Vous ne traitez les formulaires d’impôts qu’une seule fois par an, voici ce que vous pourriez être susceptible d’oublier

Si vous êtes responsable du traitement de la paie, nul besoin de vous dire que cela peut-être compliqué. Même si vous gérez vos tâches quotidiennes de façon à ce que les employés soient payés sans erreurs et à temps, la fin de l’année civile peut tout de même réserver des surprises. Le traitement de fin d’année peut être chronophage et difficile à gérer, notamment parce qu’il faut veiller à se tenir au courant des nouvelles lois qui peuvent avoir changé pendant l’année…

Nous comprenons : étant donné que vous traitez les formulaires d’impôts des employés une seule fois par an, certaines de ces tâches annuelles peuvent simplement échapper aux radars. N’attendez pas qu’il soit trop tard pour réfléchir à cette question! Pour vous aider, nous avons mis sur pied une liste de choses que vous pourriez être susceptible d’oublier lors du traitement de fin d’année :

Mettre à jour et inclure toutes les informations des employés

Vous vous dites peut-être : « C’est évident! » Mais si vous oubliez sans faire exprès de remplir la case 12 (qui correspond au numéro d’assurance sociale, ou NAS, d’un employé), votre entreprise pourrait être sujette à une amende de l’Agence du revenu du Canada (ARC) d’un montant de 100 $ par NAS manquant.

Conseils de pro de Payworks : Si un employé reçoit un NAS permanent au cours de l’année, assurez-vous que cette nouvelle donnée soit reportée dans la case 12.

Il est également important de veiller à avoir les dates de naissance de tous les employés. L’âge des employés détermine s’ils doivent ou non être exemptés des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) (et nous vous expliquerons pourquoi c’est important plus tard. Un indice : cela concerne les surplus et les déficits des totaux du RPC!).

Pour les entreprises qui comptent des employés hybrides, en télétravail ou soumis à plusieurs juridictions, il faut faire attention à la case 10 — Province d’emploi. La province d’emploi peut différer de la juridiction de l’employeur, et les répercussions fiscales ne doivent pas être négligées.

Les autres informations des employés à vérifier, étant donné qu’elles sont susceptibles de changer d’année en année, comprennent :

• Prénom(s) et nom(s)
• Adresses postales physiques
• Adresses courriel

Cette information est importante lorsqu’on prend en considération la façon dont les formulaires d’impôt des employés sont distribués, car l’ARC indique que les entreprises doivent « recevoir le consentement écrit des employés avant d’envoyer leurs feuillets T4 par courriel » et « si l’on sait que l’adresse d’un employé est erronée, les feuillets T4 ne doivent pas être envoyés à cette adresse ».

Conseils de pro de Payworks : La distribution électronique des formulaires d’impôts des employés peut être réalisée par le biais du Libre-service des employés (LSE) plutôt que par courriel. En fournissant l’accès aux feuillets d’impôts par le biais d’un portail en ligne sécurisé, les entreprises peuvent profiter d’une couche de sécurité supplémentaire.

Par ailleurs, n’oubliez pas de contacter tous vos anciens employés qui ont reçu des gains lors de l’année civile passée. Décidez comment ils recevront leurs formulaires d’impôts et vérifiez avec eux que leurs informations (notamment leur adresse) n’aient pas changé.

Nous vous avions promis de vous expliquer… Vérifiez qu’il n’existe pas de déficits ou de surplus de retenue au titre du RPC

Les retenues au titre du RPC apparaissent à la case 16 si la province d’emploi d’un employé est différente du Québec. Il peut être difficile de veiller à ce que ces retenues s’additionnent correctement, car les employés sont exemptés des cotisations au RPC s’ils ont moins de 18 ans ou plus de 70 ans (ou s’ils ont plus de 65 ans et ont rempli le formulaire CPT30). Mais il est important de vérifier qu’il n’existe pas de déficits ou de surplus de retenue au titre du RPC avant de finaliser les formulaires d’impôts de fin d’année.

Vérifiez les rapports de paie et de fin d’année

Nous conseillons à nos clients de commencer à vérifier leurs rapports de paie de fin d’année mi-novembre et de continuer à le faire jusqu’au dernier cycle de paie de l’année civile. Nos représentants du service à la clientèle formés par l’INP (RSC) recommandent de faire plus particulièrement attention à ce qui suit :

• Les totaux des cumuls annuels 
• Les montants relatifs au RPC
• Les montants relatifs à l’AE
• Les montants relatifs aux avantages imposables

Lors de la vérification du traitement de fin d’année, il convient également d’inclure les employés dont le contrat a été terminé afin d’’obtenir une représentation exacte des totaux de vos cumuls annuels.

Conseils de pro de Payworks : Avant de finaliser le traitement de fin d’année, veillez à bien avoir enregistré tous les paiements réalisés en dehors de l’application Payworks avant le dernier cycle de paie de l’année.

Vérifiez l’affectation des cases

Un autre élément important à vérifier avant de finaliser le traitement de fin d’année est l’affectation des cases. Il s’agit de s’assurer que les bons totaux pour les éléments de paie (tels que les gains, les retenues, les avantages, la CAT, les taxes provinciales, les commissions, les pensions, etc.) sont tous inscrits dans les bonnes cases sur les formulaires d’impôts. Quelques détails à prendre en compte lors de la vérification :

• Vérifiez où sont inscrits les totaux correspondant aux avantages, étant donné qu’il existe des cases séparées pour les avantages imposables et non imposables.
• Le cas échéant, les numéros de régime de pension agréé sont requis sur les formulaires d’impôts, ainsi que les totaux des cotisations des employés et des employeurs.
• Si un syndicat ne remet pas de reçu aux employés aux fins des cotisations syndicales, celles-ci doivent être reportées sur le formulaire d’impôts à la case 44, et les droits d’adhésion ne doivent pas être inclus dans le total.
• En règle générale, les valeurs négatives ne doivent jamais apparaître.

Conseils de pro de Payworks : Notre application génère un rapport sur les cases, qui constitue un résumé condensé de tous les formulaires d’impôts et qui est pratique à consulter au moment de vérifier les éléments de paie et les affectations des cases correspondantes, notamment tout en bas, où les éléments de paie et leurs cumuls annuels sont indiqués.

Vérifiez votre T4 Sommaire

Les T4 Sommaires exposent le cumul des cotisations des employés et des employeurs, et l’ARC exige qu’ils soient soumis lors du processus de traitement de fin d’année.

Avant de finaliser le traitement de fin d’année, vérifiez que les informations et totaux indiqués dans le T4 Sommaire correspondent aux totaux que vous avez inscrits sur les formulaires d’impôts de vos employés, notamment les cotisations totales au titre du RPC, de l’assurance-emploi (AE) et de l’impôt sur le revenu. Les totaux devraient correspondre à vos versements à l’ARC.

Conseils de pro de Payworks : Notre application génère le T4 Sommaire dans le cadre du processus de traitement de fin d’année, et tout comme avec les remises gouvernementales, nous remplissons également le T4 Sommaire pour le compte de nos clients après qu’ils ont finalisé le traitement de fin d’année dans les délais! Les clients peuvent vérifier les informations sur le formulaire T4 Sommaire sur le rapport sur les cases (susmentionné).

Vous remplissez toujours manuellement les formulaires pour le traitement de fin d’année? Payworks facilite le traitement de fin d’année! Nous mettons fin au stress de la saison des impôts grâce à nos widgets d’avertissement tout au long de l’année et une liste de vérification de fin d’année interactive, et vous pouvez toujours compter sur nos RSC formés par l’INP. Nous nous chargeons également des versements pour vous, pour que vous ne manquiez aucune étape.

Nous pensons que vous allez adorer nos solutions, alors pour en savoir plus, rendez-vous sur : https://www.payworks.ca/fr/solutions/traitement-de-la-paie.