Rationaliser le traitement de fin d’année grâce à une liste de vérification interactive en 10 étapes

Les listes de vérification constituent un outil pratique qui permet de rationaliser un projet de grande envergure en le divisant en plusieurs tâches faciles à gérer. C’est pourquoi, pour un traitement de la paie de fin d’année en toute tranquillité, nous vous recommandons de suivre la liste de vérification interactive de notre application de Traitement de la paie! Nous avons fait le plus gros du travail en identifiant chacune des étapes nécessaires pour s’assurer que les entreprises terminent le processus avec précision et dans les temps.

Conseil de pro de Payworks : Il est important de connaître le calendrier des jours fériés et de savoir comment il affecte les dates de traitement de la paie de votre entreprise. Les versements de la paie ne peuvent pas être datés d’un jour férié ou d’un jour de congé bancaire, et les dates de traitement de la paie sont ajustées en conséquence. Notez-les dans votre calendrier pour ne pas les manquer!

C’est parti : 

1. Examiner les documents de fin d’année : Commencez vers le 1er novembre.
2. Confirmer le calendrier des émissions de paie pour la nouvelle année : Mi-novembre.

3. Revoir les rapports de fin d’année préliminaires : Chaque paie est versée dès novembre jusqu’à la date butoir pour le traitement de fin d’année.

   1. Vérifiez les numéros d’assurance sociale (NAS) et les adresses postales de tous·tes les employé·e·s.
   2. Vérifiez s’il manque des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC)/Régime de rentes du Québec (RRQ) et à l’Assurance-emploi (AE).
   3. Comparez le total des versements figurant dans le rapport avec votre PD7A.

   Conseil de pro de Payworks : Les insuffisances et les excédents de retenues obligatoires du RPC peuvent survenir lorsqu’un·e employé·e atteint l’âge de 18 ou de 70 ans au cours de l’année civile, c’est pourquoi l’étape 3 est une étape importante qu’il faut maîtriser rapidement!

4. Revoir les affectations des cases de fin d’année par élément de paie : Avant la fin du mois de novembre.
5. S’assurer que la case 45 du feuillet T4 et/ou la case 105 du feuillet T4A contiennent le code de couverture applicable : Ces cases spécifiques du formulaire d’impôt doivent répondre aux exigences liées à la déclaration du Régime canadien de soins dentaires (RCSD). À remplir au plus tard lors de la dernière émission de l’année en cours, avant l’autorisation de vos formulaires d’impôt.
6. Saisir tous les avantages imposables qui entrent dans le calcul des retenues obligatoires : À remplir au plus tard lors de la dernière émission de l’année 2023.
7. Entrer tous les paiements manuels et les renversements qui ne sont pas encore enregistrés : À remplir au plus tard lors de la dernière émission de l’année 2023, et avant l’autorisation de vos formulaires d’impôt.
8. Veiller à ce que tous·tes les employé·e·s ayant quitté l’entreprise soient inclus·e·s dans les rapports de paie de fin d’année : en particulier si vous utilisez un nouveau système de paie, à remplir au plus tard lors de la dernière émission de l’année 2023 et avant l’autorisation de vos formulaires d’impôt.
   

   Conseil de pro de Payworks : En maintenant activés les comptes Libre-service des employés (LSE) des ancien‧ne·s employé·e·s, vous leur permettez d’accéder à leurs formulaires d’impôts et d’éviter un afflux de demandes ponctuelles après la fin de l’année. Les client·e·s peuvent également choisir d’envoyer les formulaires d’impôts par la poste à leurs ancien‧ne·s employé·e·s après avoir confirmé leur adresse de livraison.

9. Saisir les ajustements de cumuls annuels depuis le début de l’année avant d’autoriser les formulaires d’impôt sur le traitement de la paie de fin d’année : À remplir au plus tard lors de la dernière émission de l’année 2023, et avant l’autorisation de vos formulaires d’impôt.
10. Revoir et autoriser les rapports et formulaires relatifs au traitement de la paie de fin d’année : À terminer au plus tard le jeudi 15 février 2024.

Nous adorons la fin d’année! Oui, vous avez bien lu! Vous allez vous aussi l’adorer : grâce aux listes de vérification et vidéos pratiques, à l’aide pour les déclarations d’impôts et au soutien d’expert·e·s, vous êtes accompagné·e·s à chaque étape (nous soumettons même en votre nom). Pour en savoir plus sur la fiabilité du traitement de la paie avec une trousse de fin d’année complète, des rapports personnalisés et des aperçus illimités, rendez-vous sur le site : https://www.payworks.ca/fr/solutions/traitement-de-la-paie.