Cinq étapes vers une paie simplifiée : comment notre processus d’intégration vous place sur la voie du succès

Même s’il ne s’agit que de la première étape d’un parcours plus fluide, nous avons conscience que le processus de mise en œuvre du changement peut parfois sembler insurmontable! C’est l’une des raisons pour lesquelles Payworks s’est attachée à constituer une équipe solide et compétente de spécialistes de l’exécution pour guider nos précieux nouveaux clients à chaque étape de l’intégration.

Vous vous demandez à quoi ressemblerait ce processus d’intégration pour votre entreprise? Voici un aperçu détaillé de ce à quoi vous pouvez vous attendre... et de l’expérience d’organisations comme la vôtre qui ont exécuté ce processus!

1. Faisons connaissance

L’une des premières étapes du processus d’exécution est aussi l’une des plus importantes : nous voulons apprendre à vous connaître! Mieux nous comprenons les exigences et les paramètres uniques des opérations et des objectifs de gestion de la main-d’œuvre de votre entreprise, mieux nous pouvons vous fournir des recommandations et des conseils stratégiques.

L’évaluation des besoins de Payworks pose des questions pertinentes permettant de déterminer ensemble comment répondre au mieux à vos besoins, depuis certains détails utiles sur la structure de votre entreprise jusqu’au moment de la journée et à la méthode de communication qui conviennent le mieux à votre organisation personnelle.

« À la suite d’une recommandation de collègues du secteur, nous avons commencé à collaborer avec Payworks en 2017. Cette collaboration s’est développée au fur et à mesure que nous avons ajouté de nouvelles entreprises à notre portefeuille. La transition s’est déroulée en douceur, et nous ne regrettons pas notre décision (nous utilisons même Payworks pour d’autres entreprises)! » – Mast Hair (Edmonton, Alberta)

2. Transmission de vos données

Dans l’intervalle, il est temps de commencer à rassembler tous les fichiers nécessaires pour entamer le processus de transition. Ne vous inquiétez pas : nous vous dirons exactement ce dont nous avons besoin, et nous vous fournirons même des modèles à suivre. Ces exigences de transmission de données dépendent de la combinaison de solutions Payworks que vous avez choisie et comprennent des informations telles que les données des employés et les valeurs des cumuls annuels, des éléments spécifiques tels que les calculs personnalisés, les services et les exigences en matière de saisie du journal, etc.

Une fois toutes ces données réunies et transmises, vous voilà prêt à entamer les premières étapes de votre toute première émission de paie avec Payworks. Youpi!

« Payworks nous a permis de migrer très facilement depuis [notre ancien fournisseur de solutions de paie]. Nous sommes ravis d’en avoir changé! » – Dean Veterinary Hospital (Kleinburg, Ontario)

3. La perfection par la pratique

Il est temps de commencer à découvrir sérieusement les applications de Payworks! Guidé par votre spécialiste de l’exécution, vous vous familiariserez avec toutes les fonctionnalités et l’interface du programme tout en réalisant les étapes clés (configuration de la société, configuration des employés et validation et formation préalables à l’exécution).

Nous vous invitons à poser toutes vos questions et à prendre le temps d’essayer les fonctionnalités qui vous intéressent. Nous nous référerons également régulièrement à l’évaluation des besoins afin de vous recommander le processus le mieux adapté à vos besoins et votre organisation. Lorsque le moment sera venu de payer vos employés ou de définir leurs horaires, vous aurez toute confiance en notre application!

« Notre société vient de basculer sur Payworks. Nous utilisons les modules Traitement de la paie, Gestion du temps et le Libre-service des employés. Jusqu’à présent, notre processus d’exécution s’est parfaitement déroulé. Natasha, notre spécialiste de l’exécution, a pris le temps de répondre à toutes les questions que nous lui avons posées, et si elle n’en connaissait pas la réponse, elle effectuait des recherches pour nous l’apporter. Son expertise dépasse largement le cadre de sa spécialité actuelle (l’exécution). Nous n’avons jamais eu l’impression que nos questions étaient sans importance ou que nous devions chercher nos réponses dans un outil en ligne. Tous les membres de notre organisation qui ont participé à l’exécution sont très impressionnés par Natasha! » – Shelmerdine Garden Centre (Headingley, Manitoba)

4. Le moment que vous attendiez avec impatience...

Il est temps de mettre en pratique toutes ces nouvelles connaissances! Mais vous ne pensiez quand même pas que nous vous laisserions déjà livrés à vous-mêmes, n’est-ce pas? Bien au contraire : votre première émission de paie, le premier paiement et le suivi entre ces deux opérations font toujours partie du processus d’exécution et sont supervisés par votre spécialiste de l’exécution, qui s’assurera que tout est en ordre.

Cette première émission de paie représente le moment idéal pour aborder les nouvelles opportunités et les dernières questions tandis que vous finalisez le processus de formation. Il n’est jamais trop tard pour poser des questions!

« Nous sommes clients de Payworks depuis 2013, et notre processus d’exécution comprenait une séance de formation en ligne, la configuration initiale des employés par le personnel de Payworks et une assistance téléphonique pendant la première émission de paie. Tout s’est parfaitement déroulé! » – Nepean Corona School of Gymnastics (Nepean, Ontario)

5. Familiarisation avec votre nouvelle routine

La dernière étape de votre parcours d’exécution consiste à faire plus ample connaissance avec le nouveau « membre » de votre organisation : votre représentant du service à la clientèle (RSC) dédié et hautement qualifié.

Après avoir finalisé et validé l’achèvement du processus d’exécution, votre spécialiste de l’exécution vous présentera votre nouvel interlocuteur à long terme et veillera à ce que toutes les connaissances et préférences en matière de service de votre compte lui soient communiquées clairement. Nous vous assurons (et nos clients peuvent le confirmer) que vous êtes entre de bonnes mains!

« Nous utilisons Payworks pour traiter la paie depuis 2017. Leurs tarifs sont intéressants, leur service à la clientèle est de qualité et leur service informatique est excellent. Et l’exécution a été SI simple!! Payworks est sans conteste la meilleure entreprise avec laquelle nous avons eu l’opportunité de collaborer. » – Orange Julius, CF Polo Park (Winnipeg, Manitoba)

Si la peur du changement vous retient de demander de l’aide pour gérer votre main-d’œuvre et traiter vos processus de fin d’année, nous vous invitons à vous rendre sur www.payworks.ca ou à échanger avec un représentant commercial de Payworks dans votre région pour en savoir plus sur la façon dont Payworks peut faire le gros du travail pour vous!