Votre guide de la paie étape par étape pour les congés des employés au Canada

De nombreuses raisons peuvent pousser un employé canadien à devoir prendre un congé, mais ces absences sont généralement traitées de la même façon en termes d’exigences de la paie.

Pour les professionnels de la paie débordés : voici une petite liste de vérification de Payworks sur les choses à faire et à quel moment, afin de ne pas vous retrouver au dépourvu (ou en situation de non-conformité législative!) après son départ.

1. À faire aujourd’hui : modifier le statut d’un employé salarié dans votre système de paie
2. À faire ce mois-ci : modifier le statut d’un employé à taux horaire dans votre système de paie et émettre un RE pour votre employé
3. À faire à la fin de l’année : émettre un T4 pour votre employé

À faire aujourd’hui : modifier le statut d’un employé salarié dans votre système de paie

Commençons par le commencement : une fois qu’un employé salarié se trouve dans sa dernière période de paie, il faudra remplacer son statut par l’une des options de « Dernière paie » (par exemple, « Dernière – Parentale »). Si vous utilisez la solution Traitement de la paie de Payworks, vous pouvez pratiquement changer le statut et l’oublier complètement ensuite, car son statut passera automatiquement à l’option sélectionnée une fois la période de paie terminée. C’est également le moment de payer les accumulations avant le début du congé (et vous savez quoi? Votre représentant du service à la clientèle attitré de Payworks se fera un plaisir de vous donner un coup de main) et de confirmer l’adresse postale de l’employé, si vous prévoyez d’émettre un T4 imprimé pendant la période des impôts (nous y reviendrons plus tard).

« J’ai bien apprécié la démonstration afin de me familiariser avec l’interface de la paie, ainsi que le fait que tout soit accessible au même endroit. Le processus est clair et il est facile de s’y habituer. »

• PTI Transformers
  Winnipeg, Man.
  

Où puis-je modifier le statut d’un employé dans le système Traitement de la paie de Payworks?

Dans l’application de Traitement de la paie de Payworks, rendez-vous dans la section Renseignements sur l’employé sous Configuration de l’employé. Sélectionnez l’employé, puis l’onglet Emploi pour modifier le statut.

Conseil de pro Payworks : si vous maintenez les avantages sociaux de votre employé actifs pendant son congé (et que vous avez modifié son statut pour « Dernière – Parental avant. », par exemple), cela créera une retenue excédentaire. Si vous avez besoin d’aide, votre RSC attitré est là pour vous aider à équilibrer les comptes avec une retenue de paie nette négative.

À faire ce mois-ci : modifier le statut d’un employé à taux horaire dans votre système de paie et émettre un RE pour votre employé

Pour un employé à taux horaire, vous devrez attendre que son dernier quart de travail soit terminé avant d’effectuer les étapes de modification de statut décrites ci-dessus, car une modification effectuée trop tôt pourrait l’empêcher de pointer ses arrivées et départs. Le calendrier de vos actions est un peu différent de celui d’un employé salarié, mais les étapes sont les mêmes!

Une fois la dernière période de paie d’un employé terminée, vous devrez émettre un Relevé d’emploi (RE) : soit après sept jours civils consécutifs (pour les employés à temps plein), soit après 30 jours civils consécutifs (pour les travailleurs occasionnels, à temps partiel et sur appel) sans travail ni rémunération assurable.

Et comme d’habitude, toute législation canadienne sur la paie comporte des exceptions! Pour obtenir une ventilation plus complète des moments et des raisons justifiant l’émission de RE (et comment Payworks peut vous aider), veuillez consulter : https://blog.payworks.ca/fr/labc-des-re-quest-ce-que-cest-quand-les-produire-et-pourquoi-et-comment-pouvons-nous-vous-aider.

Une fois que vous serez à jour, le Gestionnaire de RE de Payworks simplifiera grandement le processus, vous permettant ainsi d’avoir la certitude que votre soumission sera acceptée par Service Canada. Le mode brouillon, les alertes de problèmes potentiels et une fonction de fusion des périodes de paie vous aideront à soumettre le tout en toute facilité.

« Payworks a le processus le plus rapide et facile pour les RE que j’aie jamais vu dans les systèmes de paie! »

• Rossdown Farms & Natural Foods
  Abbotsford, C.-B.

Où puis-je émettre un RE dans le système Traitement de la paie de Payworks?

Dans l’application de Traitement de la paie de Payworks, rendez-vous dans Traitement, Traiter la paie, puis Relevé d’emploi sous Autres actions relatives à la paie.

À faire à la fin de l’année : émettre un T4 pour votre employé

N’oubliez pas : même si votre employé est en congé, il aura quand même besoin d’un T4! Comme mentionné ci-dessus, vous pouvez émettre un T4 imprimé; vous pouvez également permettre à votre employé d’accéder à ses formulaires fiscaux dès qu’ils sont prêts en activant la solution Libre-service de Payworks.

« Payworks est le MEILLEUR fournisseur de services de traitement de la paie. Ils sont au courant des changements à apporter, par exemple dans le cadre de la pandémie, ou selon des statistiques. Leur équipe de représentants est compétente. J’ai confiance dans le service et je sais que les T4 seront remplis aisément, sans problème. Tous les calculs sont faits pour vous. Je recommande fortement Payworks! »

• L.I.A. Bookkeeping
  Sooke, C.-B.

Où puis-je émettre un T4 dans le système Traitement de la paie de Payworks?

Assurez-vous de vous trouver dans la base de données de l’année précédente, puis rendez-vous dans Paie, Fin d’année et Traitement de fin d’année.

La gestion des congés comporte son lot de complexités pour les employeurs, et les guides pratiques sur la paie ne font qu’effleurer le sujet! Vous trouverez tous les détails des lois fédérales et provinciales sur les congés dans notre Guide de la paie à l’intention des entreprises canadiennes, maintenant disponible en téléchargement gratuit sur : https://www.payworks.ca/fr/landing-pages/campaigns/guide-de-la-paie.