Ce que les employeurs doivent savoir sur la législation en matière de paie au Manitoba, notamment les changements importants pour 2024!

Rémunérer ses employés correctement devrait être simple... mais la complexité de la législation peut rendre la tâche plus difficile que prévu, surtout si à l’heure actuelle, vous ne disposez pas d’un moyen efficace de comprendre ces exigences et de les mettre en application.

Si vous êtes une entreprise basée au Manitoba ou une organisation avec des employés au Manitoba, bonne nouvelle! Nous avons préparé des explications détaillées de la législation pertinente à votre région afin que vous y voyiez plus clair. Nous y avons intégré les récents changements apportés à l’exonération d’impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire (ISSEP) au Manitoba pour 2024 (plus de détails ci-dessous). Pour en savoir plus sur la conformité au Manitoba, poursuivez votre lecture.

Quand payer les employés au Manitoba

La législation à travers le pays stipule que les employés doivent être rémunérés pour le travail qu’ils effectuent et qu’ils ont le droit de recevoir au moins le salaire minimum pour les heures travaillées. Au Manitoba, la loi exige également que les employés soient payés au minimum deux fois par mois. Le paiement doit également être effectué dans les 10 jours ouvrables suivant la date de fin de période de paie.

Conseil de pro de Payworks : Un moyen simple de rester conforme à la législation décrite ci-dessus consiste à établir un calendrier de paie bimensuel.

Selon nos spécialistes de la paie en interne, ces exigences peuvent s’avérer délicates dans certains secteurs, notamment ceux qui emploient beaucoup de travailleurs contractuels, de commerciaux, ou d’autres professions où la flexibilité des horaires et/ou les commissions justifieraient de les payer sur une base mensuelle pour plus d’efficacité et de précision. En gardant cela à l’esprit, un moyen simple de rester conforme est de mettre en place une paie mensuelle accompagnée d’une avance en milieu de mois. Avec notre application de Traitement de la paie, les administrateurs ont la possibilité de verser aux employés un montant fixe à titre d’avance en milieu de mois et, une fois que l’ensemble des revenus du salarié pour le mois a été déterminé, l’avance peut être déduite de la paie mensuelle.

Modifications de la loi sur les congés de décès

La Loi sur les normes d’emploi (LNE) du Manitoba décrit divers types de congés, comme les congés de maternité, les congés parentaux, les congés en cas de maladie grave, les congés de compassion, et bien d’autres.

Il est important que les entreprises au Manitoba soient conscientes que la loi sur les congés de décès dans la province a changé en mai 2023. Le congé de décès comprend :

L’admissibilité des employés à un maximum de cinq jours (contre trois auparavant) de congé sans solde en cas de décès d’un membre de leur famille.

Une nouvelle admissibilité à un congé sans solde suite à un décès prénatal pour l’employé ou son/sa partenaire (conjoint/conjoint de fait).

Pour plus d’informations sur les congés autorisés au Manitoba, consultez notre site Web : https://www.gov.mb.ca/labour/standards/factsheet.fr.html. 

Avis de cessation d’emploi

La période de temps précédant la cessation d’emploi que l’employeur et l’employé sont légalement tenus de respecter s’appelle un préavis de cessation d’emploi. La durée du préavis est généralement déterminée par la durée de l’emploi de l’employé chez cet employeur.

Les exigences législatives du Manitoba ont une particularité : si c’est l’employeur qui donne le préavis de cessation d’emploi et que l’employé a travaillé au moins 30 jours, un préavis d’au moins une semaine est exigé. Il est également important que les employeurs ou les entreprises au Manitoba comprennent qu’ils peuvent autoriser leurs employés à travailler pendant la période de préavis, choisir de payer une indemnité compensatrice, ou décider d’une combinaison des deux.

Rémunération des heures supplémentaires et indemnités de congé

Lorsqu’un travailleur dépasse le seuil législatif d’heures travaillées au cours d’une certaine période, il a droit au taux des heures supplémentaires. Tout comme le salaire minimum, le taux auquel sont payées les heures supplémentaires varie selon les provinces et les territoires au Canada. Au Manitoba, le taux des heures supplémentaires est de 1,5 fois le salaire horaire habituel pour chaque demi-heure ou heure travaillée. Les employés sont admissibles au taux des heures supplémentaires lorsqu’ils ont travaillé plus de huit heures par jour ou 40 heures par semaine.

Ce que les entreprises ou les employeurs au Manitoba doivent savoir au sujet des heures supplémentaires :

• Lors du calcul des heures supplémentaires, les heures travaillées pendant un jour férié sont incluses.

  La loi n’exige pas d’inclure les congés payés ou congés maladie dans le calcul des heures supplémentaires.

  La loi sur les heures supplémentaires comporte quelques exceptions, notamment dans l’industrie de la construction (voir la section ci-dessous) et sur les lieux de travail ayant des conventions collectives ou des ententes d’étalement.

Vous voulez plus d’informations sur l’accumulation d’heures supplémentaires? Rendez-vous sur : https://blog.payworks.ca/fr/tout-savoir-sur-laccumulation-dheures-supplementaires-au-canada. À savoir : les employés au Manitoba peuvent accumuler des heures supplémentaires pour prendre des congés plus tard.

Ce que les entreprises ou les employeurs au Manitoba doivent savoir au sujet des indemnités de congés annuels : 

• Les indemnités de congés annuels sont calculées sur les montants bruts des gains, dont le salaire, le salaire horaire, les commissions et les primes non discrétionnaires (en résumé, tout salaire versé en compensation des heures habituelles travaillées).

  Pour les quatre premières années d’emploi, le taux d’indemnité des congés annuels est de 4 %, ce qui équivaut à deux semaines de vacances. À partir de cinq ans d’emploi ou plus auprès du même employeur, le taux d’indemnité des congés annuels est de 6 %, ce qui équivaut à trois semaines de vacances.

For more information about vacation pay, visit: https://www.gov.mb.ca/labour/standards/factsheet.fr.html. 

Les particularités de l’industrie de la construction

Les exceptions législatives peuvent nous compliquer la tâche quand il s’agit de payer les employés avec exactitude (et de garantir la conformité de la paie). Au Manitoba, quelques normes relatives à l’industrie de la construction sont différentes de celles d’autres industries, et touchent divers aspects de la paie, notamment la cessation d’emploi, les jours fériés et le salaire minimum.

Nos experts internes en matière de paie affirment que, parmi toutes les exceptions qui s’appliquent à l’industrie de la construction, les plus pertinentes pour les entreprises et les employeurs manitobains sont les suivantes :

• Il n’y a pas qu’un seul salaire minimum dans l’industrie de la construction; celui-ci varie selon la catégorie professionnelle de l’employé. Ces salaires sont déterminés et énoncés dans la Loi sur les salaires dans l’industrie de la construction.

• En ce qui concerne la section « Quand payer les employés au Manitoba » ci-dessus, il existe une exception à cette loi pour l’industrie de la construction. Les personnes qui travaillent dans la construction doivent être payées dans les cinq jours suivant la date de fin de la période de paie, par opposition aux 10 jours mentionnés précédemment.

• Les jours fériés (et la paie des jours fériés) seront abordés dans la section suivante; toutefois, dans le cas des personnes travaillant dans l’industrie de la construction, la situation est différente. Elles perçoivent une indemnité de jour férié à chaque période de paie, à un taux de 4 % de l’ensemble des revenus réguliers, y compris l’indemnité de congé, mais pas celle des heures supplémentaires. Elles peuvent recevoir la totalité des indemnités de jour férié à la fin de l’année, ou alors répartir le montant sur l’ensemble des paies. Les employés de la construction qui travaillent un jour férié ont droit au taux de rémunération des heures supplémentaires.

• En ce qui concerne la section « Avis de résiliation » ci-dessus, les exigences relatives à cet avis diffèrent également dans l’industrie de la construction. L’avis de résiliation n’est pas obligatoire, que ce soit l’employeur ou l’employé qui décide de mettre fin à l’emploi, et peu importe le nombre d’années de travail de l’employé.

Si vous désirez obtenir de plus amples renseignements au sujet de la législation en matière de paie dans l’industrie de la construction au Manitoba, visitez le site Web : https://www.gov.mb.ca/labour/standards/doc,construction,factsheet.fr.html.

Jours fériés

Partout au pays, il est courant que les jours fériés et les règlements qui définissent les employés ayant droit à une rémunération de jours fériés diffèrent selon la région. Au Manitoba, il y a neuf jours fériés, dont :

• le jour de l’An
• le jour de Louis Riel
• le Vendredi saint
• la fête de la Reine
• le 1er juillet
• la fête du Travail
• la Journée du chandail orange (Journée nationale de la vérité et de la réconciliation)
• le jour de l’Action de grâces
• le jour de Noël
  
  

Ce que les employeurs du Manitoba doivent savoir sur la rémunération des employés lors des jours fériés

Au Manitoba, lors d’un jour férié, une entreprise peut soit fermer ses portes (les employés bénéficient donc d’un jour de congé payé), soit rester ouverte. Dans le deuxième cas, les employés qui travaillent ce jour-là reçoivent une indemnité de jour férié. Comme il a été mentionné dans la section « Les particularités de l’industrie de la construction » ci-dessus, il y a différents éléments à prendre en compte lorsque l’on détermine la rémunération pendant les jours fériés dans l’industrie de la construction.

Au Manitoba, le dimanche de Pâques, la Journée Terry Fox, le jour du Souvenir et le lendemain de Noël ne sont pas considérés comme des jours fériés. De ce fait, les employés ne reçoivent généralement pas d’indemnités de jour férié s’ils ne travaillent pas ces jours-là (il y a toujours une exception, et le jour du Souvenir en est une!).

Ce que les employeurs au Manitoba doivent savoir au sujet du jour du Souvenir

Il existe des restrictions concernant les opérations d’une entreprise et la rémunération du personnel lors du jour du Souvenir, même si ce n’est pas un jour férié.

Le Manitoba possède une loi différente concernant le jour du Souvenir, appelé la Loi sur le jour du Souvenir. Selon cette législation, les activités de la plupart des secteurs sont interdites ce jour-là et les commerces de détail ne peuvent pas être ouverts entre 9 h et 13 h.

Les aspects des activités commerciales le jour du Souvenir qui sont à la discrétion de l’employeur sont les suivants :

• Le fait de payer ou non les employés qui ne travaillent pas le jour du Souvenir.

• Offrir un jour de congé autre que le 11 novembre si cette date tombe un jour où l’employé ne travaille normalement pas, comme un samedi ou un dimanche.

Si le 11 novembre tombe un dimanche, les entreprises du Manitoba doivent respecter à la fois la loi sur le jour du Souvenir et les règlements de leur municipalité. Par exemple, certaines municipalités restreignent les heures d’ouverture des magasins de détail certains jours de la semaine.

Si vous désirez obtenir de plus amples renseignements au sujet de la loi relative au jour du Souvenir au Manitoba, visitez le site Web : https://www.gov.mb.ca/labour/standards/doc,remembrance-day,factsheet.fr.html.

Impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire (ou HE Levy en anglais) au Manitoba

Dans les quatre autres juridictions du Canada appliquant des taxes similaires, cette taxe porte le nom de Employer health tax en Colombie-Britannique, de Cotisation de l’employeur au Fonds des services de santé (FSS) au Québec, de Health and Post Secondary Education Tax (HAPSET) à Terre-Neuve-et-Labrador et d’Impôt-santé des employeurs (ISE) en Ontario. Au Manitoba, elle est appelée HE Levy et est souvent désignée comme « l’impôt sur la masse salariale du Manitoba », « l’impôt sur les salaires », ou bien « l’impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement ». Au Manitoba, l’impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire « est prélevé sur la rémunération payée aux employés. Cet impôt est payé par les employeurs qui ont un établissement permanent au Manitoba ».

Les employeurs ont tout intérêt à noter que l’impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire a augmenté en 2023 et à nouveau en 2024 (plus de détails ci-dessous).

Voici ce que les entreprises basées au Manitoba ou ayant des employés au Manitoba doivent savoir au sujet de l’impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire :

• Parmi les éléments de paie utilisés pour calculer la rémunération au titre de l’impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire figurent le salaire, le salaire horaire, les primes, les commissions, les indemnités imposables et les avantages sociaux.

• Cet impôt s’applique aux employeurs qui ont un établissement permanent au Manitoba. Le calcul de l’impôt se base sur la rémunération des employés qui travaillent dans cet établissement ou qui sont rémunérés à partir de cet établissement. La rémunération des personnes qui travaillent dans un lieu physique situé en dehors de la province n’est pas prise en compte dans ces calculs.

À titre d’exemple, si une entreprise n’a pas d’établissement permanent dans la province et qu’un employé basé au Manitoba est payé par l’intermédiaire du siège social de l’Alberta, cet employé relèvera de la législation sur la paie en Alberta et ne sera donc pas assujetti à l’impôt sur la masse salariale du Manitoba.

• Si votre entreprise n’a eu d’établissement permanent dans la province que durant une partie de l’année écoulée, l’impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement sera calculé au prorata du nombre de jours de l’année durant lesquels il y a eu un établissement permanent. Cela s’applique aussi bien aux nouvelles entreprises qu’aux entreprises saisonnières.

• L’impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire ne s’applique pas aux entreprises dont la masse salariale au Manitoba est inférieure ou égale à 2,25 millions de dollars. Ces entreprises en sont exemptées.

En 2023, le seuil d’exemption était de 2 millions de dollars et, depuis le 1^er janvier 2024, il est passé à 2,25 millions de dollars.

• Pour les entreprises dont la masse salariale au Manitoba est comprise entre 2,25 millions de dollars et 4,5 millions de dollars, le taux d’imposition est de 4,3 %. Ces entreprises bénéficient également d’une exemption de cet impôt sur la première tranche de 2,25 millions de dollars de leur masse salariale.

Par exemple, si une entreprise a une masse salariale de 2,5 millions de dollars, elle bénéficiera d’une exemption de 2,25 millions de dollars et paiera 4,3 % sur 250 000 $ pour l’impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire.

En 2023, le seuil du taux réduit était fixé à 4 millions de dollars et, depuis le 1^er janvier 2024, il est passé à 4,5 millions de dollars.

• Le taux d’imposition de l’impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire pour les entreprises du Manitoba dont la masse salariale est supérieure à 4,5 millions de dollars est de 2,15 %. Ces entreprises ne bénéficient pas de l’exemption de 2,25 millions de dollars présentée ci-dessus. En d’autres termes, ces entreprises se verraient appliquer un taux de 2,15 % sur l’ensemble de leur rémunération.

• L’impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire est soumis à plusieurs exigences en matière de documentation à remplir et de déclaration. Les entreprises dont la rémunération est supérieure à 2,25 millions de dollars et inférieure ou égale à 4,5 millions de dollars sont tenues de produire une déclaration mensuelle avant le 15 de chaque mois. Un rapport annuel pour l’année écoulée est également exigé avant le 31 mars de chaque année.

Conseil de pro de Payworks : Consultez vos rapports de fin d’année ou la page des numéros d’entreprise sur l’application Payworks. Si votre masse salariale au Manitoba approche des 2,25 millions de dollars, vous pouvez créer un compte sur TAXcess. De cette façon, lorsque votre entreprise atteindra le seuil d’assujettissement à l’impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire, votre compte sera déjà configuré! Payworks peut également percevoir et verser l’impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire au nom de votre entreprise! Si vous avez besoin d’aide, votre représentant du service à la clientèle (RSC) dédié sera ravi de pouvoir vous aider.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur : https://www.gov.mb.ca/finance/taxation/pubs/bulletins/001he.fr.pdf.

Avec Payworks, envisagez l’avenir sereinement pour tout ce qui concerne la conformité aux lois en matière de traitement de la paie. Pour faire simple, nous sommes des experts de la paie pour que vous n’ayez pas à l’être. Nous souhaitons aider les entreprises canadiennes à se tenir informées de la législation sur la paie et de ses modifications, et c’est pourquoi notre Guide la paie est téléchargeable gratuitement par tous : https://www.payworks.ca/fr/landing-pages/campaigns/guide-de-la-paie.