Cotisations et frais d’adhésion : que doivent savoir les entreprises canadiennes?

En étant à la tête d’une entreprise canadienne, il est important de maîtriser le sujet des cotisations, qu’elles soient liées aux syndicats, à une adhésion à une association professionnelle ou autre. Les cotisations sont utiles à de nombreuses fins; elles sont également calculées, déduites et déclarées selon les circonstances. Les droits et les responsabilités des employés et des employeurs varient en fonction de leur type et de leurs spécificités. C’est pourquoi il est essentiel que les chefs d’entreprise comme vous soient bien informés sur ce sujet afin de garantir la conformité du traitement de la paie et bien plus encore.

Dans cet article, nous abordons les sujets suivants afin de vous aider à approfondir votre compréhension des cotisations et des frais d’adhésion.

• Que sont les cotisations et les frais d’adhésion?
• À quoi les employeurs doivent-ils penser en ce qui concerne les cotisations et le traitement de la paie?
• Quelles cotisations sont imposables et qui peut les déclarer?
• Quels sont les défis auxquels les employeurs font souvent face lorsqu’il s’agit des cotisations? Quelles sont les bonnes pratiques permettant de rester au fait des cotisations?

Que sont les cotisations et les frais d’adhésion?  

Les cotisations sont des paiements versés à une organisation dont un employé est membre. Ces paiements sont effectués selon un calendrier prédéfini et sont souvent déduits lors d’un cycle de paie (mais pas nécessairement tous les cycles). Ces dépenses peuvent également être déductibles d’impôt ou non, nous détaillerons ce point ultérieurement.

Les cotisations sont divisées en deux catégories principales : cotisations syndicales et cotisations professionnelles (qui sont également appelées « frais d’adhésion »; nous utilisons les termes « cotisations » et « frais » de manière interchangeable lorsque nous faisons référence aux paiements d’adhésion à une association professionnelle dans le reste de cet article).

Cotisations syndicales

Il s’agit de déductions obligatoires envoyées à un syndicat associatif ou commercial pour le compte des employés syndiqués, notamment les travailleurs de garderie, les électriciens, les mineurs, les plombiers ou les travailleurs du secteur automobile, de l’hôtellerie-restauration et de la vente (pour n’en nommer que quelques-uns!).

Les cotisations paritaires (aussi connues sous le nom de cotisations à un comité paritaire ou consultatif) sont obligatoires en vertu de la loi provinciale : elles sont versées aux comités qui s’assurent que les normes syndicales et d’accord collectif convenues sont respectées.

Cotisations professionnelles

Ces frais d’adhésion sont versés aux associations professionnelles dont des employés sont membres. Cela peut inclure :

• Cotisations obligatoires d’adhésion ou de comité professionnel : ces frais sont presque toujours réglementés par les autorités provinciales ou territoriales.
• Cotisations d’adhésion à une association professionnelle nécessaires pour préserver un statut professionnel (mais non requis par la loi).
• Primes d’assurance responsabilité civile (p. ex. : frais liés aux fautes professionnelles). Elles doivent être payées pour que les employés puissent exercer leurs fonctions, selon le secteur d’activité.

Qu’est-ce qui ne constitue pas une cotisation? Les licences, les évaluations spéciales et les frais d’intégration ne sont pas considérés comme des cotisations; les frais liés aux pensions de retraite ne peuvent également pas être déclarés comme des cotisations d’adhésion.

À quoi les employeurs doivent-ils penser en ce qui concerne les cotisations et le traitement de la paie?

Pour les cotisations syndicales

Rapports :

Des obligations incombent à l’employeur en vertu des contrats d’emploi ou des accords collectifs d’un employé. Selon l’accord collectif, les employeurs peuvent avoir besoin d’envoyer des rapports aux syndicats concernant le travail réalisé par les employés, y compris des informations sur le type de tâche effectué et le nombre total d’heures travaillées (parfois par tâche). La fréquence à laquelle ces informations doivent être envoyées est définie par le syndicat et le nombre d’heures travaillées est souvent transmis chaque cycle de paie. En fonction des détails partagés, le syndicat détermine alors le taux de cotisations pour chaque employé et le communique à l’employeur. Ce taux est utilisé pour calculer le montant à déduire du salaire d’un employé.

Versements :

Les taux de cotisations sont calculés sous forme de pourcentage du salaire de l’employé ou de taux fixe. Selon le syndicat, le cadre législatif ou de nombreuses autres variables, ces calculs peuvent s’avérer complexes! Il est également important de noter que, en fonction de l’accord collectif, les employés à temps partiel peuvent avoir ou non les mêmes déductions de cotisations que les employés à temps plein. Les chefs d’entreprise doivent être parfaitement au fait des directives pour les différents syndicats impliqués ainsi que pour les provinces ou territoires dans lesquels leurs employés travaillent.

Les employeurs doivent également savoir que beaucoup d’accords collectifs (mais pas tous) stipulent que les cotisations syndicales ne peuvent pas être calculées sur les primes, les heures supplémentaires ou le salaire rétroactif.

Le versement au syndicat est déduit du salaire de l’employé par l’employeur et est généralement payé tous les mois au syndicat. Chaque syndicat est différent et, par conséquent, la manière dont les versements doivent être réalisés peut varier. Les cotisations sont généralement versées aux syndicats par virement bancaire, paiement électronique ou chèque.

Conseil de pro de Payworks : l’un de vos employés a-t-il récemment rejoint un syndicat? N’oubliez pas de vérifier si des frais d’intégration doivent être payés lors de l’adhésion initiale de votre employé. Remarque : ces frais ne sont pas considérés comme un avantage avant impôt.

Pour les cotisations professionnelles

Les cotisations ou frais professionnels ou d’adhésion peuvent être payés par l’employeur ou l’employé, selon le type de cotisation. Les employeurs doivent d’abord déterminer si leur employé a l’obligation légale de maintenir un statut professionnel pour exercer ses fonctions.

Généralement, les situations relèvent de l’une de ces trois catégories :

• Statut professionnel légalement nécessaire pour l’exercice des fonctions, auquel cas les cotisations d’adhésion doivent être réglées par l’employeur.
• Statut professionnel non légalement nécessaire pour l’exercice des fonctions, auquel cas les cotisations d’adhésion doivent être réglées de manière volontaire par l’employé.
• Statut professionnel non légalement nécessaire, mais l’employeur considère qu’il est important pour l’exercice des fonctions. Dans ces circonstances, l’employeur règle les cotisations d’adhésion.

Remarque importante : les autorités fiscales peuvent demander aux employeurs payant les frais d’adhésion d’un employé non nécessaires pour maintenir son statut professionnel de justifier leur décision.

En ce qui concerne les primes d’assurance responsabilité civile professionnelle, les règles générales sont alignées avec celles relatives aux cotisations d’adhésion pour un statut professionnel énoncées ci-dessus.

Quelles cotisations sont imposables et qui peut les déclarer?

Comme expliqué ci-dessus, certaines cotisations sont imposables, d’autres peuvent être déclarées (lorsqu’elles apparaissent sur la documentation de fin d’année) et les feuillets varient selon le type et la situation.

Cotisations syndicales

Étant donné que les cotisations sont déduites du salaire d’un employé et versées par l’employeur, l’employeur est chargé de les reporter sur les feuillets T4 et/ou RL-1 afin que l’employé puisse les déclarer. Ce montant doit apparaître dans la case 44 des feuillets T4, ainsi que dans la case F des feuillets RL-1 au Québec.

Les cotisations relatives au comité paritaire ou consultatif sont obligatoires en vertu du droit applicable et sont traitées de la même manière que les cotisations syndicales.

Cotisations professionnelles

La nécessité de maintenir un statut par le biais du versement de cotisations à une association professionnelle est généralement régie par la réglementation provinciale ou territoriale. Selon la profession et l’emplacement, il peut parfois être nécessaire de payer des cotisations dans plusieurs juridictions (p. ex. : si votre employé travaille dans deux provinces différentes).

Une fois que vous avez ces informations, la prochaine question à vous poser est la suivante : à qui bénéficie le paiement de ces cotisations et le statut professionnel de l’employé concerné est-il maintenu?

Dans le cas où les fonctions exercées par un employé nécessitent légalement le paiement de frais d’adhésion, l’employeur est réputé être le principal bénéficiaire du paiement de ces frais. L’employeur peut s’occuper du versement des frais d’adhésion ou laisser l’employé les payer, puis le rembourser. Dans ce cas, les frais ne peuvent être considérés comme un avantage imposable et, par conséquent, n’apparaissent pas sur les feuillets T4 ou RL-1 d’un employé.

Lorsque les fonctions exercées par un employé ne nécessitent pas légalement le maintien d’un statut professionnel et le paiement de frais d’adhésion, mais que l’employé souhaite tout de même conserver ce statut, alors il paye généralement lui-même les frais d’adhésion. Dans ce cas, l’employé est réputé être le principal bénéficiaire et doit garder son reçu afin de déduire cette dépense de ses impôts personnels. Cependant, si l’employeur choisit de rembourser les frais d’adhésion payés par l’employé, il s’agit alors d’un avantage imposable qui apparaît sur le feuillet T4 ou RL-1 d’un employé.

D’autre part, si l’adhésion ne constitue pas une condition pour l’emploi mais que l’employeur est tout de même le principal bénéficiaire du maintien du statut professionnel de l’employé, l’employeur doit payer les frais d’adhésion à l’organisme gouvernemental (et cela ne sera pas considéré comme un avantage imposable). Comme mentionné ci-dessus, les employeurs doivent être prêts à justifier cette position sur demande de Revenu Canada (et de Revenu Québec si les employés sont soumis à la législation québécoise).

En ce qui concerne les primes d’assurance responsabilité civile (p. ex. : frais liés aux fautes professionnelles requis par la loi), si le paiement de ces primes est légalement nécessaire pour qu’un employé puisse exercer ses fonctions, les primes doivent être payées par l’employeur. À la fin de l’année, l’employeur déclare ce montant, car il s’agit du bénéficiaire principal de la prime.

Lorsque les primes d’assurance responsabilité civile professionnelle ne sont pas requises par loi mais par l’employeur afin qu’un employé puisse exercer ses fonctions, l’employé paye les primes et garde les reçus afin de déclarer ces dépenses dans ses impôts sur le revenu personnels. Dans le cas où un employeur procède au remboursement des frais, ces derniers sont déclarés comme faisant partie des revenus. Ils doivent apparaître dans la case 44 du feuillet T4 pour que l’employé puisse les déclarer.

Certains de vos employés résident-ils au Québec? Les cotisations à une association professionnelle obligatoires versées pour maintenir un statut professionnel sont considérées comme un avantage imposable pour l’employé, car vous (employeur et bénéficiaire principal) payez ces cotisations ou remboursez l’employé. Par conséquent, ces cotisations doivent être indiquées dans les cases appropriées du feuillet RL-1 de l’employé.

Quels sont les défis auxquels les employeurs font souvent face lorsqu’il s’agit des cotisations? Quelles sont les bonnes pratiques permettant de rester au fait des cotisations?

Bien que le type des cotisations puisse varier, les cotisations que vous êtes susceptible de devoir gérer en tant que chef d’entreprise varient également en fonction de la législation de la province ou du territoire dans lequel vous exercez vos opérations, ainsi que de votre secteur d’activité. Découvrez quelques défis auxquels les chefs d’entreprise sont souvent confrontés en ce qui concerne les cotisations et comment nous pouvons vous aider à les relever!

Gestion de plusieurs accords syndicaux

Selon le secteur d’activité de votre entreprise, les différentes tâches réalisées par vos employés ou le fait que vos opérations aient lieu dans un ou plusieurs territoires ou provinces, vous pouvez avoir à gérer plusieurs accords syndicaux ou exigences d’adhésion. Ces facteurs influencent la manière dont les cotisations sont calculées, ainsi que la fréquence de la période de paie et l’applicabilité des taux.

Maintenir une bonne communication avec les représentants syndicaux et définir différents profils et règles pour chaque accord enregistré dans votre système de traitement de la paie vous permettra de réduire les possibilités d’erreur de paie.

Déductions de paie exactes et gestion des versements optimisée

Les employeurs doivent garder à l’esprit que les cotisations syndicales sont généralement retenues sur le salaire net et n’ont pas d’incidence sur les revenus d’AE, du RPC ou du RRQ ouvrant droit à pension. Les versements doivent être réalisés selon les directives du syndicat en ce qui concerne la fréquence et le mode de paiement.

Selon votre configuration et votre système de traitement de la paie, vous pouvez peut-être définir des codes de déduction de paie spécifiques pour vos employés. Une fois le taux de cotisations déterminé par le syndicat, les calculs peuvent être automatisés afin de simplifier le travail des chefs d’entreprise, non seulement à chaque cycle de paie, mais aussi lors des rapports de fin d’année!  

Gérer les taux de cotisations et les variations de taux

Déterminer les taux exacts à déduire du salaire d’un employé pour les cotisations syndicales peut s’avérer complexe. Il en va de même pour la vérification de l’exactitude des codes de déduction nécessaires. Les employeurs doivent garder à l’esprit que les taux peuvent varier de temps à autre et que cela doit être reflété dans les calculs de paie. Étant donné que les cotisations professionnelles sont généralement payées annuellement, une bonne pratique consiste à ajouter des suivis réguliers au calendrier et à planifier en avance lors de l’établissement du budget et du calendrier annuels.

Encore une fois, les employeurs doivent entretenir des relations positives avec les représentants syndicaux afin de garantir que des codes de déduction et des taux appropriés sont en place et mis à jour au besoin. Cela vous aidera à éviter d’éventuels problèmes ultérieurement, par exemple à la fin de l’année. Désigner une personne dans votre équipe responsable de surveiller les changements ou de définir un calendrier intégrant des rappels périodiques peut également vous aider à rester au fait des dates importantes (comme les dates de changement de taux) ou les paiements à venir dans le cas des frais d’adhésion.

Maîtriser les sources de déduction et les statuts fiscaux

Il est essentiel de comprendre quelles cotisations doivent être déduites du salaire d’un employé et réglées par l’employeur ou payées par l’employé puis remboursées par l’employeur afin de déterminer quelles cotisations sont imposables et qui peut les déclarer.

La section précédente de cet article vous a présenté rapidement les directives générales à suivre pour rester sur la bonne voie (n’hésitez pas à la relire si besoin!). Si vous avez des doutes, il est toujours judicieux de contacter l’organisation concernée (syndicat, entité liée à l’adhésion) pour demander des explications.

Garantir la conformité avec la législation provinciale, territoriale et fédérale 

Alors que les syndicats relèvent généralement de la compétence provinciale ou territoriale, certaines organisations professionnelles peuvent également être soumises à la réglementation fédérale. Cela dépend de votre secteur d’activité, de votre emplacement et des tâches effectuées par vos employés. Les chefs d’entreprise doivent également tenir compte de la conformité en ce qui concerne le paiement des cotisations, ainsi que de la conformité fiscale lors du traitement de fin d’année.

Les employeurs doivent s’assurer de clarifier et de confirmer les taux de cotisations syndicales aussi tôt que possible. Il est également essentiel de faire régulièrement le point avec les syndicats concernant les variations de taux et de rester au fait des nouvelles d’ordre législatif.

En ce qui concerne les frais d’adhésion, il est important de comprendre la législation qui les régit afin de déterminer en amont si elles sont obligatoires pour les tâches réalisées par l’employé et si elles peuvent être déclarées par l’employeur ou l’employé. La section précédente « Quelles cotisations sont imposables et qui peut les déclarer? » présente les bases du sujet pour vous aider à vous lancer.

Vous souhaitez maîtriser les calculs complexes de cotisations syndicales et gérer les déductions et les versements de manière précise et en temps opportun tout en ayant l’esprit tranquille vis-à-vis de la conformité?

Depuis plus de 25 ans, nous accompagnons les chefs d’entreprises canadiennes à atteindre cet équilibre délicat et nous serions heureux de vous aider! Réservez votre démonstration sans engagement dès aujourd’hui et essayez notre solution conviviale (et pratique d’un point de vue syndical!) de traitement de la paie par vous-même https://www.payworks.ca/fr/landing-pages/campaigns/reservez-une-demonstration.