Préavis et indemnités de départ : guide rapide pour les PME

Peu importe les circonstances, dire au revoir à un membre de votre équipe n’est jamais facile. Et bien que régler les détails de leur dernier salaire (tout en restant conforme à la législation, bien entendu!) fasse partie des nombreuses tâches à accomplir, cela peut sembler complexe (surtout sans les connaissances et le soutien nécessaires).

Aujourd’hui, nous vous présentons un aperçu du préavis et de l’indemnité de départ (ou indemnité de cessation d’emploi) : les différences, les informations sur les impôts et la façon de traiter facilement ces éléments dans l’application Traitement de la paie de Payworks.

Commençons par quelques définitions…

Avant de plonger dans les détails, assurons-nous d’abord que nous parlons tous la même langue!

« Préavis »

Pour comprendre la différence entre le préavis et l’indemnité de départ, il faut d’abord saisir le concept de « préavis ». Voici un aperçu général selon le gouvernement fédéral :

« Si vous êtes un employeur et que vous choisissez de mettre fin à l’emploi d’un employé, vous devez : lui fournir un préavis écrit d’au moins 2 semaines avant la date précisée dans le préavis. Pour un employé qui travaille pour vous sans interruption depuis au moins 3 ans, le préavis minimum correspond à au moins 1 semaine par année complète de service, jusqu’à concurrence de 8 semaines. »

Un petit rappel concernant la durée des préavis : il existe différentes normes d’emploi selon les provinces et territoires du Canada! Par exemple, un salarié en Ontario ayant complété un an de service doit recevoir un préavis d’au moins deux semaines, tandis qu’un salarié en Alberta dans la même situation doit uniquement recevoir un préavis d’au moins une semaine. Si vous voulez connaître tous les détails, assurez-vous de consulter les exigences relatives aux préavis pour la région dans laquelle se trouve votre employé!

« Indemnité compensatrice de préavis »

Concernant ce préavis, vous avez quelques options en tant qu’employeur : soit votre employé qui part continue de travailler pendant la période de préavis, soit vous choisissez de lui offrir une « indemnité compensatrice de préavis ».

Vous opteriez pour cette deuxième option dans des circonstances où il est plus logique que l’employé cesse de travailler immédiatement ou au cours de la période de préavis (plutôt que de continuer à travailler jusqu’à la fin de la période). Par exemple, en cas de conflit d’intérêts avec son prochain employeur, ou si vous craignez que sa présence perturbe l’entreprise pendant cette période.

Dans ces situations, l’employé a droit à un paiement équivalent aux heures qu’il aurait travaillées pendant la période de préavis, si vous lui aviez permis de le faire. Ce paiement est imposé de la même façon que les revenus habituels. Pour plus de détails, nous abordons la législation qui entoure les préavis ici : https://blog.payworks.ca/fr/quest-ce-quune-indemnite-compensatrice. 

Il y a bien sûr quelques exceptions (comme d’habitude!). Pour une analyse approfondie des situations où le préavis et l’indemnité compensatrice de préavis ne sont pas nécessaires, ainsi que d’autres détails, consultez ce lien : https://www.canada.ca/fr/services/emplois/milieu-travail/normes-travail-federales/cessation.html. 

« Indemnité de départ  »

« L’indemnité de départ » est différente, car elle fait référence à un paiement effectué après la période de préavis (et non pendant celle-ci). De plus, tous les employés qui ont droit au préavis ou à une indemnité compensatrice de préavis ne sont pas automatiquement admissibles à recevoir une indemnité de départ. Comme l’explique le gouvernement fédéral : « En tant qu’employeur, si vous mettez fin à l’emploi d’un employé, vous devez verser une indemnité de départ à l’employé qui a travaillé au moins 12 mois sans interruption. »

Il existe plusieurs façons de verser une indemnité de départ :

1. Sous forme de paiement forfaitaire. Dans ce cas, les impôts sont calculés comme pour d’autres paiements forfaitaires :
   • Paiement forfaitaire de 5 000 $ ou moins : 10 % d’impôt combiné fédéral/provincial (ou 5 % fédéral et 14 % provincial au Québec).
   • Paiement forfaitaire de 5 001 $ à 15 000 $ : 20 % d’impôt combiné fédéral/provincial (ou 10 % fédéral et 19 % provincial au Québec).
   • Paiement forfaitaire de 15 001 $ ou plus : 30 % d’impôt combiné fédéral/provincial (ou 15 % fédéral et 19 % provincial au Québec).

2. Sous forme de maintien de salaire (l’employé continue de percevoir son salaire et ses avantages habituels pendant la période visée par l’indemnité. Dans ce cas, cette indemnité est imposée de la même façon que les revenus habituels.
3. Sous forme de paiements différés, versés à l’employé sur plusieurs années. Ce paiement est imposé de la même façon que le maintien de salaire, mais des considérations supplémentaires doivent être prises en compte en raison de la période prolongée. Plus de détails ici : https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/impot/entreprises/sujets/retenues-paie/retenues-paie-cotisations/paiements-speciaux/ententes-regimes-prescrits-echelonnement-traitement.html.

Encore une fois, il y a des exceptions concernant l’admissibilité à l’indemnité de départ. Pour explorer ce sujet plus en profondeur, rendez-vous sur :https://www.canada.ca/fr/services/emplois/milieu-travail/normes-travail-federales/cessation.html.

Comment Payworks peut vous aider

« Si l’un de mes clients me demande de l’aide pour traiter un préavis ou une indemnité de cessation d’emploi, je commence toujours par m’assurer de bien comprendre les circonstances du départ de l’employé », explique Linda Azemi, représentante du service à la clientèle. « Chaque situation est différente et peut être influencée par des facteurs aussi larges que la législation régionale ou aussi spécifiques que les propres politiques de cette entreprise! Il y a beaucoup d’éléments à prendre en considération, et c’est pour cela que nous sommes là pour vous aider. »

Configurer les éléments de la paie appropriés

La première étape consiste à s’assurer que le Préavis, l’Indemnité de cessation d’emploi ou les deux sont disponibles comme Éléments de la paie. Les clients de Payworks peuvent accéder et configurer les Éléments de la paie via Config. Sociétés (et peuvent toujours compter sur leur représentant du service à la clientèle pour répondre à leurs questions sur le processus!).

Lors de la configuration de l’Indemnité de cessation d’emploi, les clients doivent déterminer s’ils doivent attribuer la case 66 du T4 (« Allocation de retraite admissible ») ou la case 67 (« Allocation de retraite non admissible »). Conformément aux exigences de l’Agence du revenu du Canada (ARC), les deux doivent être configurées en tant qu’Éléments de la paie distincts. Cela est déclaré à Revenu Québec (RQ) sous le code RJ, mais pour RQ, il n’est pas nécessaire de les séparer. Pour en savoir plus sur le transfert d’une allocation de retraite : https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/impot/entreprises/sujets/retenues-paie/calculer-retenues/determiner-traitement-fiscal/transfert-allocation-retraite.html. 

Émettre un Préavis

Maintenant que le Préavis est configuré comme Élément de la paie disponible, les clients de la solution Traitement de la paie peuvent simplement saisir les informations dans la Grille de saisie de données (qui se trouve sous Trans. de la paie). Vous pouvez aussi vous rendre dans les Données salariales de l’employé, ajouter le montant du paiement dans le champ Préavis, et enregistrer.

Conseil de pro de Payworks : Si aucune colonne Préavis n’est visible dans la Grille de saisie de données, il vous suffit de cliquer sur « Personnaliser la grille » pour l’ajouter, puis d’y inscrire le montant du paiement. Simple comme bonjour!

Émettre une indemnité de départ

Comme mentionné plus haut, il existe plusieurs façons de payer l’indemnité de départ. Si vous optez pour le maintien de salaire, vous pouvez le traiter comme un paiement normal (puisqu’il s’agit de la même imposition!). Pour les paiements différés, il s’agit essentiellement de la même chose que le maintien de salaire, à l’exception des avantages et des différences expliquées ci-dessus.

Cependant, si vous choisissez un paiement forfaitaire, il est recommandé de le traiter séparément, comme un paiement distinct (puisque les taxes ne sont pas les mêmes que pour un paiement normal : pas de cotisations au RPC/RRQ, pas de gains ou heures AE, ni de CAT, entre autres). Pour le faire dans notre application Traitement de la paie :

1. Accédez à l’écran Paiements suppl. (dans le menu Trans. de la paie).
2. Sélectionnez l’employé et la date de fin de période de paie.
3. Dans « Indemn. de cess. d’emploi », sous Gains, sélectionnez « Impôt fédéral » sous Retenues à la source (ou « Impôt fédéral » et « Impôt provincial » pour le Québec, où ils ne sont pas regroupés). Saisissez le montant de l’impôt basé sur les paramètres de calcul mentionnés ci-dessus.

Et voilà, c’est tout!

Il peut être difficile de rester en conformité avec la législation complexe de la paie, mais nous sommes à vos côtés! Gratuit pour toutes les entreprises canadiennes : le Guide de la paie de Payworks, qui vous aidera à rester au courant de tout ce qu’il faut savoir pour payer vos employés avec précision. Téléchargez-en une copie dès aujourd’hui : https://www.payworks.ca/fr/landing-pages/campaigns/guide-de-la-paie.