de pro de Payworks : Lorsque vous avez une émission supplémentaire à effectuer, ne la remettez pas à plus tard! Veiller à ce que la date de paiement ait lieu au cours de la bonne année d’imposition vous assure que les déductions légales applicables peuvent être calculées et versées pour rester conforme et faciliter le traitement de fin d’année.

2. Lorsque vous souhaitez effectuer des versements pour des paiements en espèces. En effectuant une émission supplémentaire, votre entreprise sera en mesure de calculer et de verser les déductions légales applicables, ce qui est important pour la conformité de la paie.

Conseils de pro de Payworks : N’oubliez pas que lorsque vous utilisez la solution de traitement de la paie de Payworks, nous effectuons les versements en votre nom.

3. Lorsque vous souhaitez vous assurer de l’exactitude (et de votre propre tranquillité d’esprit!) en effectuant des déductions sur les primes du personnel. L’émission de ces paiements supplémentaires par le biais d’une solution de traitement de la paie comme celle de Payworks peut aider à simplifier des lois complexes comme « La méthode d’imposition des primes simplifiée ».

Envie d’en savoir davantage? Allez lire notre explication détaillée de la façon dont les indemnités de vacances, les déductions, les avantages et plus encore s’appliquent aux paiements de primes : https://blog.payworks.ca/fr/un-petit-quelque-chose-de-plus-comment-traiter-les-paiements-des-primes.

4. Lorsque vous souhaitez gagner du temps en saisissant les données de paie. Cela est particulièrement pertinent pour les émissions de primes, qui peuvent donner lieu au traitement nombreuses informations supplémentaires (et plus votre équipe est grande, plus c’est fastidieux).

Conseils de pro de Payworks : Il est possible de saisir manuellement les données de paie des primes dans le système Payworks, mais cette tâche peut s’avérer chronophage. Au lieu de cela, importez facilement les données dans notre système en exportant simplement la grille de paie (en créant un classeur dans Microsoft Excel), en remplissant les éléments de la ligne de prime et en réimportant le fichier CSV dans Payworks. Cela facilite l’importation des données de paie des primes dans le système!

Comment Payworks peut vous aider avec les paiements hors cycle

Un paiement hors cycle peut être effectué dans le système Payworks en huit étapes simples, que nous expliquons plus en détail ici : https://blog.payworks.ca/fr/un-petit-quelque-chose-de-plus-comment-traiter-les-paiements-des-primes. Rendez-vous dans Paie > Configur. sociétés > Renseignements sur l’entreprise > Calendrier des émissions pour commencer! Avant de traiter votre émission supplémentaire, assurez-vous d’avoir toutes les informations nécessaires à l’avance, y compris :

1. La date à laquelle l’émission supplémentaire doit être payée.
2. La méthode souhaitée pour envoyer le paiement à ou aux employés, soit par dépôt direct ou par chèque.
3. Si vous souhaitez que le ou les employés reçoivent le relevé de paie correspondant ou non.
4. La ou les valeurs approuvées pour la grille de paie.

De plus, votre RSC dédié est disponible en un clic ou par téléphone lorsque vous en avez besoin. Il y a aussi d’excellentes ressources (comme les détails « Émission supplémentaire ou de prime ») disponibles 24 h/24 et 7 j/7 dans notre Centre d’aide pour les clients.

Pour en savoir plus sur une solution de paie qui comblera vos besoins (et plus encore), visitez le site https://www.payworks.ca/fr/landing-pages/produits/traitement-de-la-paie.