L’heure avancée et ses répercussions sur le traitement de la paie du personnel de nuit

L’heure avancée (HA) : que vous aimiez dormir une heure de plus en automne, que vous redoutiez le réveil hâtif d’une heure au printemps, ou que vous ne compreniez pas pourquoi nous nous cassons la tête avec ça, l’heure avancée est une réalité avec laquelle la plupart des Canadiens doivent composer deux fois par an.

Et pour les entreprises canadiennes dont le personnel travaille 24 h/24, 7 j/7, qu’il s’agisse de foyers de soins personnels, de services de nettoyage, d’hôtellerie et bien d’autres, l’heure avancée peut poser de sérieux problèmes lorsqu’il s’agit de comptabiliser avec précision les heures de travail de vos employés et de les rémunérer en conséquence!

Pour rester conforme, maîtriser l’heure avancée et apprendre comment Payworks peut vous aider à rendre cette transition fluide pour vous et votre équipe, lisez ce qui suit.

À quoi ça rime, l’heure avancée?

À l’exception des régions qui n’observent pas l’heure avancée, ce changement d’heure commence vers le printemps et se termine vers l’automne chaque année. Au Canada, il a lieu à 2 heures du matin, heure locale, donc, à moins que votre réveil ne soit votre téléphone intelligent ou un autre appareil qui se met automatiquement à jour pendant la nuit, vous devez changer l’heure de votre alarme avant d’aller dormir ce soir-là pour vous assurer d’être réveillé à la bonne heure le lendemain matin!

Mais qu’est-ce que cela signifie pour les personnes qui ne dorment pas, car elles travaillent de nuit?

Printemps :

« En avril, on avance » : les horloges avancent d’une heure à 2 h du matin, de sorte que l’heure passe directement de 1 h 59 à 03 h 00 du matin. À titre d’exemple, un employé censé travailler cette nuit-là de 23 h à 5 h (ce qui correspond à une période de travail de six heures toute autre nuit) ne travaillerait en réalité que cinq heures, car l’horloge avance d’une heure au cours de sa période de travail. Par conséquent, il ne devrait être payé que pour cinq heures de travail.

Automne :

« En octobre, on recule » : les horloges reculent d’une heure à 2 h du matin, de sorte que l’heure passe directement de 1 h 59 à 01 h 00 du matin. À titre d’exemple, un employé censé travailler cette nuit-là de 23 h à 5 h (ce qui correspond à une période de travail de six heures toute autre nuit) travaillerait en réalité sept heures, car l’horloge recule d’une heure au cours de sa période de travail. Par conséquent, il devrait être payé pour sept heures de travail.

Oupelaille, ça a l’air compliqué! OK, que dois-je faire ensuite?

Tout d’abord, nous vous recommandons de communiquer avec votre équipe de nuit avant le passage à l’heure avancée afin d’éviter toute confusion ou surprise. Ensuite, il y a deux étapes distinctes à franchir et Payworks est là pour vous aider à y arriver.

S’assurer que le suivi du temps sera effectué correctement à l’avenir (...ou au moins jusqu’au prochain changement d’heure)

Si vous utilisez une solution de saisie du temps qui est reliée au système Payworks, vous ne devriez pas avoir à faire quoi que ce soit pour cette étape, autre que de revérifier rapidement après coup! Vous pouvez dormir sur vos deux oreilles (ce soir-là comme tous les soirs d’ailleurs) en sachant que nous prenons les choses en main pour vous et votre équipe.

Si vos employés pointent à l’entrée et à la sortie à l’aide du pointage libre-service via le Libre-service des employés (LSE), les horaires seront soumis dans le système Payworks en fonction de l’heure indiquée sur l’appareil de l’utilisateur (donc, s’ils pointent à l’entrée et à la sortie sur leur téléphone intelligent, tout devrait être enregistré correctement, car les appareils intelligents se mettent à jour automatiquement pour tenir compte de l’heure avancée). La seule exception à cette règle est si le compte est configuré pour refléter l’heure du serveur, mais dans tous les cas, tout devrait être paré : notre serveur se met automatiquement à jour à 2 h du matin la nuit du passage à l’heure avancée. C’est aussi simple que cela!

Et si vous utilisez des horloges physiques? Au cours de la nuit du passage à l’heure avancée et de la soirée qui suit, et via notre connexion sécurisée, nous lançons de multiples redémarrages pour nous assurer non seulement que votre horloge à empreinte digitale, thermique ou à reconnaissance faciale se synchronise sur la nouvelle heure, mais aussi que les heures travaillées seront correctement transmises à la Gestion du temps, et à partir de là, au Traitement de la paie.

Bien qu’un seul redémarrage devrait suffire, l’exécution de plusieurs redémarrages permet de s’assurer que les problèmes temporaires de connectivité réseau du côté du client, qu’ils soient dus à une brève coupure de courant ou autre, n’entravent pas la mise à jour. Ainsi, même si vous devez toujours vérifier et approuver les heures (comme toujours!) et si vous souhaitez jeter un coup d’œil un peu plus attentif qu’à l’accoutumée sur les postes directement impactés par le passage à l’heure avancée et ceux qui y font suite, il est peu probable que vous trouviez des incohérences à ce niveau.

Toutefois, si vous êtes un client de Payworks qui utilise des données provenant d’une solution de saisie du temps fournie par un tiers, vous devrez vous assurer que cette mise à jour des heures a bien été prise en compte dans ce système avant que les données ne soient importées dans le système de Payworks.

Et si vous n’êtes pas du tout un client de Payworks, nous vous recommandons fortement de bien examiner les heures pour vous assurer qu’elles ont été correctement saisies et prises en compte dans votre système de traitement de la paie!

Remplacer manuellement les horaires de travail inscrits dans le système de suivi pour les employés de nuit qui travaillent au moment du passage à l’heure avancée

Une fois que vous savez exactement quand l’heure avancée est entrée en vigueur sur vos horloges, vous devez revoir et remplacer les horaires de travail inscrits dans le système de suivi des horaires des employés qui étaient au travail au moment du changement d’heure. Comme décrit ci-dessus, ils doivent être payés pour le nombre d’heures qu’ils ont réellement travaillées, et non pour ce qui est indiqué sur l’horloge.

Si vous êtes un client de Payworks et que vous cherchez des conseils sur ce processus, nous sommes là pour vous aider! Votre représentant du service à la clientèle dédié est là pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir, et si vous aussi travaillez tard dans la nuit, le Centre d’aide est accessible en tout temps dans l’application Payworks. Promis : c’est plus facile que vous ne le croyez.

Vous souhaitez consacrer moins de temps à la gestion du temps? Nous vous invitons à explorer les solutions de Gestion du temps de Payworks pour découvrir comment nous pouvons simplifier et accélérer les choses pour vous et votre personnel : https://www.payworks.ca/fr/solutions/gestion-du-temps.