La fréquence de paie simplifiée – un guide rapide pour les entreprises canadiennes

Lors de la création d'une entreprise, l’une des nombreuses décisions à prendre concerne la fréquence à laquelle votre personnel recevra son salaire. En réglant cette question dès le départ, vous vous assurez non seulement d’établir un calendrier de paie conforme à vos échéances de versement des retenues, mais vous offrez aussi à vos employés la stabilité nécessaire pour mieux gérer leurs finances personnelles.

Vous ne savez pas par où commencer? Nous sommes là pour ça! Nous passerons en revue les éléments clés pour trouver la meilleure solution pour vous et votre entreprise en répondant aux questions qui nous sont le plus souvent posées :

1. Comment déterminer la fréquence de paie idéale?
2. Quelles sont les options de fréquence de paie au Canada?
3. Quels sont les avantages et les inconvénients pour chaque fréquence?
4. Quelle est l’incidence de la législation régionale sur les options de fréquence de paie au Canada?
5. Comment configurer et modifier la fréquence de paie de mon entreprise?

C’est parti!

Comment déterminer la fréquence de paie idéale?

Parmi tous les facteurs à considérer pour trouver la solution idéale, vos réponses à ces cinq questions constituent le point de départ idéal pour prendre une décision éclairée.

• Quelles sont vos réglementations provinciales ou territoriales? La plupart des régions exigent le respect de fréquences de paiement minimales, allant de tous les 14 jours à une fois par mois. Ces exigences peuvent également varier selon le type d’emploi. Ne vous inquiétez pas, nous aborderons ce point dans notre section sur la législation ci-dessous!
  
• Combien de temps et de ressources sont nécessaires pour traiter la paie? Un traitement plus fréquent nécessite plus de travail administratif au cours de l’année, ce qui peut augmenter les coûts associés. Cela dit, les divergences peuvent être détectées et corrigées plus rapidement lorsque la paie est traitée plus fréquemment; cela donne également aux employés un accès plus rapide à leur salaire.
  
• Quel type de travailleurs avez-vous (salariés ou horaires)? Certaines entreprises préfèrent payer les employés horaires plus fréquemment, car les horaires peuvent varier d’une semaine à l’autre, ce qui facilite le calcul des heures supplémentaires et des corrections. Une paie versée plus fréquemment peut aussi être un atout pour attirer et fidéliser le personnel!  
  
• À quoi ressemble votre calendrier de flux de trésorerie, et comment cela affecte-t-il votre planification financière? Il est judicieux d’analyser vos cycles de facturation, vos rentrées de fonds habituelles et vos échéances de paiement afin de planifier la paie à un moment où votre flux de trésorerie est le plus favorable.
  
• Au moment du traitement, verserez-vous le salaire pour la période en cours ou avec un décalage (en arriérés)? Payer avec un décalage (en arriérés) signifie que les employés ne sont payés pour leur travail qu’une fois celui-ci terminé. Bien que cela réduise le risque de devoir effectuer des corrections et des paiements rétroactifs, cela signifie aussi que les employés doivent attendre un peu plus longtemps pour être payés pour le travail accompli. C’est plus souvent le cas pour les employés horaires.
  
  D’un autre côté, payer sans décalage (pour la période en cours) implique de verser un salaire basé sur un travail qui n’a pas encore été terminé au moment du traitement. Cela signifie que les employés sont payés plus rapidement (car il n’y a pas de décalage entre les heures enregistrées et la paie traitée et versée), mais cela peut aussi augmenter le fardeau administratif en raison de la possibilité d’ajustements rétroactifs. Cette méthode est le plus souvent utilisée pour les employés salariés.

Quelles sont les options de fréquence de paie au Canada?

Il existe de nombreuses options de fréquence : trimestrielle, mensuelle, 13 périodes par an (toutes les 4 semaines), bimensuelle (deux fois par mois), à la quinzaine (tous les 14 jours), 22 ou 10 périodes par an (généralement pour les enseignants) et hebdomadaire.

Nous allons examiner plus en détail les quatre options les plus populaires :

Quels sont les avantages et les inconvénients pour chaque fréquence?

Chaque option comporte des points positifs et négatifs! Souvent, la décision dépend généralement de deux facteurs : le respect de la législation et les préférences du propriétaire d’entreprise, souvent influencées par les normes du secteur ou sa propre expérience.

Hebdomadaire

Avantages :

• Accès plus rapide au salaire pour les employés.
• Calculs des heures supplémentaires plus faciles pour le personnel horaire.
• Respect des minimums de fréquence de paie de toutes les provinces et territoires.
• Parfois utilisée par les métiers spécialisés, les syndicats et le secteur manufacturier.

Inconvénients :

• Plus grand fardeau administratif avec 52 traitements de paie par an.
• Coût de traitement de la paie plus élevé (matériel, frais, coûts d’allocation du temps de travail, etc.).
• Peut entraîner certains défis liés à la trésorerie.
  
  

À la quinzaine (tous les 14 jours)

Utilisée par de nombreuses industries pour divers types d’employés, c’est l’une des deux options les plus populaires. Les employeurs choisissent un jour de la semaine pour les paiements à la quinzaine (par exemple, un vendredi sur deux) et ont généralement un total de 26 traitements de paie par an.

Avantages :

• Planification facile des paiements automatisés (pour la budgétisation personnelle des employés).
• Calendrier de traitement répétitif.
• Respect des minimums de fréquence de paie de toutes les provinces et territoires.
• Généralement plus cohérent et plus facile à calculer, car chaque période de paie couvre le même nombre de jours.
• Les secteurs du commerce de détail, de l’hôtellerie et des services (comme les TI, la construction et la santé) privilégient souvent cette option, qui est idéale pour la gestion de la paie des employés horaires. En éliminant les coûts de traitement et d’administration associés à la paie hebdomadaire, cela laisse aussi suffisamment de temps pour vérifier les heures et effectuer les ajustements, tout en maintenant des paiements assez fréquents pour les employés horaires.

Inconvénients :

• Ne s’aligne pas toujours avec les périodes comptables mensuelles, ce qui peut entraîner des reports en comptabilité. Les salaires gagnés au cours d’un mois peuvent n’être payés que le mois suivant, mais doivent tout de même être notés dans vos comptes pour le bon mois.
• Les jours travaillés où les salaires ne seront payés qu’à la période du mois suivant sont considérés comme « accumulés ». Ils peuvent être calculés en déterminant une paie quotidienne moyenne (basée sur la paie précédente), ou en faisant une estimation du salaire prévu, dans le cas où les montants de paie varient. Le temps de travail administratif supplémentaire consacré à ces calculs est un facteur à prendre en compte pour votre décision!
  
  

Bimensuelle (deux fois par mois)

C’est l’autre option de fréquence de paie la plus populaire. Les employeurs effectuent deux traitements de paie par mois, souvent le 15 et le dernier jour du mois, pour un total de 24 traitements de paie par an.

Avantages :

• Plus facile pour la tenue de comptes lors de la clôture de fin de mois et de fin d’année, en supposant que la date de fin de la période de paie et la date de paiement soient les mêmes.
• Pas de report d’un mois à l’autre.
• Respect des minimums de fréquence de paie de toutes les provinces et territoires.
• Utilisée dans divers secteurs, c’est aussi le modèle souvent utilisé pour supprimer l’obligation d’avances de mi-mois pour ceux qui ont une fréquence de paie mensuelle. Cela garantit également que, dans de tels cas, les versements se basent sur la fréquence de l’employeur plutôt que sur une estimation lors d’une avance.

Inconvénients :

• Moins prévisible que la paie aux deux semaines pour les employés horaires, car le montant de la paie varie selon le nombre de jours inclus dans la période.
  
  

Mensuelle

Avantages :

• Principalement utilisée par les professionnels qui ne sont pas assujettis aux heures supplémentaires (comme les enseignants, les médecins, les ingénieurs, etc.). La paie est simplifiée, réduisant le fardeau administratif grâce à la nature prévisible des périodes de paie stables, au type d’employé et à la clôture à chaque fin de mois (pas de report dans le cas où les dates de début et de fin de période de paie sont alignées avec la date de paiement).

Inconvénients :

• Ne respecte pas les minimums de fréquence de paie de la plupart des provinces et territoires.
• Avec les avances de mi-mois occasionnelles, les coûts finissent par être similaires ou égaux à l’option bimensuelle.

Quelle est l’incidence de la législation régionale sur les options de fréquence de paie au Canada?

Lors du choix de la fréquence de paie pour votre entreprise, vous devrez également garder à l’esprit toute législation provinciale ou territoriale sur la fréquence de paiement qui s’applique à vos employés.

Veuillez noter que les indemnités de vacances et la paie finale suivant une cessation d’emploi peuvent être assujetties à des délais de paiement minimums différents.

Comment configurer et modifier la fréquence de paie de mon entreprise?

Configurer votre fréquence de paie avec Payworks est simple! Notre équipe peut faire des recommandations adaptées à votre entreprise afin que, au moment de commencer votre intégration, vous ayez choisi une option qui vous convient, à vous et à votre équipe.

Modifier votre fréquence

Si vous avez déjà une fréquence de paie en place et que vous songez à la changer, c’est le moment idéal pour le faire! Plus vous entamez le processus tôt dans l’année, mieux c’est, car les retenues fiscales (AE, RPC, etc.) et les exemptions sont calculées en fonction de la fréquence de paie. Modifier la fréquence exige souvent d’ajuster les retenues pour éviter de prélever trop ou pas assez d’argent à vos employés. Cela pourrait aussi entraîner une revue des gains ouvrant droit à pension et assurables (RGAP) de la part de l’ARC pour s’assurer que les retenues ont été calculées correctement.

Conseil de pro de Payworks : N’oubliez pas que vous devez émettre un relevé d’emploi (RE) à tous les employés concernés lorsque vous modifiez votre fréquence de paie (consultez notre article « L’ABC des RE » pour savoir pourquoi c’est une obligation, et pour tout savoir sur les RE en général!). Notre Gestionnaire de RE élimine le stress lié à l’émission des RE; vous pouvez ainsi vous concentrer sur vos activités principales, tout en garantissant à vos employés une paie exacte et ponctuelle.

Besoin d’aide et de conseils pour payer vos employés tout en restant conforme à la législation? Depuis plus de 25 ans, Payworks vous guide à travers les complexités de la paie canadienne (et bien plus). Découvrez pourquoi 98 % des entreprises qui choisissent Payworks décident de rester, et comment nos solutions sont conçues pour aider les propriétaires d’entreprise comme vous à faire face à l’univers changeant de la paie et de la gestion de la main-d’œuvre : https://www.payworks.ca/fr/landing-pages/campaigns/reservez-une-demonstration.