Avant la fin d’année, vérifiez les adresses de livraison de votre entreprise et de vos employés.

Pour une fin d’année plus tranquille, voici une tâche simple que vous pouvez effectuer pour éviter des complications plus tard : vérifiez votre adresse de livraison et celles de vos employés avant la date d’envoi des trousses de fin d’année et des formulaires fiscaux. Faites-vous couler un latté, un thé ou un café et parcourez cette liste de vérification pour la fin d’année. Petite, mais pratique!

Prenez un instant pour vérifier l’adresse de livraison de votre entreprise

C’est particulièrement important pour les clients de Payworks qui reçoivent leurs trousses de fin d’année par la poste, car on leur demande d’indiquer une adresse de livraison. Nous suggérons à TOUTES les entreprises de revérifier leur adresse par sécurité.

Les administrateurs de compte doivent aussi savoir qu’il est possible d’entrer plusieurs adresses de livraison pour leur organisation, afin de préciser où ils veulent faire livrer leurs trousses de paie ou formulaires fiscaux. En réalité, les administrateurs peuvent dédier des adresses spécifiques à certains groupes de paie, en indiquant à quelles adresses ils veulent faire expédier leurs trousses de paie avant de finaliser le traitement de la paie. Cette option est préférable pour les franchises et autres entreprises qui ont plusieurs établissements. Utiliser cette fonctionnalité permet de réduire le temps nécessaire à un professionnel de la paie pour traiter les papiers manuellement une fois reçus.

N’oubliez pas, l’option numérique est toujours la plus rapide! Prenez le temps d’aller vérifier l’adresse courriel indiquée dans le dossier pour recevoir les copies numériques de vos trousses de fin d’année et de vos formulaires fiscaux. En plein traitement de fin d’année, personne ne veut recevoir un message d’erreur!

Prenez un instant pour vérifier l’adresse de livraison de vos employés

Pour traiter les formulaires fiscaux de vos employés sans encombre, vous aurez besoin de leurs adresses. Ces informations sont demandées sur le formulaire fiscal lui-même, et si vous les leur envoyez par courrier, il est important d’avoir leurs adresses correctes.

Encore une fois, l’option numérique est toujours la plus rapide! Si vous remettez aux employés leurs formulaires fiscaux par voie électronique, prenez le temps de vérifier comment ils recevront ces copies numériques (en regardant notamment l’adresse courriel renseignée dans leur dossier). Avec Payworks, les formulaires fiscaux des employés sont conservés en sécurité et accessibles seulement aux employés qui en ont besoin dans notre portail de Libre-service des employés (LSE) en ligne (si le LSE a été activé pour l’employé en question). 

Prenez le temps de vérifier comment vos anciens employés reçoivent leurs formulaires fiscaux

Maintenant que vous avez vérifié les adresses de votre entreprise et de vos employés, c’est le moment de penser aux membres du personnel qui sont en congé, partis à la retraite ou ont changé de carrière dans l’année écoulée. Vous aurez besoin de leur adresse postale actuelle pour leur envoyer leurs formulaires fiscaux. Dans l’application Payworks, il est possible de laisser actifs les comptes LSE des anciens employés, afin qu’ils puissent accéder à leurs formulaires fiscaux en version électronique. Contactez votre représentant·e du service à la clientèle pour en savoir plus.

Tous les changements et toutes les mises à jour apportés à notre application par des administrateurs autorisés peuvent être faits facilement et sont appliqués instantanément, ce qui vous fait économiser un temps précieux et vous évite le stress à l’approche de la date de clôture du traitement de fin d’année!