J’ai reçu un rapport de la RGAP et un avis d’écart (PD4R) : que dois-je faire?

Ah, le mois de mars. La période de fin d’année est terminée, les feuillets T4 et les Relevés 1 ont été produits et vous pouvez enfin décompresser. Vous vous apprêtez à vous verser un verre et à vous installer devant votre série préférée, quand soudain, vous remarquez un courrier non ouvert... de l’ARC. Gloups...

 Il contient un rapport de la RGAP (Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension) et/ou un avis d’écart PD4R, émis à la suite de vos déclarations de fin d’année. Et maintenant, que devez-vous faire?

Ne paniquez pas! Nous sommes là pour vous aider à garder le cap, et nous avons la meilleure capitaine qui soit pour vous montrer le chemin : Ashley Mysak, responsable d’équipe du service à la clientèle chez Payworks, formée par l’INP et certifiée SCP. Voici les sujets que nous aborderons avec Ashley :

• Ce qu’est un rapport de la RGAP, un avis d’écart PD4R et la différence entre les deux.
• Pourquoi un rapport de la RGAP ou un avis d’écart PD4R peut être émis.
• Les étapes à suivre si vous recevez l’un de ces rapports.
• Comment Payworks peut vous aider en cours de route!

Alors, levons l’ancre avec la capitaine Ashley et ramenons ce bateau à bon port, voulez-vous?

Qu’est-ce qu’un rapport de la RGAP?

 « Un rapport de la RGAP est envoyé aux employeurs par l’Agence du revenu du Canada (ARC) une fois que toutes les déclarations T4 sont terminées », explique Ashley. « L’ARC compare toutes les valeurs déclarées sur les T4 aux versements requis et relève toute insuffisance relative au RPC, au RPC2 ou à l’AE pour chaque employé. L’ARC détermine ensuite l’insuffisance calculée et fournit une liste des parts de l’employé et de l’employeur à verser. » 

 Idéalement, lors de la finalisation des T4, les montants déclarés pour le RPC, le RPC2 et l’AE devraient correspondre aux versements requis en fonction des gains assurables et ouvrant droit à pension de l’employé. Pour s’assurer que les employés (ou leurs bénéficiaires) reçoivent les prestations de RPC ou d’AE appropriées au moment opportun, l’ARC doit avoir la certitude que les montants versés pour le RPC, le RPC2 et l’AE sont exacts. 

Que contient un rapport de la RGAP?

Un rapport de la RGAP comprend :

• La liste des employés concernés.
• Les montants faisant l’objet d’un versement insuffisant ou excédentaire, selon les calculs de l’ARC.
• Les montants utilisés par l’ARC pour effectuer ses calculs (basés sur les montants déclarés sur les T4).
• Tout solde dû.
  • Notez qu’en cas de solde dû, il incombe à l’employeur de payer sa part ainsi que celle de l’employé.
• Une pièce de versement ou des renseignements sur la manière de récupérer les fonds en cas de paiement excédentaire.

Qu’est-ce qu’un avis d’écart PD4R? En quoi est-ce différent d’un rapport de la RGAP?

« Un avis d’écart est différent dans la mesure où il est émis lorsque le total des versements effectués au cours de l’année de déclaration ne correspond pas au total des versements déclarés via les feuillets T4 et T4A », explique Ashley. « Dans ce cas, il s’agit d’un écart global pour l’année, plutôt que d’un écart au niveau d’un employé en particulier. »

Tout comme pour le rapport de la RGAP, les montants déclarés pour les versements totaux de l’entreprise (RPC, RPC2 et AE) doivent correspondre aux montants de versement réels soumis pour l’année. Un avis d’écart PD4R énumère également tout écart relatif à l’impôt fédéral.

Que contient un avis d’écart PD4R?

Un avis d’écart PD4R comprend :

• Une déclaration expliquant l’écart, avec une ventilation des causes potentielles.
• Les montants totaux déclarés sur une déclaration de revenus soumise et les feuillets de renseignements (les T4 Sommaires, par exemple).
• Les montants totaux versés tout au long de l’année.
• Les montants calculés par l’ARC et/ou inscrits à votre dossier en provenance de tiers (comme des institutions financières).
• Le résultat de la cotisation (un solde dû ou un crédit).
• Les instructions sur la façon de payer les fonds dus ou de recevoir tout remboursement admissible.
  

Le saviez-vous? « Revenu Québec peut également émettre un avis en cas d’écart ou d’insuffisance à la suite de la production des Relevés 1 et du Sommaire 1 », ajoute Ashley.

Ces avis peuvent concerner divers versements, notamment le RRQ et le RRQ2, le RQAP, le Fonds des services de santé (FSS), les cotisations relatives aux normes du travail, le Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (FDRCMO) et l’impôt sur le revenu provincial. Pour plus de détails, contactez Revenu Québec.

Pourquoi ai-je reçu un rapport de la RGAP ou un avis d’écart PD4R?

 Si nous savons qu’un rapport de la RGAP est produit lorsque les montants d’AE, de RPC ou de RPC2 perçus, versés et déclarés ne correspondent pas aux montants requis, cela ne nous indique pas ce qui a pu causer ces incohérences. 

 « Plusieurs raisons peuvent expliquer un écart », explique Ashley. « Cela peut résulter d’une erreur de calcul lors de paiements manuels, ou même de paiements hors cycle. Il se peut aussi qu’un avantage imposable ait été enregistré comme un rajustement, sans que les retenues à la source n’aient été perçues. Une autre possibilité est l’enregistrement d’une date de naissance erronée, ce qui peut influencer le calcul du RPC. » 

 Et qu’en est-il des avis d’écart PD4R? Selon Ashley, il pourrait y avoir deux raisons principales : 

 « Un écart PD4R peut résulter d’un crédit inutilisé auprès de l’ARC qui n’a pas été reporté, et sans versement compensatoire dans l’année pour tenir compte dudit crédit. Une autre cause potentielle serait le transfert d’employés vers différents comptes de retenues sur la paie et l’ajustement de leurs cumuls annuels, sans que les versements n’aient été réellement transférés auprès de l’ARC également. » 

Pour déterminer la cause de l’erreur ou des montants incorrects, nous recommandons d’examiner les éléments suivants :

• Votre T4 Sommaire et vos rapports sur la piste de vérification. Les montants correspondent-ils aux totaux des registres de la paie?
• La date de naissance de l’employé concerné par rapport à celle renseignée dans votre logiciel ou système de déclaration.
  • L’employé a-t-il eu 18 ans ou 70 ans au cours de l’année? Si c’est le cas, cela affecte ses montants admissibles pour les gains ouvrant droit à pension, ce qui a une incidence sur ses cotisations!
• Tout rajustement aux gains et avantages assurables et ouvrant droit à pension effectué durant l’année. Un client de Payworks peut facilement examiner ces entrées en utilisant le rapport sur les modifications ponctuelles.
• Y a-t-il eu des versements à l’ARC, en dehors de ceux effectués par le biais de la paie?
• Des exemptions ont-elles été mal déclarées sur le formulaire TD1 d’un employé?
  

Et aussi (spécifiquement pour les PD4R) :

• Y a-t-il des versements « en suspens » auprès de votre fournisseur de services de paie ou de votre institution financière qui n’auraient pas été transmis à l’ARC?
• Avez-vous un crédit de l’année précédente auprès de l’ARC?
  • Vous pouvez le vérifier en consultant votre état de compte.
• Possédez-vous plus d’un numéro d’entreprise enregistré, et des employés ont-ils été transférés de l’un à l’autre à un moment donné?

Ce ne sont là que quelques-unes des raisons pour lesquelles un rapport de la RGAP ou un avis d’écart PD4R pourrait être émis. Si vous avez tout passé en revue et que vous êtes toujours bloqué, n’hésitez pas à contacter votre RSC : il est là pour ça!

J’ai reçu un rapport de la RGAP ou un avis d’écart PD4R. Que dois-je faire?

Comment répondre à un rapport de la RGAP

 La première chose à faire est d’examiner tous vos documents pour déterminer si l’insuffisance est exacte. 

 « S’il est établi que les insuffisances sont bien réelles, le paiement doit être effectué à l’ARC en suivant les instructions fournies avec l’avis », recommande Ashley. « Si un examen révèle que l’insuffisance est infondée (en raison d’une simple erreur de déclaration sur le T4, par exemple), les employeurs doivent répondre à l’avis en suivant les instructions fournies par l’ARC. L’ARC fournira alors des formulaires fiscaux modifiés. » 

Comment répondre à un avis d’écart PD4R

C’est une question cruciale, et notre capitaine Ashley est là pour vous mettre sur la bonne voie! « Les employeurs doivent répondre à l’avis en suivant les instructions fournies et fournir une explication pour l’ARC. Si l’ARC a déterminé que les versements étaient insuffisants, le paiement doit être effectué en utilisant les instructions et la pièce de versement fournies avec l’avis. Si un examen approfondi confirme un trop-payé dans les versements, les employeurs doivent répondre à l’avis selon les instructions de l’ARC, en expliquant la différence, afin que l’ARC puisse reporter ce crédit potentiel à la nouvelle année. 

En résumé : répondez à l’avis, quoi qu’il arrive. Un avis d’écart PD4R comporte généralement une date limite de réponse, et le non-respect de ce délai peut entraîner de lourdes pénalités, des intérêts quotidiens et même des mesures de recouvrement. Mieux vaut donc agir sans tarder. 

Comment Payworks peut vous aider 

Bien que vous puissiez être tenté de quitter le navire et de ne pas répondre aux avis de l’ARC, nous vous recommandons de maintenir le cap! Avec Payworks, vous n’avez pas à affronter la tempête en solitaire : tout l’équipage est prêt à manœuvrer pour que tout soit en ordre et que vous puissiez reprendre la barre!

Bon, on a peut-être poussé la métaphore maritime un peu loin, mais vous avez compris le message : nous sommes là pour vous aider. Que ce soit par le biais de notre Centre d’aide accessible en tout temps ou d’un simple appel à votre représentant du service à la clientèle, nous avons les ressources nécessaires pour vous empêcher de couler (promis, c’est la dernière!).

Pour ne rien manquer de l’évolution législative et réglementaire et assurer la conformité de votre paie, consultez notre Guide de la paie (gratuit!). Il vous aidera à rester conforme tout au long de l’année pour éviter de recevoir un rapport de la RGAP ou un avis d’écart PD4R à l’avenir. Téléchargez-le ici : https://www.payworks.ca/fr/landing-pages/campaigns/guide-de-la-paie.