Les données relatives à la paie de votre établissement de soins en C.-B. sont-elles prêtes pour la transition vers l’HEABC?

Points clés à retenir : Les exploitants syndiqués admissibles de soins de longue durée et de résidences avec assistance en C.-B. qui répondent aux critères d’adhésion de l’HEABC (Health Employers Association of BC) devraient intégrer l’association entre le 1er octobre 2026 et le 30 septembre 2028. Cette transition pourrait entraîner l’application d’obligations liées aux conventions collectives négociées par l’HEABC, ainsi que d’autres considérations liées à l’administration de la main-d’œuvre. Le HSCIS (Health Sector Compensation Information System) recueille chaque trimestre des données sur la rémunération de la main-d’œuvre. L’HEABC cite Payworks comme fournisseur de paie ayant créé des extraits HSCIS prenant en charge le format de données requis.

Dans cet article :

1. Qu’est-ce que la transition vers l’HEABC et qui pourrait être visé?
2. Qu’est-ce que le HSCIS et comment les données sont-elles soumises?
3. Pourquoi la préparation des données de paie est-elle importante pour les établissements de soins?
4. Que devraient examiner les exploitants dès maintenant?
5. Comment Payworks peut-elle aider les établissements de soins à se préparer?
6. FAQ
   

Si vous exploitez un établissement de soins, vos journées sont sûrement déjà assez chargées avant même de devoir penser à la paie. Les horaires changent, il faut couvrir les quarts de travail et parfois il y a des absences... Mais les soins aux résidents ne s’arrêtent pas pendant que votre équipe rapproche les heures payées, met à jour les dossiers des employés ou vérifie les ajustements de paie.

Aujourd’hui, certains exploitants syndiqués admissibles de soins de longue durée et de résidences avec assistance en Colombie-Britannique se préparent à une nouvelle étape : l’adhésion à l’HEABC. Cela ne signifie pas que votre équipe doit devenir experte en relations de travail du jour au lendemain! En revanche, cela signifie que vos données de paie et de main-d’œuvre doivent être exactes, bien structurées et prêtes à être examinées.

Voici quatre éléments à évaluer dès maintenant :

• votre établissement est-il visé par la transition?
• comment votre équipe recueille-t-elle et vérifie-t-elle actuellement les données HSCIS?
• les horaires, les absences, les classifications et les ajustements de paie sont-ils connectés?
• votre fournisseur de paie peut-il prendre en charge les extraits HSCIS?

Qu’est-ce que la transition vers l’HEABC et qui pourrait être visé?

La transition vers l’HEABC est un processus en deux phases qui vise à intégrer d’ici le 30 septembre 2028 les exploitants syndiqués admissibles de soins de longue durée et de résidences avec assistance qui répondent aux critères d’adhésion de l’HEABC. C’est le ministère de la Santé de la Colombie-Britannique qui confirmera l’admissibilité, avec le soutien de l’HEABC, selon des critères comprenant notamment les seuils de financement public et l’emploi direct de personnel syndiqué.

En décembre 2025, le ministère de la Santé de la C.-B. a annoncé un protocole d’entente entre le Ministère, l’HEABC et la Facilities Bargaining Association. La province a présenté le calendrier de transition comme suit :

• Phase 1 (du 1er octobre 2026 au 30 septembre 2027) : Environ 50 % des exploitants syndiqués admissibles de soins de longue durée et de résidences avec assistance qui répondent aux critères d’adhésion de l’HEABC seront intégrés à l’association.
• Phase 2 (du 1er octobre 2027 au 30 septembre 2028) : Les autres exploitants admissibles complèteront la transition.

Selon la liste de questions-réponses de la province sur la transition des exploitants de soins de longue durée et de résidences avec assistance, l’admissibilité sera confirmée par le ministère de la Santé, avec l’appui de l’HEABC. Les exploitants entièrement privés ne sont pas admissibles à l’adhésion à l’HEABC, ni les exploitants n’employant pas directement de personnel syndiqué.

Pour les exploitants qui effectuent la transition, l’adhésion à l’HEABC signifie l’intégration à la structure provinciale de négociation du secteur de la santé et l’harmonisation des conditions d’emploi avec les conventions collectives négociées par l’HEABC. Cela peut donc avoir une incidence sur les salaires, les avantages sociaux, les régimes de retraite, les conditions de travail ainsi que l’administration de la main-d’œuvre.

Si vous ne savez pas si votre établissement est visé, nous vous conseillons de consulter les directives officielles de la province. Un conseiller juridique ou un spécialiste des relations de travail peut également aider votre équipe à comprendre les obligations applicables.

Qu’est-ce que le HSCIS et comment les données sont-elles soumises?

Le HSCIS est le système d’information sur la rémunération du secteur de la santé. L’HEABC le décrit comme un système de déclaration destiné aux employeurs du secteur de la santé de la Colombie-Britannique qui sont membres de l’HEABC ou qui reçoivent du financement du ministère de la Santé. Il recueille des données sur la rémunération de la main-d’œuvre, notamment les taux de salaire, les heures payées et les renseignements sur les avantages sociaux. Ces données sont soumises chaque trimestre, soit au moyen d’un extrait de paie, soit par saisie manuelle en ligne.

L’HEABC mentionne deux méthodes de déclaration HSCIS :

• Méthode par extrait de paie : Les employeurs possédant un système de paie automatisé peuvent générer un fichier et le soumettre chaque trimestre au HSCIS par l’intermédiaire du site HNFile.
• Méthode par saisie en ligne : Les employeurs qui ne peuvent pas utiliser la méthode par extrait de paie peuvent se connecter à un site Web sécurisé et saisir manuellement les renseignements HSCIS.

Payworks figure dans les renseignements contextuels sur le HSCIS fournis par l’HEABC, comme fournisseur de paie ayant créé des extraits HSCIS prenant en charge le format de données requis. Pour les établissements de soins qui utilisent Payworks, cela peut contribuer à réduire la saisie manuelle des renseignements HSCIS dans le site Web de déclaration.

C’est là que la qualité des données sources devient essentielle. Si les heures, les classifications, les absences, les primes, les renseignements sur les avantages sociaux et les changements de paie se trouvent dans des outils séparés, la production de rapports peut demander plus d’efforts manuels que nécessaire. Rassembler ces informations avant la période des déclarations aidera votre équipe à travailler l’esprit tranquille.

Pourquoi la préparation des données de paie est-elle importante pour les établissements de soins?

Les établissements de soins gèrent souvent des équipes présentes 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, plusieurs groupes d’employés, des contraintes syndicales, des primes, des heures supplémentaires, des indemnités des jours fériés, des congés et des déclarations par classification. Lorsque ces données se trouvent dans des systèmes non reliés entre eux, la production de rapports trimestriels peut devenir longue et multiplier le risque d’erreurs manuelles.

Il est possible qu’un établissement de soins coordonne à la fois du personnel à temps plein, à temps partiel, occasionnel, de nuit, clinique, de soutien, de cuisine, d’entretien, de loisirs et d’administration, souvent avec des horaires et des besoins de couverture différents. Chaque changement de rôle, de quart, d’absence, d’approbation ou d’ajustement de paie peut avoir une incidence sur les données dont votre équipe aura besoin plus tard.

Le répertoire Quick Facts Directory de 2018 du Bureau pour la défense des aînés de la C.-B. fait référence à la ligne directrice du ministère de la Santé selon laquelle les résidents devraient recevoir 3,36 heures de soins directs par jour. Par souci de clarté, il s’agit d’une ligne directrice du Ministère et non d’une obligation légale concernant le nombre d’employés à prévoir. Elle montre toutefois pourquoi les exploitants d’établissements de soins doivent avoir une visibilité exacte sur qui travaille, le rôle de chacun et le nombre d’heures travaillées.

Lorsque les horaires, la saisie du temps, les absences, les dossiers RH et la paie ne sont pas connectés, les équipes peuvent devoir rapprocher l’information manuellement avant chaque traitement de paie ou chaque soumission de rapport. Cela peut rendre plus difficile la production de données exactes sur les heures payées par classification, la vérification des exceptions et le maintien d’une piste d’audit claire.

Que devraient examiner les exploitants dès maintenant?

Commencez par évaluer si les données sources derrière vos rapports HSCIS sont faciles à trouver, à vérifier et à relier à la paie. Cela comprend notamment les heures payées, les taux de salaire, les classifications, les avantages sociaux, les renseignements sur les unités de négociation, les changements d’horaire, les absences, les primes et les ajustements de paie. S’il vous a fallu plusieurs jours de travail manuel pour rassembler des données du rapport du dernier trimestre, il peut être intéressant d’y regarder de plus près.

Voici quelques questions utiles à vous poser :

• Pouvez-vous extraire les heures payées exactes par classification pour la période de déclaration la plus récente?
• Les horaires et les heures approuvées sont-ils transmis directement à la paie, ou doivent-ils être saisis de nouveau à la main?
• Le suivi des absences, congés de maladie, vacances et congés avec protection de l’emploi est-il effectué depuis un même endroit fiable?
• Les heures supplémentaires, les primes, primes de poste, la paie des jours fériés et les banques de congés sont-ils bien configurés et vérifiés?
• Existe-t-il une piste d’audit claire pour les changements et ajustements de paie?
• Qui est responsable de la révision et de la soumission des données HSCIS?
• Avez-vous confirmé si votre établissement pourrait faire partie de la transition vers l’HEABC, et à quel moment?

Comment Payworks peut-elle aider les établissements de soins à se préparer?

Payworks aide les établissements de soins à regrouper les données de paie et de main-d’œuvre pour créer un flux de travail plus harmonieux. En centralisant les horaires, les heures travaillées, les absences, les dossiers d’employés et les données de déclaration, vous éliminez la double saisie. Vos équipes peuvent ainsi se concentrer sur la validation de chaque traitement de paie et de chaque déclaration HSCIS.

Pour les établissements de soins en Colombie-Britannique, cette approche connectée peut faciliter la gestion de plusieurs domaines :

• Traitement de la paie : Les heures habituelles et supplémentaires, les primes, les indemnités de jour férié et les banques de congés sont prises en charge dans une seule solution de paie.
• RH : Les profils des employés, les classifications, les documents et les renseignements sur la main-d’œuvre sont conservés au même endroit.
• Gestion du temps : Les horaires, les heures travaillées, les disponibilités, la couverture des quarts et les calculs automatisés sont connectés à la paie.
• Gestion des absences : Le suivi des demandes de congé, des soldes et des dossiers d’absence se fait dans un flux de travail commun.
• Libre-service des employés : Les employés peuvent accéder sur mobile à leurs renseignements de paie, à leurs demandes de congé, à leurs horaires et à leurs mises à jour personnelles.
• Analytique de la main-d’œuvre : Des rapports et des analyses connectés peuvent vous aider à repérer plus rapidement les tendances, les écarts et les anomalies.

Ce que les établissements de soins de la C.-B. doivent retenir

La transition vers l’HEABC et les exigences de déclaration du HSCIS mettent davantage l’accent sur la qualité des données de paie et de main-d’œuvre. En vous préparant tôt, vous pouvez mieux comprendre si votre établissement est visé, repérer les lacunes manuelles et regrouper les renseignements essentiels avant que les échéances de déclaration ne créent une pression supplémentaire.

Vous souhaitez avoir davantage confiance dans les données de paie et de production de rapports de votre établissement? Discutez avec Payworks de votre préparation en matière de paie et de rapports.

La transition vers l’HEABC et les exigences de déclaration du HSCIS comportent des obligations juridiques et de relations de travail complexes. Cet article fournit uniquement un contexte opérationnel général. Les exploitants devraient consulter les directives officielles de la province, communiquer directement avec l’HEABC et obtenir les conseils juridiques ou de relations de travail appropriés afin de comprendre leurs obligations.

FAQ

Q : L’obligation d’intégrer l’HEABC s’applique-t-elle à tous les établissements de soins de la C.-B.?

R : Non. Selon la province, la transition vise les exploitants syndiqués admissibles de soins de longue durée et de résidences avec assistance qui répondent aux critères d’adhésion de l’HEABC. Les exploitants entièrement privés ne sont pas admissibles, et les exploitants qui n’emploient pas directement de personnel syndiqué ne seront pas désignés comme membres de l’HEABC dans le cadre de ce processus.

Q : Payworks détermine-t-elle si notre établissement est visé?

R : Non. L’admissibilité est confirmée par le ministère de la Santé, avec le soutien de l’HEABC. Payworks peut vous aider à vous préparer sur le plan de la paie et de la gestion de la main-d’œuvre, mais les exploitants doivent s’appuyer sur les directives officielles et les conseils appropriés pour comprendre leurs obligations particulières.

Q : Le HSCIS s’applique-t-il seulement après la transition vers l’HEABC?

R : Pas nécessairement. L’HEABC décrit le HSCIS comme un système de déclaration destiné aux employeurs du secteur de la santé de la Colombie-Britannique qui sont membres de l’HEABC ou qui reçoivent du financement du ministère de la Santé. Votre équipe devrait confirmer ses propres obligations de déclaration auprès de l’HEABC, du ministère de la Santé et de conseillers appropriés.

Q : Un extrait de paie élimine-t-il tout le travail de déclaration?

R : Non. Un extrait de paie peut réduire la saisie manuelle, mais les employeurs doivent tout de même s’assurer que les données sources sont exactes, que la configuration est appropriée, que les données sont révisées à l’interne et qu’un processus clair de soumission est en place.