Trois principaux conseils pour assurer la conformité de votre entreprise avec les lois en matière de ressources humaines et de normes du travail

Lorsque vous être propriétaire d’une entreprise, le temps manque souvent. Que ce soit pour créer ou pour développer une base de client ou pour gérer les opérations au quotidien, cela peut être difficile de classer par ordre de priorité les tâches administratives nécessaires pour se conformer aux lois en matière de ressources humaines et de normes de travail.

Bien que les exigences en matière d’emploi et de ressources humaines peuvent paraître difficiles à atteindre, la constitution d’une base de connaissances suffisante afin de gérer correctement vos obligations en matière de droit du travail peut permettre à votre entreprise d’éviter des problèmes de conformité coûteux. Voici les trois principaux conseils pour assurer la conformité de votre entreprise avec les lois en matière de ressources humaines et de normes de travail canadiennes :

1. Savoir quelle loi s’applique à vous et votre entreprise

Certains propriétaires de petites entreprises pensent à tort qu’ils sont exemptés des lois régissant l’emploi puisqu’ils ne comptent que quelques employés. Bien que certaines lois ne s’appliquent qu’aux plus grandes entreprises, si votre entreprise compte ne serait-ce qu’un employé, vous devez respecter un minimum de normes d’emploi.

Si votre entreprise fait partie des secteurs réglementés au niveau fédéral (comme les banques, les services portuaires et de traversiers ou la radiodiffusion et la télévision), les normes d’emploi fédérales s’appliquent. Tous les autres secteurs doivent respecter les normes d’emploi provinciales ou territoriales. Ces normes sont mises en place afin de garantir que les employés sont traités équitablement et d’établir des règles pour le salaire minimum, les vacances annuelles et autres types de congés, les jours fériés et les heures de travail. Si vos employés sont syndiqués, il se peut que leur convention collective comprenne des normes supplémentaires que vous devez également respecter. Pour en savoir plus sur les lois et sur les normes de travail qui s’appliquent à votre entreprise, veuillez consulter le site des normes d’emploi du gouvernement du Canada.

2. Veiller à ce que les contrats de travail soient écrits, signés et répondent aux normes minimales

Peu importe la taille de votre entreprise, il est préférable de disposer d’un contrat de travail signé par le nouvel employé. Si vous vous basez sur un contrat oral, vous pouvez vous retrouver en difficulté si un litige survient ou si le contrat de l’employé est résilié. Il vous incombe alors de chercher une preuve en tant qu’employeur, pour prouver les termes originaux du contrat, ce qui est bien plus compliqué sans documentation.

Gardez toujours à l’esprit la législation sur les normes de travail de votre province ou territoire lorsque vous élaborez votre contrat de travail écrit. Par exemple, une déclaration donnant droit à deux semaines de vacances à un employé viendrait contredire les normes de travail de la Saskatchewan, où la durée des vacances est d’au moins trois semaines. Dans d’autres régions, le minimum légal dépend de l’ancienneté de l’employé et n’est pas un montant minimum déterminé.

3. Créer (et respecter) les politiques d’emploi écrites

Bien que certaines provinces et territoires exigent que les entreprises établissent des politiques sur des sujets comme la violence au travail, le harcèlement et la santé et sécurité au travail, de nombreux propriétaires de petites entreprises choisissent d’élaborer des politiques écrites qui vont au-delà des exigences minimales. Ces politiques peuvent être utiles pour les employés, car elles leur permettent de comprendre ce que sont les attentes de leur employeur, mais vous devez également veiller à respecter strictement toutes ces politiques à votre tour.

Toute politique qu’un employeur élabore, mais ne respecte pas, peut engager la responsabilité de l’entreprise. Par exemple, si la politique de harcèlement de votre entreprise prévoit qu’une procédure d’enquête doit être engagée si une plainte est déposée, et que vous ne suivez pas cette procédure, vous pourrez être tenu responsable si un employé dépose une plainte pour atteinte aux droits de la personne.

Bien sûr, nous n’avons jamais rencontré un professionnel des ressources humaines qui ne craint pas d’être connu comme « le policier des politiques ». Au moment de créer des politiques, il est préférable de veiller à ce qu’elles s’appliquent à tous les employés et qu’elles ne visent pas à limiter la pensée créative ou à créer une charge administrative inutile. Les politiques doivent être conçues et mises en place en fonction des besoins ou des mandats.

La gestion d’employé est une tâche sérieuse qui comprend de nombreuses responsabilités. Il est important de veiller à rester en conformité avec les lois en matière de RH et de normes de travail afin de maintenir votre entreprise sur la bonne voie.