L’ABC des RE : qu’est-ce que c’est? Quand les produire et pourquoi? Et comment pouvons-nous vous aider?

Lorsque vous dirigez une petite entreprise, chaque membre de votre fantastique équipe joue un rôle essentiel pour garder votre entreprise à flot. Alors, quand l’un d’entre eux vous dit au revoir, que ce soit pour un congé temporaire, pour saisir une nouvelle opportunité professionnelle, ou autre, vous vous retrouvez à devoir gérer la réattribution de ses quarts de travail et de ses projets… ainsi que la paperasse associée.

Aujourd’hui, nous sommes là pour vous aider à gagner du temps et vous éviter des maux de tête potentiels en vous expliquant les bases des Relevés d’emploi (RE) et en mettant à votre disposition une solution simple pour vous aider à rayer cette tâche de votre liste de choses à faire. Ouf!

Qu’est-ce qu’un RE et pourquoi est-il nécessaire?

Un RE est un document obligatoire pour le programme d’assurance-emploi (AE) de Service Canada. Les employeurs doivent remplir et soumettre ce formulaire (au format numérique ou papier) pour chaque employé quittant son entreprise, qu’il ait l’intention de demander l’AE ou non. Les RE fournissent des renseignements sur l’historique d’emploi d’un employé dans une entreprise, ainsi que sur sa rémunération assurable et ses heures assurables.

Un RE fournit au gouvernement les renseignements dont il a besoin pour déterminer si une personne est admissible aux prestations de l’AE, ainsi que le montant auquel elle a droit et pendant combien de temps.

En tant qu’employeur, quand dois-je remplir un RE pour des employés à temps plein?

Les employeurs doivent produire ce relevé lorsqu’un employé connaît une « interruption de rémunération ». Ces interruptions peuvent se produire pour plusieurs raisons, que ce soit des blessures, des maladies, des congés, une mise à pied, ou autre encore, dont d’autres raisons auxquelles on ne pense pas forcément! Par exemple :

• Lorsque le salaire d’un employé est égal ou inférieur à 40 % de sa rémunération hebdomadaire habituelle en raison de divers types de congé (congé maladie, maternité/parental ou de compassion/pour proches aidants), cela est également considéré comme une interruption de rémunération et nécessite la production d’un RE.
• Remarque pour les employés du Québec : En général, si un employé situé au Québec part en congé maternité, paternité, parental ou pour adoption, Service Canada partage automatiquement les informations de son RE au gouvernement provincial du Québec et aux administrateurs du programme du RQAP. Les employeurs et les employés n’ont donc pas besoin d’envoyer un RE supplémentaire pour demander les prestations.
• Votre organisation change-t-elle son type de période de paie (hebdomadaire, aux deux semaines, mensuelle, etc.)? Vous devez produire un RE pour tous les employés (à temps plein et temps partiel), qu’ils connaissent une interruption de rémunération ou non.

Dans le cas d’une interruption de rémunération, les employeurs doivent produire les RE après sept jours civils consécutifs sans travail ni rémunération assurable. Toutefois, certains employés sont exemptés de la règle des sept jours, notamment les employés ayant des horaires atypiques (comme le personnel de santé et les ouvriers d’usine), les agents immobiliers et les travailleurs dont les gains reposent principalement sur des commissions. Pour en savoir plus sur les exceptions, visitez : https://www.canada.ca/fr/emploi-developpement-social/programmes/assurance-emploi/ae-liste/rapports/re-guide.html.

Vous seriez surpris d’apprendre que vous pourriez aussi être contacté par Service Canada afin de produire un RE pour l’un de vos employés — même s’il fait toujours partie de votre équipe et que tout fonctionne comme d’habitude selon vous! Cela peut se produire lorsqu’un employé a deux emplois, mais rencontre une interruption de rémunération dans l’un d’entre eux. Service Canada se sert des RE de chaque employeur pour calculer le montant des prestations d’AE auquel l’employé a droit, et pendant combien de semaines.

Un RE peut également être requis quand :

• Un employé reste avec le même employeur, mais, qu’en raison d’un changement de poste ou de service, son numéro de compte de paie auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC) change.
• Une entreprise change de propriétaire.
• Un employeur fait faillite.

Dans les trois cas ci-dessus, un RE ne doit pas forcément être soumis lorsqu’il n’y a pas d’interruption de rémunération et, le cas échéant, un RE unique peut être produit pour couvrir les deux périodes d’emploi (généralement par le nouvel employeur ou le syndic prenant en charge la gestion de l’entreprise). Cela étant, il est toujours préférable de produire un RE (par exemple, vous devriez remplir un RE si le numéro de compte de paie change).

En tant qu’employeur, quand dois-je produire un RE pour des travailleurs occasionnels, à temps partiel et sur appel?

Pour ce type d’employés, vous n’avez pas à produire de RE après le délai de sept jours. À la place, vous produirez un RE quand ils n’auront pas travaillé du tout ou n’auront pas généré de rémunération assurable pendant 30 jours. Il existe toutefois des exceptions :

• Lorsqu’il y a une interruption de rémunération et que l’employé a demandé un RE.
• Lorsqu’un employé n’est plus sur la liste des employés actifs.
• Lorsque Service Canada demande un RE.

En tant qu’entreprise saisonnière, quand dois-je produire un RE?

L’ARC s’attend à ce que le versement des retenues à la source pour l’AE se fasse tout au long de l’année. Les entreprises saisonnières doivent remplir un formulaire Versement nul et produire un RE à la fin de la saison.

Et si mon entreprise propose un régime d’assurance-salaire?

Si vous versez des prestations d’un régime d’assurance-salaire non assurables, vous devez produire un RE lorsqu’une interruption se produit. Si vos prestations sont assurables, vous devez produire deux RE distincts en cas d’interruption :

• Le premier au moment de l’interruption initiale,
• Et le deuxième pour couvrir la période des prestations du régime d’assurance-salaire (qui devra être produit à la fin du programme).  

Mon organisation offre des congés autofinancés, quand devons-vous produire un RE?

En raison de la nature du congé auto-financé, une « interruption » ne se produit pas, donc vous n’avez pas à produire de RE, à moins que l’accord soit rompu par l’une des parties pendant le congé et que l’employé ne revienne pas. Dans ce cas, la date indiquée à la case 11 devra correspondre à la dernière date à laquelle l’employé a travaillé avant son départ en congé.  

Je dois produire un RE, que dois-je faire en premier?

La première étape : dépêchez-vous, puis attendez! Vous devez émettre la dernière paie de l’employé avant de remplir son RE. Mais n’attendez pas trop…

Conseils de pro de Payworks : À l’aide de la solution Traitement de la paie, vous pouvez faire passer le statut d’un employé sur « Dernière paie » en un seul clic. Son statut passe automatiquement à « Terminé » une fois que la dernière paie a été émise (il en va de même pour les employés partant en congé). En mettant en correspondance la rémunération de l’employé avec les paiements supplémentaires, comme les paies de vacances, les paies de jours fériés et autre, toute rémunération versée dans sa dernière période de paie s’affichera automatiquement dans le Gestionnaire de RE.  

Y a-t-il une date limite à respecter pour la soumission des RE?

Pour les RE électroniques, les employeurs avec un cycle de paie hebdomadaire, aux deux semaines ou bimensuel ont jusqu’à cinq jours civils après la dernière période de paie de l’employé (lorsque l’interruption se produit) pour soumettre le RE. Les employeurs avec un cycle de paie mensuel ont soit cinq jours civils après la dernière période de paie soit 15 jours civils après la première journée d’interruption (en fonction de la première de ces éventualités). Avec un RE électronique, il n’est pas nécessaire de fournir une copie papier aux employés, puisqu’il est automatiquement envoyé à Service Canada par l’intermédiaire de votre compte Service Canada ou de l’application sécurisée RE Web (pour laquelle les employeurs peuvent s’inscrire en ligne!).

Les employeurs qui optent pour les RE papiers disposent de cinq jours civils pour les soumettre, à partir de la première journée d’interruption de la rémunération ou de la date à laquelle l’employeur est informé qu’il y a interruption de la rémunération. La partie un du RE original doit être remise à l’employé afin qu’il puisse la soumettre à Service Canada au moment de faire sa demande d’AE. Les employeurs doivent noter ce qui suit : Service Canada exige désormais que vous les appeliez pour leur demander un RE papier et leur expliquer pourquoi vous faites la demande d’une version papier. En général, un seul RE est produit par demande. Comme nous le savons tous, la vie n’est pas toujours en accord avec les calendriers et les cycles de paie. Que se passe-t-il si une interruption de rémunération a lieu au milieu d’un cycle de paie ou qu’un employé doit partir en congé en raison d’une urgence? Si un RE doit être émis avant la fin du cycle de paie, les employeurs peuvent calculer la rémunération et les heures assurables à payer pendant le prochain cycle de paie et inclure ce total dans le RE.

Conseils de pro de Payworks : La solution Traitement de la paie de Payworks calculera pour vous la rémunération et les heures assurables nécessaires en fonction des informations qui ont été saisies. Vous pouvez également effectuer un cycle de paie pour payer à l’employé la rémunération qui lui est due jusqu’au jour de l’interruption, puis émettre le RE.

Que se passe-t-il ensuite? Une fois que Service Canada reçoit le RE, il passe par un processus de validation automatisé. Les RE qui sont refusés à cette étape le sont en général parce qu’ils contiennent une erreur, que le système en ligne de Service Canada soulignera pour vous avec un message d’erreur.

Les RE peuvent être refusés pour plusieurs raisons, notamment les droits d’accès de l’utilisateur (dans le cas où l’utilisateur ne dispose pas des droits d’accès au numéro d’entreprise pour lequel il essaie de soumettre un RE). Parmi les erreurs courantes, on peut citer l’incohérence des informations sur les périodes de paie par rapport à la période d’emploi, le chevauchement de RE émis pour le même employé, l’absence de rémunération dans la case Premier jour de travail, une date incorrecte pour la dernière période de paie, des commentaires dans la case 18, et plus encore. Dans ces cas-ci, les RE sont retirés du processus automatisé et un agent de Service Canada contactera l’employeur pour vérifier et corriger l’erreur.

Vous voulez éviter au maximum de tomber dans ces pièges? Le Gestionnaire de RE Payworks est là pour vous aider (plus de détails à ce sujet plus bas!).

Oh non, j’ai fait une erreur! Comment la corriger?

On le sait bien, tout le monde fait des erreurs! Mais si un RE qui nécessite une correction ou une mise à jour a déjà été soumis, il ne peut pas être annulé. Il vous faudra le modifier.

Pour préparer une modification, vous devrez à nouveau remplir toutes les cases du RE modifié (pas juste celles pour lesquelles les informations ont changé ou manquaient). Si vous modifiez un RE papier (que la modification en tant que telle se fasse en format électronique ou papier), n’oubliez pas d’inclure le numéro de série du RE original dans la case 2!

Vous pouvez également ajouter des commentaires dans la case 18 si les informations ne sont pas déjà données dans d’autres sections ou cases du RE. Il est important de noter que toute information ajoutée à la case 18 entraîne une vérification manuelle par un agent de Service Canada. Cela ralentira probablement le processus de RE, puisque l’agent devra peut-être vous appeler pour obtenir des clarifications afin de terminer sa vérification. Mais ne vous inquiétez pas! Tant que le RE original a été soumis dans le délai imparti (comme expliqué plus haut), la vérification de la modification par Service Canada ne devrait pas vous exposer à des amendes.

Comment Payworks peut simplifier tout cela pour moi?

Nos clients adoooorent le Gestionnaire de RE de Payworks, qui est là pour simplifier un processus autrement assez complexe!

Au sein de notre solution Traitement de la paie, vous pouvez créer de nouveaux RE, faire des brouillons, valider la soumission, ou vérifier et modifier les RE rejetés. En sélectionnant un employé (ou un groupe d’employés), notre système remplit automatiquement les informations de l’employé, sa rémunération assurable et ses heures assurables, ainsi que toutes les autres données nécessaires. Il vous reste uniquement à sélectionner le code approprié de la « Raison du présent Relevé d’emploi » (case 16) et à confirmer qu’aucune information ne manque ou ne doit être mise à jour.

Vous vous souvenez des erreurs courantes que nous avons décrites plus tôt? Le Gestionnaire de RE de Payworks vous aide à produire un RE correct dès la première fois en détectant immédiatement les erreurs qui pourraient entraîner un refus par Service Canada. À mesure que vous remplissez les RE, le système Payworks valide vos saisies en temps réel et vous signale ces erreurs courantes pour vous aider à rester sur la bonne voie. Avec ce contrôle de conformité intégré, vous pouvez apporter les modifications nécessaires sur le moment et remplir avec confiance vos RE.

Image: Le Gestionnaire de RE de Payworks souligne automatiquement les erreurs potentielles.

Une fois que vous avez fini, cliquez sur « Soumettre » afin que nous envoyions le formulaire à Service Canada pour vous. Et c’est tout! Vraiment!

« Payworks a le processus le plus rapide et facile pour les RE que j’aie jamais vu dans les systèmes de paie! »

-Rossdown Farms & Natural Foods
Abbotsford, BC

Pour voir notre Gestionnaire de RE en action et découvrir comment votre entreprise peut gagner en efficacité grâce à notre solution Traitement de la paie, demandez une démonstration gratuite : https://www.payworks.ca/fr/landing-pages/produits/traitement-de-la-paie.