Vous avez des questions à propos de la législation sur la paie au Québec? Voici les infos qu’il vous faut!

Si vous êtes une entreprise basée au Québec, ou une organisation ayant des employés au Québec, vous vous posez probablement des questions sur certains éléments de législation sur la paie propres à la province. Nous le comprenons très bien! Même dans les meilleures circonstances, le traitement de la paie est loin d’être la seule tâche dont vous devez vous occuper, et lorsqu’une situation imprévue apparaît, elle peut vous forcer à passer un temps précieux à analyser la législation et à essayer de la comprendre pour pouvoir l’appliquer correctement.

Les exigences législatives diffèrent selon les provinces et territoires du Canada, mais des informations centralisées peuvent aider les entreprises canadiennes à rester en conformité. Aujourd’hui, nous répondons à certaines des questions les plus fréquemment posées par nos propres professionnels de la paie sur la législation québécoise en matière de paie, notamment le salaire minimum, les heures supplémentaires, les jours fériés (et les indemnités des jours fériés), le Régime de rentes du Québec (RRQ), le Régime québécois d’assurance parentale (RQAP) et plus encore. Et en plus, nous abordons quelques modifications récentes de 2024 en matière de législation que vous ne voudrez pas manquer.

Salaire minimum

Les lois fédérales et provinciales stipulent que tous les employés ont droit au salaire minimum, qui est la limite basse de salaire qu’un employeur a légalement le droit de verser à ses employés. Cependant, son montant varie d’un océan à l’autre. Le taux de salaire minimum varie au Québec en fonction des particularités du travail qu’effectue l’employé, par exemple s’il reçoit des pourboires.

Voici ce que les employeurs doivent savoir concernant le salaire minimum au Québec :

• La plupart des employés reçoivent le salaire minimum général, ce qui inclut les personnes recevant un salaire à la commission et un salaire à la pièce.

• Les employés recevant des pourboires ont un salaire minimum différent du taux général.

Pour plus d’information à propos du salaire minimum et du salaire en général au Québec, consultez la page : https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/conditions-travail/salaire-paye/salaire.

Heures supplémentaires

Généralement, lorsqu’un employé fait davantage d’heures que ce qui est prévu normalement dans son calendrier, il est admissible aux heures supplémentaires. Cependant, le seuil d’heures travaillées afin d’être admissible varie en fonction des provinces et des territoires. Au Québec, les heures supplémentaires se basent sur semaine de travail de 40 heures, ce qui signifie qu’un employé doit travailler plus de 40 heures pour être rémunéré au taux des heures supplémentaires (ce qui correspond à 1,5 fois le taux de salaire des heures normales).

Voici ce que les employeurs doivent savoir concernant le calcul des heures supplémentaires au Québec :

• Les primes de nuit ou de soir ajoutées au taux horaire d’un employé ne sont pas comprises dans le calcul des heures supplémentaires.

• Les jours fériés sont considérés comme des jours travaillés lors du calcul des heures supplémentaires, sauf si la date où tombe le jour férié n’est pas un jour de travail normal pour l’employé.

• Les vacances annuelles sont considérées comme des jours travaillés lors du calcul des heures supplémentaires.

Au Québec, un employé a également le droit de demander à ce que ses heures supplémentaires soient accumulées. L’accumulation d’heures supplémentaires peut également faire partie d’une convention collective. Dans cette situation, un employé accumule 1,5 heure pour chaque heure supplémentaire travaillée, qui sera rémunérée plus tard au taux normal.

Pour plus d’informations sur le calcul des heures supplémentaires et les heures supplémentaires en général, consultez la page : https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/conditions-travail/salaire-paye/salaire/heures-supplementaires.

Conseil de pro de Payworks : pour avoir un aperçu des heures supplémentaires, et les étapes à considérer pour créer un plan stratégique qui définit clairement les heures supplémentaires, rendez-vous sur : https://blog.payworks.ca/fr/apercu-des-heures-supplementaires-les-employeurs-devraient-avoir-un-plan-strategique-clair-definissant-les-heures-supplementaires. 

Jours fériés rémunérés

Le Québec offre huit jours fériés rémunérés pour lesquels les employés sont admissibles à un jour de repos et une indemnité. Les employeurs ne peuvent pas déplacer le jour férié.

Québec’s eight paid statutory holidays are: Les huit jours fériés du Québec sont :

1. Le jour de l’An
2. Le Vendredi saint ou le lundi de Pâques
3. La Journée nationale des patriotes
4. La fête nationale du Québec (La Saint-Jean-Baptiste)
5. La fête du Canada
6. La fête du Travail
7. L’Action de grâce
8. Le jour de Noël

Il existe deux dispositions importantes que les employeurs devraient connaître à propos des jours fériés au Québec. D’abord, les employeurs ont le choix d’observer soit le Vendredi saint, soit le lundi de Pâques. Ensuite, le Québec possède une disposition spéciale relative à la fête nationale. Les employés sont admissibles à un jour de repos et une indemnité s’ils sont employés le jour de la fête nationale du Québec. En comparaison, les employés ne sont pas admissibles à un jour de repos et une indemnité pour les autres jours fériés de la province s’ils sont absents du travail sans raison valide ou sans l’autorisation de l’employeur le jour précédent ou suivant le jour férié.

Lendemain du jour de l’an

Le lendemain du jour de l’an ne fait pas partie des huit jours fériés rémunérés du Québec. Il s’agit toutefois d’un jour férié bancaire dans la province, ce qui signifie que les banques et les bureaux gouvernementaux sont généralement fermés ce jour-là ou un autre jour en compensation de celui-ci, s’il tombe un jour non ouvrable. Il est important pour les entreprises québécoises en particulier d’avoir conscience que ce jour est un congé bancaire et de bien comprendre les éventuelles répercussions sur leur traitement de la paie et leurs dates de paiement, et de prévoir les ajustements nécessaires si leur institution bancaire est fermée ce jour-là.

Pour plus d’informations sur les jours fériés au Québec, consultez la page : https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/conditions-travail/conges/jours-feries/liste-jours-feries.

Nouveau! Modification du Régime de rentes du Québec (RRQ)

Le Régime de rentes du Québec (RRQ) est unique à la province. Les employés, les employeurs et les travailleurs autonomes admissibles du Québec cotisent pour ce régime de retraite tandis que les habitants des autres provinces et territoires cotisent au Régime de pensions du Canada (RPC). Jusqu’en 2024, l’admissibilité à la cotisation au RRQ concernait les employés de 18 ans ou plus et durait jusqu’à la retraite ou au décès de l’employé. Désormais, des conditions supplémentaires d’admissibilité liées à l’âge sont apparues pour le RRQ, parmi lesquelles l’arrêt des cotisations lors de l’année des 73 ans des employés, et la possibilité pour les employés de 65 ans ou plus de choisir d’arrêter de cotiser.

Un deuxième plafond de gains est également entré en vigueur pour le RRQ en 2024. Lors des années précédentes, le gouvernement avait fixé une limite à la cotisation au RRQ (le plafond de gains) pour l’année civile, appelée le maximum des gains annuels ouvrant droit à pension (MGAP). Désormais, il y aura deux plafonds de gains plutôt qu’un seul : le MGAP et le maximum additionnel des gains annuels ouvrant droit à pension (MAGAP). Les employés québécois avec des revenus dépassant le premier plafond cotiseront un pourcentage supplémentaire jusqu’à ce que le second plafond soit également dépassé. Pour des explications plus détaillées à propos du second plafond de gains du RRQ, consultez la page : https://blog.payworks.ca/fr/attention-dimportants-changements-legislatifs-concernant-le-rpc-et-le-rrq-entreront-en-vigueur-en-janvier-2024. 

Les employeurs du Québec se doivent d’être conscients de ces changements du RRQ, car il incombe à l’employeur de retenir et de verser correctement toutes les cotisations au RRQ. Par exemple, il pourrait y avoir des excédents relatifs aux cotisations au RRQ si les nouvelles conditions d’admissibilité liées à l’âge ne sont pas appliquées, ou des déficits si le second plafond de gains n’est pas appliqué. Les employeurs du Québec peuvent également s’attendre à ce que les formulaires fiscaux des employés comportent de nouvelles cases afin de signaler le second plafond de gains pour le RRQ dans les rapports de fin d’année en 2024.

Pour plus d’informations sur le RRQ, consultez la page : https://www.rrq.gouv.qc.ca/fr/programmes/regime_rentes/Pages/regime_rentes.aspx.

Régime québécois d’assurance parentale (RQAP) et assurance-emploi (AE)

Un autre élément unique au Québec en ce qui concerne la législation sur la paie est le Régime québécois d’assurance parentale (RQAP). Le RQAP est entré en vigueur en 2006 et est un régime de remplacement du revenu applicable à tous les employés québécois Il s’applique généralement à toute personne prenant un congé maternité, paternité, parental ou d’adoption qui remplit les critères d’admissibilité.

De la même façon que pour le RRQ (voir ci-dessus), il existe des primes à la cotisation au RQAP pour les employés, les travailleurs autonomes et les employeurs, et il relève de la responsabilité de ces derniers de les retenir et de les verser à Revenu Québec. Ainsi, il est nécessaire de respecter des règles concernant la cotisation annuelle maximale et le taux de cotisation pour les employés et les employeurs ainsi que les revenus assurables annuels maximaux.

Pour plus d’informations sur le RQAP, consultez la page : https://www.rqap.gouv.qc.ca/fr/a-propos-du-regime/information-generale/cotisations-et-revenu-maximal-assurable.

Il est également important pour les employeurs du Québec de savoir que le RQAP n’annule pas les retenues pour l’assurance-emploi (AE). Ainsi, la législation concernant l’AE relative à la cotisation annuelle maximale et au taux de cotisation pour les employés et les employeurs ainsi que les revenus assurables annuels maximaux est différente pour les employés québécois par rapport au reste du Canada.

Pour plus d’informations sur l’AE au Québec, consultez la page : https://www.revenuquebec.ca/fr/entreprises/retenues-et-cotisations/particularites-calcul-des-retenues-et-des-cotisations/prestation-dassurance-emploi/.

CNESST

Les employeurs au Québec ont l’obligation de cotiser à la CNESST. Un fournisseur de paie tiers comme Payworks permet de simplifier ce processus.

Conseil de pro de Payworks : L’application de traitement de la paie de Payworks calcule et verse automatiquement les primes relatives à la cotisation à la CNESST à Revenu Québec au nom de notre client.

Les employeurs au Québec doivent également connaître les nombreuses normes de travail de la CNESST. S’il est impossible de tout décrire ici, nous en avons mis quelques-unes en lumière ci-dessous au côté des congés payés et non payés.

Disparités salariales

La législation interdit aux employeurs de moins rémunérer un employé qu’un autre alors qu’ils effectuent tous deux les mêmes tâches et que cette décision se base exclusivement sur le fait qu’il s’agisse d’un employé à temps plein, à temps partiel, sur appel, à la demande ou occasionnel. Les employeurs peuvent rémunérer différemment des employés qui effectuent les mêmes tâches s’il existe une différence d’ancienneté ou d’expérience.

Temps de repos 

Chaque semaine, les employeurs ont l’obligation de donner aux employés un repos d’une durée minimale de 32 heures consécutives. Une exception existe pour les travailleurs agricoles : en cas d’accord mutuel, le repos peut être reporté à la semaine suivante.

Congés payés et non payés

Sous la CNESST, les congés pour raisons familiales comprennent l’adoption, la maternité, la paternité, un congé spécial durant la grossesse, les obligations familiales ou parentales, les mariages et les unions civiles, les décès et les funérailles, le suicide et la disparition d’un enfant (mineur).

La CNESST prévoit également des congés pour des situations particulières, comme les congés en cas d’interruption de grossesse, pour les réservistes, pour le don d’organes ou de tissus, pour les victimes d’acte criminel ou les victimes de violence conjugale ou à caractère sexuel.

Les employés ont également droit à deux jours de congé payé par année civile en cas de maladie ou d’accident non lié au travail, s’ils sont au service de leur employeur depuis au moins trois mois.

Parmi les congés ci-dessus, certains sont payés et d’autres non payés.

Pour plus d’informations sur les congés prévus par la CNESST, consultez la page : https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/conditions-travail/conges.

Nouveau! Modification du seuil du revenu imposable

Les deux premières tranches de la table d’impôt sur le revenu du Québec ont bénéficié d’une diminution d’un seul point de pourcentage à partir du 1^er juillet 2023. Une diminution d’un seul point de pourcentage a également été appliquée aux taux d’imposition sur les primes, les paiements rétroactifs et autres paiements forfaitaires pour les personnes avec un salaire faible (ne dépassant pas 17 183 $). Pour plus d’information sur cette modification de la législation, consultez la page : https://blog.payworks.ca/fr/plongeon-dans-le-plan-budgetaire-de-quebec-ce-qui-est-en-vigueur-et-ce-qui-va-bientot-letre. 

Conseil de pro de Payworks : L’application de traitement de la paie de Payworks est configurée pour effectuer automatiquement les retenues pour chaque employée à chaque période de paie. Cela signifie que les nouveaux taux d’imposition mentionnés ci-dessus seront automatiquement appliqués par notre solution de traitement de la paie, ce qui fait gagner du temps à nos clients et leur épargne le stress induit par d’éventuelles corrections rétroactives à devoir appliquer en fin d’année. Si des retenues supplémentaires sont demandées, les administrateurs peuvent entrer ces valeurs dans le système et les calculs suivants seront ajustés en conséquence. Afin de garantir des retenues justes, nos spécialistes de la paie recommandent aux employeurs de demander aux employés avec des retenues autres que les retenues basiques de refaire leur formulaire TD1 chaque année pour garantir l’exactitude des montants retenus.

Bonus : Payworks verse également l’impôt fédéral et provincial retenus pour le compte de nos clients. Pour les employeurs québécois, cela signifie que l’impôt fédéral et l’AE sont versés à l’ARC, et que l’impôt provincial et les cotisations au RRQ, au RQAP, au FSS et à la CNESST sont versés à Revenu Québec.

Nouveau! Modification de la détermination de la province d’emploi

Un autre changement que les employeurs au Québec doivent connaître est entré en vigueur le 1^er janvier 2024 et concerne les exigences de déclaration relatives à la province d’emploi. Une nouvelle politique administrative harmonise les exigences de Revenu Québec avec celles de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Ces modifications concernent tout particulièrement les employés qui n’ont pas besoin de se rendre à un emplacement physique (l’établissement de l’employeur) pour travailler.

Pour plus d’information sur cette modification, consultez la page : https://www.revenuquebec.ca/fr/salle-de-presse/nouvelles-fiscales/details/2023-11-14/position-administrative-sur-la-determination-de-la-province-demploi-relativement-aux-retenues-a-la-source-et-aux-cotisations-de-lemployeur-du-quebec/.

Fonds des services de santé (FSS)

Dans les quatre autres juridictions du Canada appliquant des taxes similaires, cette taxe porte le nom de Employer Health Tax en Colombie-Britannique, d’impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire au Manitoba, de Health and Post Secondary Education Tax (HAPSET) à Terre-Neuve-et-Labrador et d’Impôt-santé des employeurs (ISE) en Ontario. Cette taxe porte le nom de Fonds des services de santé(FSS) au Québec et « vise à ce que tous les particuliers qui bénéficient des services de santé au Québec contribuent à leur financement », selon le site Web de Revenu Québec.

Voici tout ce que les entreprises québécoises ont besoin de savoir au sujet du FSS :

• Le FSS est une cotisation patronale qui est reversée à Revenu Québec.

• Le montant payé dépend du total des salaires versés par l’entreprise pour l’année et du secteur d’activité de l’entreprise.

• Le taux de cotisation au FSS est calculé en fonction du total des salaires versés par l’entreprise pour l’année et est divisé en trois seuils.

Pour plus d’informations sur le FSS, consultez la page : https://www.revenuquebec.ca/fr/entreprises/retenues-et-cotisations/calculer-les-retenues-a-la-source-et-vos-cotisations-demployeur/cotisation-de-lemployeur-au-fonds-des-services-de-sante/seuil-de-la-masse-salariale-totale-et-taux-de-cotisation-au-fss/.

Revenu Québec

Analyser les éléments du traitement de la paie au Québec un par un en comparaison avec le reste du pays ne peut se faire sans s’intéresser à Revenu Québec, l’organisme directeur qui collecte l’impôt sur le revenu (entre autres responsabilités). Les employeurs du Québec ont l’obligation d’effectuer des versements à Revenu Québec ainsi qu’à l’Agence du revenu du Canada (ARC). L’impôt fédéral et l’AE doivent être versés à l’ARC, tandis que l’impôt provincial et les cotisations pour le RRQ, le RQAP, le FSS, la CNESST et la CAT doivent être versés à Revenu Québec.

Pour plus d’informations sur les versements à Revenu Québec, consultez la page : https://www.revenuquebec.ca/fr/entreprises/retenues-et-cotisations/verser-les-retenues-a-la-source-et-vos-cotisations-demployeur/.

Chez Payworks, nous souhaitons aider les entreprises canadiennes à connaître la législation sur la paie et à se tenir informées de son évolution afin qu’elles puissent continuer de payer leur personnel dans les temps et en toute confiance. C’est pourquoi notre Guide de la paie peut être téléchargé gratuitement par n’importe qui : https://www.payworks.ca/fr/landing-pages/campaigns/guide-de-la-paie.