Dans les coulisses : le récit de notre processus de mise en œuvre de la paie pour les petites entreprises

Si vous avez envisagé de faire appel à un fournisseur tiers comme Payworks pour le traitement de la paie de votre entreprise, c’est que vous souhaitez sans doute profiter des gains d’efficacité et de la simplicité que peut offrir l’externalisation. Mais vous pouvez également redouter le changement de système et les tâches potentiellement difficiles que vous pensez avoir à réaliser pour configurer la paie dans le nouveau système.

C’est pourquoi nous voulions vous emmener dans les coulisses pour que vous compreniez à quoi ressemble le processus d’intégration chez Payworks! Nous intégrons plus de 4 000 clients chaque année, alors vous pouvez nous faire confiance, nous avons pu peaufiner l’expérience. Chaque nouveau client se voit attribuer un·e spécialiste de la mise en œuvre formé·e par l’INP qui lui offrira un soutien personnalisé et le placera sur la voie du succès dès le départ.

Voici un aperçu de ce qui se passe en coulisse pour le processus de mise en œuvre de la paie.

1. Après vous être inscrit·e chez Payworks (yeah!), un·e spécialiste de la mise en œuvre dédié·e sera affecté·e à votre compte. Ce sera la personne qui vous guidera à chaque étape pour la configuration de votre compte afin de répondre aux besoins uniques de votre entreprise. Elle sera à vos côtés jusqu’à l’exécution de votre première paie afin de s’assurer que tout se passe sans accroc!
   
2. Pour commencer, votre spécialiste de la mise en œuvre ouvrira officiellement votre compte Payworks et configurera les informations de votre entreprise (numéro d’entreprise, coordonnées, etc.) dans notre système. À cette étape-là, toujours aucune action n’est requise de votre part. Le ou la spécialiste configurera le maximum d’éléments par lui ou elle-même.
3. Vous avez reçu du courriel! Vous recevrez un courriel de bienvenue de la part de notre équipe. Si d’autres informations sont nécessaires pour procéder à la configuration initiale de votre compte, elles vous le seront demandées à ce moment-là.
   
   

   Pour préparer à l’avance les autres informations que votre spécialiste de la mise en œuvre pourrait vous demander, voici une liste de vérification rapide :

   • Les renseignements sur l’employé qui sont nécessaires au traitement de la paie (y compris le nom, l’adresse courriel, la date de naissance, le NAS, la date de début, les coordonnées bancaires, le taux de rémunération, etc.)
   • Les cumuls annuels de l’entreprise et de l’employé pour les employés actifs et au statut Terminé
   • La date estimée de votre première paie avec Payworks et la fréquence de paie
   • Les administrateur·rice·s autorisé·e·s de votre compte d’entreprise (y compris le nom, l’adresse courriel, le numéro de téléphone et les autorisations accordées)
4. Une fois ces informations reçues, les données seront entrées par votre spécialiste de la mise en œuvre qui réalisera quelques tests pour s’assurer que tout semble correct et que votre compte est prêt pour l’exécution de la première paie.
5. Une fois que tout est configuré, vous recevrez un courriel avec vos informations de connexion. Lorsque vous aurez changé votre mot de passe et configuré l’authentification à deux facteurs (A2F) pour plus de sécurité, vous serez redirigé·e vers notre application pour la première fois. Ce sera l’occasion pour vous de parcourir notre application. Selon notre équipe de mise en œuvre, il s’agit de l’étape préférée des nouveaux clients!
   
   C’est là que vous vous familiariserez avec notre système et que vous aurez la possibilité de visionner des vidéos de formation à votre convenance. Après avoir exploré les outils et les guides qui sont mis à votre disposition, vous devriez avoir obtenu une meilleure connaissance de l’application Traitement de la paie de Payworks qui vous permettra de l’utiliser en toute confiance. N’oubliez pas, votre spécialiste de la mise en œuvre reste à votre disposition si vous avez des questions, et les clients Payworks bénéficient toujours d’un soutien personnalisé.
6. Le moment de traiter votre premier cycle de paie avec Payworks est arrivé, et vous êtes toujours accompagné·e par votre spécialiste de la mise en œuvre. Vous allez y arriver, c’est promis!
   
7. Une fois que vous aurez traité votre premier cycle de paie, votre représentant·e du service à la clientèle (RSC) dédié·e vous sera présenté·e et il ou elle sera votre contact à l’avenir pour répondre à tous vos besoins. Vous pourrez lui écrire ou l’appeler pour lui demander des conseils et des astuces pour utiliser l’application de façon plus efficace ou encore pour lui poser des questions plus spécifiques sur la législation sur la paie. Nos RSC sont là pour vous et ils vous connaissent même personnellement.

C’est normal que le fait de changer la façon dont votre entreprise traite la paie puisse être une source d’inquiétude, que vous fassiez appel à un fournisseur tiers pour la première fois ou que vous changiez de fournisseur. Chez Payworks, notre équipe en charge de la mise en œuvre est là pour vous. Elle s’assurera que tous les aspects sont abordés lors de votre formation, vous guidera à travers l’application et vous accompagnera pour votre premier cycle de paie. Que ce soit notre équipe en charge de la mise en œuvre ou notre équipe de service à la clientèle, nous avons tous à cœur de bien traiter les gens.

Laissez-nous vous montrer en quoi nous sommes différents. Visitez Payworks.ca pour en savoir plus.