Relevé d’emploi (RE) : guide pour les employeurs canadiens

Points clés à retenir :

• Un RE fournit des informations sur l’historique d’emploi
• La plupart des employeurs doivent désormais effectuer le déposer par voie électronique (et le délai est serré)
• Un RE est obligatoire dès lors qu’un employé subit une interruption de rémunération

Qu’est-ce qu’un relevé d’emploi (RE)?

Un relevé d’emploi (RE) est un document obligatoire que les employeurs canadiens doivent transmettre à Service Canada chaque fois que la rémunération d’un employé est interrompue. Ce document recense les heures et les gains assurables de l’employé, et c’est sur cette base que Service Canada détermine si cet employé a droit aux prestations d’assurance-emploi et leur montant.

Des RE doivent être établis pour les employés en cas d’interruption de l’emploi d’au moins deux périodes de paie, par exemple en cas de mise à pied temporaire, ou en cas de cessation d’emploi.

Définition : Relevé d’emploi (RE)

Un document de paie obligatoire délivré par les employeurs canadiens chaque fois qu’un employé subit une interruption de rémunération. Le RE répertorie les heures et les gains assurables, et constitue la principale source d’information utilisée par Service Canada pour calculer les droits à l’assurance-emploi (AE). Les employeurs doivent émettre un RE même si l’employé n’a pas l’intention de faire une demande pour l’AE.

Une chose qu’il faut savoir : le RE ne concerne pas vraiment votre relation avec l’employé, mais plutôt la relation de celui-ci avec Service Canada. Que l’employé ait l’intention de percevoir des prestations d’AE ou non, il incombe à l’employeur d’émettre ce document.

Dans quels cas devez-vous émettre un RE?

Vous devez émettre un RE chaque fois qu’il y a une interruption d’emploi d’au moins deux périodes de paie, ou chaque fois que les gains assurables d’un employé diminuent de manière notable en raison d’une maladie, d’un congé ou d’un changement de circonstances au travail.

Délai pour l’émission d’un RE au Canada :

Selon la manière dont vous émettez un ROE, les délais varient.

Situations courantes qui nécessitent un RE :

• Mise à pied temporaire ou fin d’emploi définitive
• Démission ou départ volontaire
• Licenciement (avec ou sans motif)
• Congé parental, congé de maternité ou congé médical
• Fin d’un contrat saisonnier ou à durée déterminée
• Congé de compassion ou congé pour aidant naturel
• Décès d’un employé

Comment remplir un RE dans Payworks?

La manière la plus rapide de traiter un RE dans Payworks consiste à attribuer d’abord l’état « Dernière paie » à l’employé. De cette manière, la dernière paie de l’employé est traitée, son état passe automatiquement à « Résilié » et le traitement de son RE est lancé dans le système.

Procédure en 6 étapes pour émettre des RE dans Payworks

Allez dans Paie, Traitement, puis Traiter la paie. Dans les liens rapides actions de paie supplémentaires, sélectionnez Relevé d’emploi; le gestionnaire des relevés d’emploi s’affiche alors.

Étape 1 : sélectionner l’employé. Sélectionnez l’employé à partir des résultats du tableau Sélectionner un employé ou à l’aide du champ Rechercher un employé.

Étape 2 : vérifier et mettre à jour les renseignements de l’employeur. Vérifiez que l’adresse de l’entreprise, le nom du contact et le numéro de téléphone sont corrects. Sélectionnez le bouton radio pour choisir la langue dans laquelle l’employé préfère communiquer.

Étape 3 : vérifier et mettre à jour les renseignements de l’employé. Indiquez la date prévue de rappel si vous disposez d’une date de retour. Vérifiez la date du premier jour de travail, la date du dernier jour payé, la date de fin de la dernière période de paie et le code de motif.

Étape 4 : vérifier les renseignements d’emploi et modifiez les gains et les heures assurables. Les renseignements d’emploi de l’employé s’affichent et vous pouvez modifier ses gains, ses heures assurables, ou les deux si nécessaire.

Remarque : Service Canada ne requiert que les informations de la dernière année plus une période pour les heures assurables et les informations du dernier semestre plus une période pour la rémunération assurable.

Étape 5 : vérifier et mettre à jour tout paiement supplémentaire. C’est ici que sont déclarés les montants impayés. Le montant des indemnités de congé annuel doit figurer sur la dernière paie. Les indemnités de jour férié doivent être indiquées si elles ont été versées après la date de départ de l’employé. Autres sommes doit inclure tout autre montant, tel que les indemnités de préavis ou les indemnités de départ. Si vos rémunérations sont définies dans les cases des RE, toutes les rémunérations payées sur la période de paie finale rempliront automatiquement cet écran.

Étape 6 : prévisualiser et soumettre le RE. Vérifiez que tous les renseignements du RE sont corrects. Si tout semble correct, sélectionnez Envoyer et fermez la fenêtre une fois l’opération terminée. Si des erreurs sont détectées, sélectionnez Annuler pour abandonner le RE ou enregistrer un brouillon, ou Précédent pour revenir à la page précédente.

Pour les employés qui partent en congé, la meilleure pratique consiste à utiliser l’état « Final – en congé » ou « Final – parental » afin de pouvoir traiter la dernière paie de l’employé. Lors du prochain traitement de paie, l’état de l’employé sera automatiquement modifié pour « congé » ou « congé parental » pour la durée de son absence. 

Remarque : les administrateurs de la paie canadiens ne sont pas tenus d’imprimer des copies des RE, car Payworks les transmet directement à Emploi et Développement social Canada (EDSC) via système de transfert automatisé sécurisé. Les employés peuvent accéder aux RE électroniques dans leur compte Service Canada.

Vous avez besoin d’un guide pas à pas? Les clients de Payworks peuvent se rendre directement sur le Centre d’aide et rechercher RE. Vous y trouverez des vidéos utiles et des articles expliquant les différentes étapes.

Vous n’êtes pas client de Payworks? Réservez une démonstration pour voir à quoi ressemble une meilleure gestion de la main-d’œuvre canadienne (et découvrir combien de temps vous pourriez gagner) : https://www.payworks.ca/fr/landing-pages/campaigns/reservez-une-demonstration.