Professionnels de la paie : voici 7 contrôles internes pour rester prêt pour un audit

La paie est essentielle au bon fonctionnement de toute entreprise. C’est pourquoi les responsabilités des professionnels de la paie dépassent le fait de simplement garantir le versement précis et à temps des salaires aux employés. Les professionnels de la paie comme vous jouent un rôle de premier plan dans le soutien des processus de gestion de la main-d’œuvre à travers l’ensemble de l’organisation et sont souvent sollicités pour recueillir des informations, produire des rapports et aider à prouver la conformité en cas d’audit externe. La mise en place des bons systèmes et outils peut faire toute la différence dans l’efficacité de vos pratiques de paie et assure leurs conformités à la législation.

L’un des meilleurs moyens pour les organisations de garder un œil sur les performances de leurs systèmes et de viser une détection anticipée et une correction rapide des problèmes potentiels consiste à mettre en place des contrôles de la paie et à effectuer régulièrement des audits internes pour s’assurer que les contrôles fonctionnent comme prévu.

Pourquoi est-il important d’effectuer des audits de votre paie?

La paie est souvent l’une des dépenses les plus importantes d’une organisation, et donc même une petite erreur de calcul ou de saisie de données peut s’avérer extrêmement coûteuse. Les audits internes peuvent atténuer une partie de ce risque en aidant à :

• Identifier et réduire les erreurs de saisie de données.
• Trouver les erreurs de calcul.
• Empêcher la fraude à la paie.
• Assurer que vos employés sont payés correctement et à temps
• Vérifier les retenues à la source et les versements.
• Maintenir la conformité aux lois et normes du travail.

Les organisations proactives définissent des contrôles internes et effectuent des audits réguliers pour évaluer l’efficacité de leurs systèmes et processus, puis déterminent si des changements sont de mise.

Sept exemples de contrôles internes de la paie

Voici sept exemples de contrôles internes que l’Institut national de la paie (INP) recommande de mettre en œuvre et d’évaluer régulièrement en vue de réduire le risque d’erreurs de données et de conformité :

1. Statut/type d’emploi du travailleur

La classification erronée du statut ou du type d’emploi d’un travailleur est l’un des problèmes les plus souvent identifiés durant les audits de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Parce que le type d’emploi affecte directement le droit d’un travailleur aux prestations d’assurance-emploi (Æ) et peut avoir une incidence sur les droits d’un travailleur en vertu de lois comme la Loi de l’impôt sur le revenu et le Régime de pensions du Canada (RPC)/Régime de rentes du Québec (RRQ), il est essentiel de bien faire les choses. Le statut de tout travailleur rémunéré en tant qu’entrepreneur indépendant devrait faire l’objet d’un scrutin régulier pour s’assurer que la situation reste valide en vertu des lignes directrices sur le statut d’emploi fournies par l’ARC.

Conseils de pro de Payworks : Les organisations qui utilisent Payworks pour aider à gérer leur paie peuvent spécifier le type d’emploi d’un travailleur lors de la configuration des employés dans le système, et peuvent apporter des modifications à tout moment si nécessaire. Les administrateurs de la paie peuvent ajouter le Générateur de rapport global pour créer facilement des rapports ad hoc ou personnalisés afin d’examiner toutes les informations sur les employés, y compris le type d’emploi.

2. Processus et dossiers normalisés

Les organisations devraient avoir un système qui retrace les étapes et les actions effectuées au cours de l’embauche et la configuration d’un employé dans le traitement de la paie. Les administrateurs de la paie doivent recevoir une demande de nouvelle embauche signée et datée de la personne ayant l’autorité d’embauche. Ainsi, la documentation permet de remonter à la source de l’entrée autorisée. La demande de nouvelle embauche doit inclure toutes les informations de l’employé nécessaires à la paie, telles que son numéro d’assurance sociale (NAS), sa date d’entrée en fonction, son taux de rémunération et son type d’emploi.

Conseils de pro de Payworks : Les organisations qui utilisent la solution de Gestion des ressources humaines de Payworks peuvent configurer l’automatisation des tâches, ainsi que des listes de vérification, afin de s’assurer que des processus d’embauche standardisés sont établis et suivis, et qu’il y a des rappels pour réviser les informations sur les employés alors qu’elles sont soumises lors du processus d’intégration. Les administrateurs peuvent tirer parti des fonctionnalités de lecture et de reconnaissance, en plus de la signature électronique, pour partager et conserver un enregistrement des documents de l’entreprise qui nécessitent une contribution ou une action de la part du nouvel employé. Plus encore, toutes les informations sur les employés collectées lors de l’intégration sont automatiquement transmises à la solution de paie, ce qui évite d’avoir à ressaisir les données et réduit le risque d’erreurs de données.

3. La séparation des tâches et des niveaux d’accès

Une meilleure pratique veut que les diverses tâches d’administration de la paie doivent être séparées et assignées à différentes personnes. Ainsi, les tâches telles que le traitement des formulaires d’embauche, l’intégration des employés au traitement de la paie et l’autorisation des paiements aux employés ne relèvent pas toutes d’une seule personne, ce qui exposerait l’organisation à un risque accru d’erreur humaine et d’abus/fraude. En plus de répartir les tâches, une organisation doit établir et maintenir des niveaux d’accès rigoureux qui garantissent que les administrateurs de la paie et des RH n’ont accès qu’aux informations et aux systèmes dont ils ont besoin pour effectuer leur travail.

Conseils de pro de Payworks : Le logiciel de gestion de la main-d’œuvre de Payworks donne aux administrateurs la possibilité de configurer l’accès des utilisateurs pour chaque module individuellement, ce qui permet une plus grande flexibilité et une plus grande configurabilité à travers l’ensemble de l’organisation. De plus, jusqu’à 10 niveaux d’accès de sécurité sont disponibles pour contrôler la nature des informations sur les employés qui sont accessibles aux gestionnaires et aux administrateurs.

4. Temps et présence

Il est recommandé que la personne responsable d’un service dont le budget couvre les salaires horaires d’un employé examine toutes les entrées de données de temps pour l’employé avant de l’envoyer à la paie. Les administrateurs de la paie sont ensuite chargés d’équilibrer les heures avec le rapport de saisie des heures ou les données téléchargées pour s’assurer que l’employé est payé correctement pour les heures travaillées.

Conseils de pro de Payworks : Les organisations qui utilisent la solution de Gestion du temps de Payworks peuvent être assurées que seuls les relevés d’heures approuvés sont transmis à la paie. Un relevé d’heures d’un employé est considéré comme en attente après qu’il a débuté/terminé son quart de travail ou soumis ses relevés d’heures manuellement à l’aide de la fonction Feuille de présence dans le Libre-service des employés. Les relevés d’heures en attente doivent être examinés par un responsable avant de pouvoir être payés. Des fonctionnalités supplémentaires telles que la calculatrice de jours fériés, les messages d’avertissement sur les feuilles de présence et le widget de demandes de congé en attente permettent de s’assurer que d’autres facteurs ayant une incidence sur la rémunération pour une période donnée sont pris en compte et que les employés sont payés avec précision pour les heures qu’ils travaillent.

5. Rémunération variable

Les paiements variables – comme les bonus, les commissions et les primes de quart – doivent être enregistrés séparément des salaires normaux sur le registre de paie à des fins d’identification et pour pouvoir facilement retrouver la source de la paie.

Conseils de pro de Payworks : Grâce à la solution de Paie de Payworks, il est facile de créer un cycle de paie supplémentaire ou bonus afin de pouvoir gérer séparément les paiements réguliers et ceux variables. Les cycles pour les bonus s’affichent sous la forme d’un bulletin de paie distinct, ce qui permet d’assurer une paie précise. Les administrateurs de la paie peuvent également appliquer les déductions nécessaires aux cycles de bonus pour s’assurer qu’ils restent conformes!

6. Classification du revenu d’emploi

La rémunération des employés n’est pas toujours une rémunération régulière. Un employé peut recevoir un paiement pour des éléments tels qu’une allocation de voiture ou même une prime de rendement non pécuniaire, qui peut toutefois devoir être classée comme revenu d’emploi et traitée par la paie. Les professionnels de la paie doivent examiner régulièrement les éléments traités par le biais des comptes créditeurs pour s’assurer que tous les éléments considérés comme des revenus d’emploi sont comptabilisés et enregistrés comme tels.

Conseils de pro de Payworks : La solution de Paie intuitive de Payworks vous permet de saisir, de modifier et de réorganiser l’affichage de toutes les informations sur les gains applicables à votre paie via l’élément de paie des gains. Vous pouvez générer des rapports standard ou personnalisés et y accéder à tout moment pour consulter les informations relatives aux revenus des employés. À la fin de l’année, vous pouvez compter sur notre soutien et nos listes de vérification qui vous guideront à travers les étapes critiques, comme l’examen des affectations des cases de fin d’année par élément de paie pour obtenir des rapports précis.

7. Consentement des employés pour les déductions volontaires

Si votre organisation gère un programme de dons de bienfaisance, un club social ou tout autre programme similaire qui repose sur les contributions des employés pour son financement, les employés peuvent choisir de participer au moyen de retenues volontaires sur leur paie. Avant que des retenues puissent être appliquées à la paie, l’employé doit donner son consentement quant au montant et à la fréquence des retenues sur sa paie.

Conseils de pro de Payworks : Les organisations qui utilisent le module RH de Payworks peuvent tirer parti de la fonctionnalité de lecture et de reconnaissance, en plus de signature électronique, pour partager facilement des documents et archiver le consentement des employés. Grâce à leurs comptes Libre-service des employés, les employés ont accès en tout temps à tous les relevés de paie afin de pouvoir bien voir et considérer l’ampleur de la retenue volontaire sur chaque paie.

La conformité est une priorité, mais elle peut parfois être compliquée à assurer!

Les professionnels de la paie doivent se conformer à plus de 200 exigences réglementaires fédérales et provinciales, tout en se tenant au courant des nouvelles lois sur la paie. Lorsqu’une organisation dispose de contrôles internes efficaces, la probabilité d’erreurs de saisie de données ou de calcul, de fraude salariale diminuent considérablement, tout comme les coûts associés. Avoir les bons systèmes et solutions en place peut faire toute la différence lorsqu’il s’agit de payer vos employés avec précision et de rester à l’affût de la dernière législation sur la paie.

Nous sommes là pour vous guider à travers le paysage législatif canadien en constante évolution. Nous pouvons soutenir votre organisation avec des solutions holistiques de gestion de la main d’œuvre et un représentant du service à la clientèle dédié qui est toujours à portée de main.

Pour savoir comment nous pouvons vous aider, vous et votre organisation, à conserver des données exactes sur les employés et les finances et à rester en conformité, planifiez une démonstration avec les experts de notre équipe de vente : https://www.payworks.ca/fr/landing-pages/campaigns/reservez-une-demonstration.