Le suivi des heures des employés n’est pas nécessairement une procédure fastidieuse ou longue, on vous le promet!

Quelles sont les possibilités pour suivre les heures des employés? Elles peuvent sembler infinies, mais certaines sont beaucoup plus efficaces que d’autres… surtout quand il s’agit de s’adapter aux exigences particulières de votre équipe. Si des membres de votre personnel commencent à des heures différentes ou si une équipe mobile pointe son arrivée et son départ depuis différents emplacements, il peut s’avérer difficile de suivre leurs heures. Mais en plus d’être essentiel pour payer votre équipe avec exactitude, un suivi précis vous indique également si vos employés viennent au travail, l’heure de leur pointage, combien d’heures ils effectuent et combien de pauses ils prennent (et pendant combien de temps).

Qu’est-ce qui rend le suivi du temps si difficile?

Un outil de saisie de données de temps (horodateurs ou feuilles de présence en ligne, par exemple) avec logiciel intégré peut vous permettre de suivre plus rapidement et plus facilement vos horaires et ceux de votre équipe. Imaginons un scénario :

Vous approchez de la date limite de traitement de la paie et vous ne disposez pas d’un outil qui enregistre les quarts de travail et les pauses. Vous passez beaucoup de temps à saisir et à approuver manuellement les heures travaillées. C’est fastidieux et, bien que vous ayez le sens du détail, des erreurs peuvent arriver! Il se peut également qu’il vous manque des informations, même après avoir passé beaucoup de temps à envoyer plusieurs rappels à vos employés pour qu’ils soumettent leurs heures à temps pour la période de paie.

Une fois que vous avez reçu, saisi et approuvé toutes ces heures, il est temps de vérifier trois fois plutôt qu’une toutes les données pour vous assurer que tout est correct avant de les envoyer au service de la paie. Après tout, il est beaucoup plus facile d’ajuster les heures en amont que de corriger une erreur de paie une fois qu’elle a été produite.

Une fois que vous êtes (relativement) sûr des données saisies, vous les envoyez à l’administrateur de la paie afin qu’il puisse les entrer dans son logiciel de paie, ajoutant ainsi encore de la complexité et de nouvelles possibilités d’erreurs. Et n’oubliez pas, certains de vos employés ont travaillé durant un jour férié et d’autres eux ont également fait des heures supplémentaires. Vous devez donc rappeler à votre administrateur de la paie de bien calculer tout cela.

Ouf! Un autre cycle de paie est enfin terminé. Juste à temps pour commencer à collecter des données pour le prochain…

Ce processus impliquait beaucoup d’étapes (et de temps), en plus de savoir que la saisie manuelle des données entraîne toujours la possibilité d’erreurs. La bonne nouvelle est qu’il existe une solution simple qui peut aider à alléger le stress que provoque le suivi du temps, pour une paie précise. Arrêtez d’imaginer à quoi ressemblerait votre quotidien sans les heures passées à saisir manuellement des données, et constatez-le par vous-même!

Pourquoi choisir un outil de saisie des heures moderne? 

Avec une solution simple d’utilisation comme Gestion du temps de Payworks, les informations sur les heures travaillées sont transmises directement au service de la paie. Pour les organisations disposant d’un système de PDV externe qui enregistre les heures des employés, vous pouvez être sûr que les données de pointage s’enregistrent directement dans votre logiciel de paie, ou peuvent être importées facilement.

La solution Gestion du temps permet également de configurer des paramètres sur la façon de calculer les heures supplémentaires, les exigences législatives ou les règles de votre propre entreprise, afin de vous assurer de toujours respecter la conformité. Lorsqu’un compte est créé au cours du processus de mise en œuvre, les entreprises peuvent déterminer des primes pour les postes, les quarts de travail et les pauses, ainsi que calculer les heures supplémentaires et les jours fériés; de cette façon, le calcul est déjà fait pour vous au moment de traiter la paie et vous pouvez oublier vos formules compliquées et votre calculatrice fatiguée.

Pour le pointage des employés, l’utilisation d’un système de saisie des données est d’une grande simplicité, même pour une équipe mobile. Qu’il s’agisse d’employés de soins à domicile ou d’une équipe de vente en déplacement, l’utilisation du Libre-service des employés (LSE) permet à vos employés de pointer et de soumettre leurs heures où qu’ils se trouvent, sans faire défaut à leur routine habituelle. Si vous préférez que les employés effectuent leur pointage dès leur arrivée, c’est possible en installant nos horodateurs traditionnels juste à côté des portes.

En tirant parti de la meilleure option de saisie des heures pour leur équipe et leur entreprise, les gestionnaires et les administrateurs peuvent enfin cesser de courir après les quarts de travail et dire adieu au suivi des heures par messages texte, papillons adhésifs et courriels de leurs employés. Que votre entreprise choisisse une solution comme les feuilles de présence en ligne ou un horodateur de pointage plus traditionnel, la saisie de données est extrêmement facile. En prime, le couplage de la solution Gestion du temps avec le Libre-service des employés donne accès à des fonctionnalités supplémentaires telles que la disponibilité, la planification moderne et un calendrier partagé, tous totalement à jour, afin que vos équipes puissent avoir une visibilité totale des quarts de travail planifiés.

Quelles solutions de saisie des heures sont disponibles?

Payworks offre une variété d’options modernes grâce à sa solution de Gestion du temps pour faciliter la saisie de données :

Lecteur biométrique d’empreintes digitales S905 

Le S905 est doté du processus commercial de comparaison d’empreintes digitales le plus rapide du marché, très fiable et précis, ainsi que d’un capteur d’empreintes digitales optique haute performance et de grande qualité d’image.

• La configuration est simple et rapide.
• Son capteur optique breveté résiste aux rayures, aux chocs, aux vibrations et aux chocs électrostatiques.
• Les utilisateurs peuvent enregistrer leurs heures via leur empreinte digitale, leur NIP ou leur badge d’accès.
• Le lecteur peut reconnaître jusqu’à 8 000 modèles d’empreintes digitales.
• Une assistance multilingue (anglais ou français) est disponible.
• Optionnel : Alimentation par câble Ethernet et mini batterie de secours.
• Les options de connexion Ethernet et WiFi sont incluses.
• Le lecteur d’empreintes digitales est disponible à l’achat ou à la location.

Horodateur uFace800 avec reconnaissance faciale 

Dans certaines situations, plusieurs emplois (comme les mécaniciens ou le personnel de cuisine) peuvent affecter la lisibilité des empreintes digitales d’un employé, de sorte que la technologie de lecteur d’empreinte digitale pourrait ne pas être la méthode idéale pour saisir les heures. L’horodateur avec reconnaissance faciale uFace 800 offre le plus de solutions pour la saisie des heures sur place. Il fait appel à une formule avancée pour garantir la précision et la vitesse de correspondance, et constitue une alternative idéale au pointage d’arrivée et de départ avec les technologies de balayage des empreintes digitales.

• La configuration est rapide et simple.
• Les utilisateurs peuvent enregistrer une heure via la reconnaissance faciale, leur empreinte digitale, leur NIP ou leur badge d’accès.
• L’écran tactile est intuitif et facile à utiliser.
• Le lecteur peut reconnaître jusqu’à 1 500 modèles faciaux et 3 000 modèles d’empreintes digitales.
• Une assistance multilingue (anglais ou français) est disponible.
• Comprend une alimentation par câble Ethernet et une batterie de secours interne.
• Les options de connexion Ethernet et WiFi sont incluses.
• L’horodateur avec reconnaissance faciale est disponible à l’achat ou à la location.

Pointage libre-service et pointage en ligne avec emplacements GPS

Le personnel mobile peut enregistrer ses heures via le pointage en ligne, qui enregistre les heures via le LSE optimisé pour les cellulaires. Pointer au début et à la fin de son quart est un jeu d’enfant avec cet outil, et les employeurs peuvent même ajouter l’option avec localisation, qui enregistre l’emplacement physique des pointages des employés (grâce aux restrictions IP présentes sur les appareils mobiles) pour s’assurer que ceux qui pointent leur arrivée sont déjà sur place.

• La position GPS de l’employé à l’heure de son arrivée/départ est capturée sur son appareil connecté à Internet.
• Les administrateurs peuvent identifier des employés spécifiques qui ont besoin d’accéder à la fonction lors d’un déplacement.
• Précision et intégration : sont consignés les informations précises sur les heures de travail et les pointages pour les pauses. Avec son intégration aux feuilles de présence, il est possible d’arrondir les heures et de calculer les heures supplémentaires automatiquement.
• Cette solution est très utile pour suivre les heures et les présences. Elle permet aussi d’obtenir des informations pratiques et précises sur la sécurité et les clients, ainsi que sur les changements de coût liés aux emplois et aux services.
  
  

Feuilles de présence

Les employés peuvent également enregistrer leurs heures via les feuilles de présence du LSE. Intuitives et faciles à utiliser, les feuilles de présence incluent un tableau récapitulatif des heures et sont optimisées pour les cellulaires, pour un accès pratique. L’option feuilles de présence permet également aux superviseurs d’examiner et d’approuver les heures des employés avant le traitement de la paie.

• Les employés peuvent utiliser leur téléphone intelligent pour consigner leurs heures et leurs pauses.
• L’interface conviviale comprend des icônes vous avertissant de l’état d’un relevé d’heures.
• Les administrateurs peuvent définir des paramètres par défaut personnalisés pour l’entreprise, notamment pour les quarts de travail, les heures supplémentaires, les congés et les règles de pause planifiées.

Quelle solution de saisie des heures est la plus adaptée à vous et à votre entreprise?

Vous avez besoin d’aide pour déterminer quelle solution vous convient le mieux? Voici un tableau comparatif rapide :

Conseil de pro de Payworks : Notre solution Gestion des absences fonctionne de pair avec la solution Gestion du temps pour suivre les absences des employés, leur fournir leurs cumuls de vacances et de congés de maladie et afficher un calendrier partagé afin que les employés puissent voir quand leurs coéquipiers sont absents.

Vous voulez découvrir ce que Payworks peut faire pour vous? Il faut le voir pour le croire! Réservez une séance de démonstration avec notre équipe compétente : https://www.payworks.ca/fr/landing-pages/campaigns/reservez-une-demonstration.