Cinq questions et réponses des petites entreprises sur la fin d’année

Psst : plus que quelques semaines avant la date limite pour produire les feuillets T4 et Relevés 1 pour l’année d’imposition 2025! Nous sommes convaincus que vous avez suivi notre liste de vérification en 10 étapes (... n’est-ce pas?), mais il reste peut-être quelques détails à régler avant le 28 février 2026.

En ces derniers jours précédant le traitement de fin d’année, il reste souvent quelques questions auxquelles nous sommes ravis de répondre pour nos clients PME, et ce sont peut-être des questions que vous vous posez aussi! Aujourd’hui, nous répondrons aux questions suivantes :

1. Comment résoudre les avertissements sur mon écran de rapports de fin d’année?
2. Qu’est-ce que l’affectation des éléments aux cases et comment la configurer?
3. Comment puis-je générer un rapport de fin d’année personnalisé?
4. Que faire si j’ai commis une erreur dans mes T4 finalisés et autorisés?

5. Que puis-je faire pour faciliter la fin d’année l’an prochain?

Nous avons même une experte de la fin d’année avec nous : Susan Bjerring, chef d’équipe du service à la clientèle pour les petites entreprises, est là pour vous fournir les réponses dont vous avez besoin!

C’est parti!

Comment résoudre les avertissements sur mon écran de rapports de fin d’année?

Tout d’abord, que signifie la présence d’un avertissement sur l’écran des rapports de fin d’année d’un client Payworks?

« Les avertissements sur l’écran d’accueil identifient les points clés que l’Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec (RQ) vérifient lors de la production des T4 et des RL-1, afin que les clients puissent résoudre tout problème avant la date limite de production », explique Susan. « Les raisons les plus courantes des avertissements de fin d’année sont des NAS ou des adresses manquants dans les dossiers des employés, ou un code de Régime canadien de soins dentaires (RCSD) manquant. » 

Capture d’écran du tableau de bord des avertissements de fin d’année.

« Certains de ces éléments peuvent entraîner des pénalités, des rapports de la RGAP ou des écarts qu’il faudra traiter plus tard; il est donc important de les régler avant de finaliser et d’envoyer vos T4. » 

Vous pourrez résoudre facilement par vous-même plusieurs de ces avertissements grâce aux détails fournis sur l’écran des rapports de fin d’année. Toutefois, si vous avez toujours des doutes sur la façon de corriger l’un d’entre eux, notre équipe du service à la clientèle est là pour vous aider et vous guider pour les résoudre. Vous avez une question en dehors des heures d’ouverture? Notre Centre d’aide est accessible 24 h/24, 7 j/7! 

Qu’est-ce que l’affectation des éléments aux cases et comment la configurer? 

Le terme « éléments des cases » signifie simplement que vous devez vous assurer que les bons gains, avantages sociaux et retenues sont déclarés aux bons endroits (dans les bonnes cases!) sur vos formulaires d’impôt.

« S’assurer que les éléments des cases sont affectés correctement garantit l’exactitude de la production des T4 », souligne Susan. « Mieux vaut prévenir que guérir! Faire le travail de recherche préalable pour s’assurer que tout est correct permet une production de fin d’année fluide, sans retour de la part de l’ARC. »

La plupart des gens savent que le revenu d’emploi est inscrit à la case 14 d’un T4 ou à la case A d’un RL-1. Mais qu’en est-il des allocations imposables, des dons de bienfaisance ou des cotisations à un RPA? Tous ces éléments doivent être affectés à la case appropriée. Pour vous assurer d’affecter vos éléments à la bonne case, nous vous recommandons de consulter les instructions relatives aux cases du feuillet T4 et du feuillet T4A de l’ARC, ainsi que le Guide du relevé 1 de Revenu Québec.

Si vous n’êtes pas certain de l’endroit où un élément de paie particulier doit être inscrit, contactez votre représentant du service à la clientèle (RSC) ou contactez l’ARC ou Revenu Québec.

Capture d’écran de la page Sommaires de fin d’année de l’employeur et affectation des cases T4/RL-1.

Conseil de pro de Payworks : Saviez-vous que vous pouvez télécharger une copie de votre configuration actuelle des éléments de paie à l’aide du rapport Sommaire de la configuration des éléments de paie?

Comment puis-je générer un rapport de fin d’année personnalisé?

Les options de rapports dépendent du type de données que vous recherchez (certains rapports peuvent nécessiter des fonctions supplémentaires sur votre profil, comme le module Analytique), mais bon nombre des rapports de fin d’année les plus courants se trouvent (vous l’aurez deviné!) sur l’écran des rapports de fin d’année Vous y trouverez des options pour télécharger les T4, les RL-1, les rapports sur les cases, les exportations RCSD et un sommaire de la configuration des éléments de paie.

Besoin de plus de renseignements ou d’options personnalisées? Aucun problème, c’est là que votre représentant du service à la clientèle dédié devient indispensable, d’après Susan : 

« C’est le moment idéal pour appeler votre RSC. Nos représentants possèdent une connaissance approfondie de notre produit! Nous pouvons combiner cette expertise avec les informations de notre Centre d’aide et nos ressources (vidéos et listes de vérification pour la fin d’année) afin de les adapter et les personnaliser selon vos propres besoins de rapports. » 

Conseil de pro de Payworks : Vous pouvez (et nous vous le recommandons fortement!) télécharger une copie de vos documents fiscaux soumis à l’aide du fichier de téléchargement des documents de fin d’année. Il s’agit d’une ressource précieuse (et gratuite!), car il est important pour les entreprises de conserver des copies de leurs envois. Le téléchargement des documents comprend tous les rapports de fin d’année, les bulletins de paie, les registres de la paie et d’autres éléments pour chaque période de paie de l’année. 

 Capture de l’écran de téléchargement des documents de fin d’année.

Que faire si j’ai commis une erreur dans mes T4 finalisés et autorisés?

 Pas de panique! Voyons ce que notre experte Susan a à dire à ce sujet : 

« Lorsque j’aide des clients à rectifier une erreur, la première étape consiste à analyser ensemble la situation, pour trouver le meilleur moyen de rectifier le tir. La plupart du temps, il s’agit d’un simple ajustement de cumul annuel pour les éléments incorrects ou manquants dans les fichiers envoyés. Corriger ces erreurs est un processus simple que nos RSC maîtrisent parfaitement! » 

 L’erreur est humaine, nous le comprenons bien. C’est pourquoi nous avons intégré des options permettant de simplifier les corrections, que l’erreur ait été découverte avant ou après la date limite de déclaration. Avant la date limite : votre RSC peut vous guider à travers un processus de réautorisation. Après la date limite : il peut autoriser une modification en votre nom. 

Conseil de pro de Payworks : Le saviez-vous? Une fois la date limite de production passée, certaines erreurs ne doivent pas être corrigées. N’oubliez pas de vérifier auprès de l’ARC pour obtenir de plus amples renseignements. 

Que puis-je faire pour faciliter la fin d’année l’an prochain? 

C’est une excellente question! Il y a toujours de la place pour améliorer les choses, même si le processus est déjà fluide.
Voyons ce que notre expert a à dire là-dessus : 

« Je recommande de consulter régulièrement vos avertissements de fin d’année tout au long de l’année et de parcourir minutieusement la liste de vérification de fin d’année. Elle est accessible en tout temps, et les premières étapes sont rapides et faciles à réaliser par vous-même! » 

 Rappelez-vous : plus tôt vous vous y prenez, mieux c’est. En vérifiant régulièrement vos avertissements (et en prenant les actions nécessaires), vous assurant que vos cumuls annuels sont exacts tout au long de l’année et en respectant les dates limites de traitement, vous pouvez déjà bien vous préparer au traitement de fin d’année.

 Le mot de la fin de Susan (sa passion, c’est d’aider!) : 

« Maintenir un dialogue ouvert avec votre RSC au sujet de vos questions au fur et à mesure qu’elles surviennent peut être très utile. Par exemple, si vous effectuez un ajustement de votre paie en juin, demandez à votre RSC quelle sera l’incidence sur votre fin d’année! Nos RSC sont formés par l’Institut national de la paie (INP) et sont très compétents; ils pourront vous donner les réponses nécessaires au moment où vous en aurez besoin! »

Et voilà! Le traitement de fin d’année n’est pas nécessairement synonyme de stress, surtout si vous êtes prêt grâce à ces conseils. N’oubliez pas : votre RSC dédié est toujours là pour vous aider, et vous pouvez compter sur les ressources de notre Centre d’aide, accessibles en tout temps. 

Vous souhaitez assurer votre conformité et rester au courant des changements dans la législation tout au long de l’année pour faciliter davantage votre traitement de fin d’année? Consultez notre Guide de la paie!