Une immersion complète dans notre processus de mise en œuvre pour la paie, la gestion du temps des employés, les RH et plus encore!

Si vous avez besoin d’une solution qui prenne en charge plus que votre processus de paie, nous comprenons qu’il y a de nombreux aspects (parfois trop!) à prendre en compte lors de la mise en œuvre d’un système tiers pour la gestion de la paie et de la main-d’œuvre de votre entreprise.

En plus de l’évolution de vos processus eux-mêmes, vous avez de nombreuses parties prenantes à impliquer et beaucoup d’employés et d’informations à saisir dans le nouveau système. Les tâches peuvent rapidement se multiplier lorsque vous avez plusieurs sites. De plus, vous devez déjà vous occuper d’une longue liste de tâches quotidiennes!

Vous vous sentez dépassé·e? Nous le comprenons... et c’est pourquoi Payworks rend son processus d’intégration aussi clair, efficace et configurable que possible, pour s’adapter aux besoins uniques de votre entreprise.

Avec nous, vous pouvez compter sur une expérience de mise en œuvre individualisée, fondée sur les meilleures pratiques que nous avons perfectionnées au cours des deux dernières décennies : nous sommes là pour faire en sorte que tout se déroule comme il faut pour vous. Chaque nouveau client ou nouvelle cliente se voit attribuer un·e spécialiste de la mise en œuvre formé·e par l’INP qui lui offrira un soutien personnalisé, élaborera un plan de projet adapté aux besoins spécifiques de son entreprise et le ou la placera sur la voie du succès dès le départ.

Voici le fonctionnement :

1. Après vous être inscrit·e chez Payworks [insérer un tonnerre d’applaudissements ici], un·e spécialiste de la mise en œuvre dédié·e sera affecté·e à votre compte. Cette personne vous guidera à chaque étape pour la configuration de votre compte afin de répondre aux besoins uniques de votre entreprise et vous offrira une formation personnalisée. Elle sera également à vos côtés pendant au moins deux cycles de paie afin de s’assurer que tout se passe bien avant que votre compte ne soit transféré à votre représentant·e du service à la clientèle dédié·e : plus d’informations à ce sujet ci-dessous!
2. Avant même que votre spécialiste de la mise en œuvre ne vous contacte, il ou elle se familiarise avec les détails de votre compte. Pour commencer, votre spécialiste de la mise en œuvre ouvrira officiellement votre compte Payworks et configurera les informations de votre entreprise (numéro d’entreprise, coordonnées, etc.) dans notre système. Il ou elle passe en revue les solutions que vous utiliserez et crée un plan de projet avec des dates d’échéance pour s’assurer que vous êtes sur la bonne voie et dans les temps, et qu’il n’y a jamais trop de choses à faire en même temps.
3. Il est temps de réunir tout le monde autour de la table pour un appel de lancement! C’est à ce moment-là que votre spécialiste de la mise en œuvre examinera votre compte avec vous ainsi que tous les administrateurs autorisés de votre organisation. Vous passerez en revue le plan de projet qu’il ou elle a élaboré, qui comprendra des dates pour des contrôles réguliers et des séances de formation pour tous les dirigeants et responsables qui doivent être informés. Si votre entreprise nécessite également des intégrations tierces, vous pourrez en parler plus en détail avec notre équipe ici!
   
   Si vous n’avez pas encore fourni ces informations, voici quelques détails que l’on pourrait vous demander de fournir :
   • La date estimée de votre première paie avec Payworks et la fréquence de paie
   • Vos réponses à certaines questions de l’analyse des besoins en matière de paie, d’avantages sociaux et de gestion du temps des employés.
   • Les administrateur·rice·s autorisé·e·s de votre compte d’entreprise (y compris le nom, l’adresse courriel, le numéro de téléphone et les autorisations accordées)

Mise en place de tout ce qui concerne la paie et la gestion du temps des employés

4.  Vous êtes déjà sur la bonne voie! L’étape suivante consiste à discuter de tout ce qui concerne la paie et la gestion du temps des employés. En général, les solutions Traitement de la paie, Avantages sociaux, Gestion du temps et Gestion des absences seront configurées simultanément dans notre système. Les données sur les employés provenant des pointages, des feuilles de temps, des cumuls, etc. sont directement transférées vers la solution de traitement de la paie, ce qui vous simplifie la vie.
   
   
   • Traitement de la paie – Il se peut que des informations supplémentaires soient demandées à ce moment-là. Voici un aperçu de certains détails que votre spécialiste de la mise en œuvre pourrait demander :
     • Les renseignements sur l’employé·e qui sont nécessaires au traitement de la paie (y compris le nom, l’adresse courriel, la date de naissance, le NAS, la date de début, les coordonnées bancaires, le taux de rémunération, etc.)
     • Les cumuls annuels de l’entreprise et de l’employé·e pour les employés actifs et au statut Terminé
     • Des informations relatives aux formules de calcul de la paie pour des éléments tels que les cotisations syndicales et les avantages sociaux
   • Gestion du temps – Voici quelques-unes des informations qui peuvent vous être demandées pour permettre la mise en place de votre système de gestion du temps des employés :
     •  Titres des postes, taux des heures supplémentaires, règles relatives aux déjeuners et aux pauses, heures bancaires, saisie des règles provinciales
     • Établissement des horaires de travail et des primes de quart
     • Établissement de l’option préférée de saisie des heures et commande/configuration des horodateurs si nécessaire
   • Gestion des absences – Les informations qui peuvent vous être demandées lors de la configuration des paramètres de congés des employés comprennent :
     • les types de congés, les jours fériés et les jours de congé observés, ainsi que les semaines de travail types
5. Pendant ce temps, vos informations sont importées par votre spécialiste de la mise en œuvre, qui s’assure que tout est configuré comme il se doit avant votre premier cycle de paie. Avant la mise en service, il ou elle prendra le temps d’examiner votre compte avec vous et de s’assurer que toutes les formations ont été suivies par les personnes chargées du traitement de la paie et de l’utilisation de nos solutions de gestion du temps et des absences. 
   
   Votre spécialiste de la mise en œuvre et vous-même effectuerez votre premier cycle de paie ensemble. Cela permet de vous familiariser avec l’application Payworks et d’avoir l’esprit tranquille lorsque vous l’utilisez. L’un des nombreux aspects de notre application que les clients apprécient est la possibilité de générer un nombre illimité de prévisualisations de la paie. Vous pouvez en faire l’essai pour la première fois lors de cette étape! N’oubliez pas que vous avez toujours la possibilité de poser des questions à votre spécialiste de la mise en œuvre et qu’il ou elle sera à vos côtés pour un autre cycle de paie après celui-ci.

Mise en place de tous les éléments liés au recrutement, à l’intégration des employés, au maintien de l’effectif, au départ des employés et à la prise de décisions commerciales fondées sur des données.

6. Une fois que votre premier cycle de paie est terminé (hourra!), toutes les autres solutions que vous souhaitez mettre en œuvre seront configurées, telles que les Ressources humaines, Suivi des candidats, Analytique de la main-d’œuvre ou Services de consultation en RH. Votre spécialiste de la mise en œuvre prendra le temps de comprendre les principales priorités de votre organisation et coordonnera des présentations des solutions avec les membres de votre équipe qui utiliseront ces systèmes.
   
   
   • Ressources humaines – Travaillez avec votre spécialiste de la mise en œuvre pour vous familiariser et vous former à l’utilisation de notre solution RH, y compris la configuration des notifications par courriel, le téléversement de documents et bien plus encore.
   • Suivi des candidats – Formez-vous à l’utilisation de notre solution de Suivi des candidats, et notamment à la création de flux de travail et de lettres d’offre d’emploi, au classement des candidats, et bien d’autres choses.
   • Analytique de la main-d’œuvre – Vous et votre équipe aurez accès à des webinaires hebdomadaires avec notre spécialiste des RH et de l’analyse pour vous garantir de tirer le meilleur parti de notre solution Analytique de la main-d’œuvre, qu’il s’agisse de développer votre stratégie de maintien de l’effectif ou de rentabiliser chaque dollar investi.
   • Services de consultation en RH – Accédez à des conseils d’experts sur demande et à des boîtes à outils téléchargeables.
7. Maintenant que tout est en place, il est temps de traiter votre deuxième cycle de paie avec Payworks en compagnie de votre spécialiste de la mise en œuvre. Vous allez y arriver, c’est promis!
8. Une fois que vous aurez traité votre second cycle de paie, votre représentant·e du service à la clientèle (RSC) dédié·e vous sera présenté·e et il ou elle sera votre contact à l’avenir pour répondre à tous vos besoins. Un aspect particulier de notre processus de mise en œuvre est que vous ne rencontrerez jamais de décalage entre nos équipes de mise en œuvre et de service. Vous aurez toujours un·e interlocuteur·rice que vous pourrez joindre par téléphone ou par courriel quand vous en aurez besoin.

    

   Vous pouvez demander des conseils et des astuces à votre RSC sur la façon d’utiliser notre application plus efficacement, ou leur poser des questions plus spécifiques sur la législation en matière de paie. Nos RSC sont toujours là pour vous et ils vous connaissent même personnellement.

Ce qui précède est un aperçu général de ce à quoi s’attendre concernant le processus de mise en œuvre de Payworks pour les clients qui mettent en œuvre plusieurs solutions de notre gamme d’outils de gestion de la main-d’œuvre. Chaque processus de mise en œuvre est personnalisé pour chaque client·e afin de mieux répondre à ses besoins uniques. Cette personnalisation a lieu à l’étape 3 lorsque le plan de projet est examiné. Soyez sans crainte, notre équipe de mise en œuvre affirme que les clients de Payworks se familiarisent rapidement avec nos systèmes, grâce à leur conception facile à utiliser et intuitive!

Nous comprenons que votre entreprise a toujours géré la paie et les heures de travail de ses employés d’une certaine manière. Le passage à un nouveau système peut être intimidant compte tenu de la taille et de la complexité de votre entreprise. Avec Payworks, notre équipe de mise en œuvre vous soutient : elle s’assurera que tous les aspects sont pris en compte par des plans de projet détaillés, des points de contact réguliers et une formation. Nous sommes à vos côtés!

Laissez-nous vous montrer en quoi nous sommes différents. Visitez Payworks.ca pour en savoir plus.