Paie au Canada: Comment déterminer le meilleur système de traitement de la paie pour mon entreprise canadienne?

Vous lancez une nouvelle entreprise au Canada? La série en cinq parties « La paie au Canada » de Payworks est là pour vous guider à chaque étape du processus de traitement de la paie, de l’inscription de votre entreprise à la production des T4, et bien plus encore. Vous pouvez accéder à la série complète ici :

• Partie 1 : Comment inscrire mon entreprise canadienne pour gérer la paie?
• Partie 2 : Comment déterminer le meilleur système de traitement de la paie pour mon entreprise canadienne?
  

Vous savez maintenant comment et où inscrire votre entreprise (si ce n’est pas encore fait, consultez le premier article de la série!); quelle est la prochaine étape?

Dans ce deuxième volet de notre série « La paie au Canada » conçue pour les nouvelles entreprises comme la vôtre, nous aborderons les points suivants :

• Comment les propriétaires d’entreprise devraient-ils évaluer les systèmes de traitement de la paie?

• Quelles sont les principales options de traitement de la paie?
• Que doivent savoir les propriétaires d’entreprise sur le traitement manuel de la paie à l’interne?
• Que doivent savoir les propriétaires d’entreprise sur la paie à l’interne avec un logiciel de traitement de base?
• Que doivent savoir les propriétaires d’entreprise sur le recours à un fournisseur de solutions de paie avec une administration à l’interne?
• Que doivent savoir les propriétaires d’entreprise sur la gestion des services de paie?

Restez à l’affût des prochains articles de notre série : ils vous aideront à éliminer les incertitudes liées à la paie et vous permettront de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Dans les prochains volets, nous verrons les renseignements requis pour configurer votre paie, comment effectuer votre premier traitement, comment produire vos premiers T4/RL-1 et RE, et comment rester en conformité avec la législation tout au long du processus!

Comment les propriétaires d’entreprise devraient-ils évaluer les systèmes de traitement de la paie?

Lorsque vous comparez les différentes options de traitement de la paie, il est utile de garder quelques éléments en tête. Réfléchir aux éléments suivants vous aidera à concentrer votre attention aux bons endroits et à choisir le système le plus approprié.

• Votre entreprise et votre main-d’œuvre :
  1. Prévoyez-vous une croissance rapide de votre effectif, exigeant que votre processus de paie puisse suivre le rythme?
  2. Vos employés sont-ils payés selon différentes fréquences?
  3. Vos employés travailleront-ils dans un(e) seul(e) ou dans plusieurs territoires ou provinces?
• Conformité législative et protection des données :
  1. À quel point vous (ou votre administrateur de la paie) êtes-vous à l’aise avec les calendriers de paie, les retenues et pour rester à jour des exigences législatives?
  2. Quelle est votre expérience pour corriger les erreurs de calcul ou de versements, et connaissez-vous les coûts potentiels liés à ces corrections?
  3. Où et comment les renseignements de paie et autres données hautement sensibles seront-ils stockés?
• Ressources :
  1. Utilisez-vous déjà certains systèmes ou logiciels (comptabilité, systèmes de pointage, etc.)?
  2. Combien de temps vous (ou votre administrateur de la paie) pouvez-vous consacrer au traitement de la paie?
  3. De quel niveau de soutien votre entreprise pourrait-elle avoir besoin? D’où viendra ce soutien?
• Caractéristiques et fonctionnalités :
  1. Y a-t-il des tâches liées à la paie que vous aimeriez automatiser? (calculs de paie, d’impôt et déclarations, paiements aux employés, alertes d’erreur, etc.)?
  2. Souhaitez-vous offrir à vos employés une option libre-service pour suivre leurs heures et consulter leurs horaires de travail?
  3. Avez-vous besoin de fonctionnalités de rapports qui vous donneraient des données et des indicateurs sur votre effectif et votre entreprise?

Quelles sont les principales options de traitement de la paie?

Il existe quatre grandes options de traitement de la paie. Les réponses aux questions ci-dessus vous aideront à déterminer laquelle correspond le mieux à votre entreprise. Nous détaillerons chacune d’elles pour vous aider à faire un choix éclairé. Pour commencer, voici les quatre principales options :

• Traitement manuel de la paie à l’interne : Effectué entièrement par vous ou votre équipe, sans logiciel de paie spécialisé.
• Traitement de la paie à l’interne avec un logiciel de base : Effectué entièrement par vous ou votre équipe, avec l’aide d’un logiciel pour automatiser certains calculs et certains rapports.
• Fournisseur de solutions de paie avec administration à l’interne : Partenariat avec un tiers pour simplifier les calculs complexes et les rapports, profiter des fonctionnalités de dépôt direct et de libre-service, et accéder à une assistance spécialisée.
• Gestion des services de paie : Traitement de la paie partiellement ou entièrement externalisé à un tiers.

Que doivent savoir les propriétaires d’entreprise sur le traitement manuel de la paie à l’interne?

Faire sa paie soi-même, c’est exactement ce que ça veut dire : toute la responsabilité repose sur vous et votre équipe. Concrètement, qu’est-ce que cela implique? En général, le propriétaire de l’entreprise ou un administrateur attitré doit compiler les horaires et les feuilles de présence, effectuer les calculs, traiter les retenues et cotisations et verser les paiements. Et sans logiciel de paie, vos principaux outils seront les formulaires papier, les feuilles de calcul et la calculatrice.

Avantages : C’est l’option la moins coûteuse sur le plan financier. Elle donne au propriétaire un contrôle complet sur l’ensemble du processus. Elle convient surtout aux très petites entreprises, aux contextes de paie relativement simples, ou aux propriétaires qui connaissent déjà très bien les rouages de la paie au Canada.

Défis : Même si cette option peut coûter moins cher au départ, elle a un prix : votre temps (particulièrement précieux quand on gère une entreprise). C’est l’approche la plus exigeante en termes de temps, et celle qui présente le plus grand risque de retards et d’erreurs. Elle est aussi plus difficile à faire évoluer à mesure que votre entreprise grandit (le temps d’administration augmente avec chaque nouvel employé) et il faut aussi tenir compte des limites des virements électroniques lors des paiements bancaires en ligne. Autre facteur de coût : les erreurs de conformité, qui peuvent entraîner non seulement des pénalités gouvernementales, mais aussi un impact sur le moral des employés, surtout en cas d’erreurs de calcul. Enfin, l’administrateur de la paie doit être bien informé pour faire un travail précis et respecter la conformité, y compris en ce qui concerne le stockage sécuritaire des données sensibles des employés.

Que doivent savoir les propriétaires d’entreprise sur la paie à l’interne avec un logiciel de traitement de base?

Vous cherchez de meilleurs outils? Avec cette option, le propriétaire ou l’administrateur assume toujours les tâches liées à la paie, mais au lieu de tout faire manuellement, il utilise un logiciel (ou divers systèmes) pour automatiser certains aspects du processus.

Avantages : Le propriétaire conserve un bon niveau de contrôle. Les coûts demeurent relativement bas, selon le logiciel choisi. Les fonctions varient d’un outil à l’autre, mais parmi les automatisations courantes, on retrouve notamment le suivi du temps, les calculs, les rapports de base et les écritures de journal simplifiées.
Ces fonctionnalités peuvent faire gagner du temps et réduire les erreurs, autant pendant les cycles de paie réguliers qu’à la fin de l’année. Cette approche convient surtout lorsque la paie demeure relativement simple et que le propriétaire possède déjà une bonne connaissance de la législation en matière de paie et est à l’aise avec des outils administratifs variés.

Défis : Les limites ressemblent à celles du traitement manuel à l’interne, puisque cette option exige encore du temps et de bonnes connaissances internes en matière de conformité.
Vous demeurez responsable des versements, du traitement de fin d’année, des formulaires et déclarations, du paiement exact et ponctuel des employés, de l’intégration entre vos logiciels et outils (et vous assurer qu’ils « communiquent » bien entre eux), de la correction des erreurs en cours de route ainsi que des pénalités liées à ces erreurs, le cas échéant.

Que doivent savoir les propriétaires d’entreprise sur le recours à un fournisseur de solutions de paie avec une administration à l’interne?

Quand vous faites affaire avec un fournisseur de solutions de paie, celui-ci prend en charge certaines tâches liées à la paie (on y revient ci-dessous), mais l’employeur conserve le contrôle des décisions et de la gestion au quotidien. C’est justement l’une de nos spécialités chez Payworks : nous nous occupons du travail de fond pour vous libérer du temps pour la gestion stratégique de votre entreprise!

Avantages : Le propriétaire conserve tout le pouvoir décisionnel et doit approuver la paie avant sa transmission finale et le versement des salaires. Les calculs de paie sont automatisés (y compris les heures supplémentaires, les indemnités de jour férié et la rémunération des jours fériés). Les retenues obligatoires et les cotisations peuvent aussi être prises en charge, notamment pour le RPC ou le RRQ, l’AE et la CAT). Certains fournisseurs (comme nous!) peuvent également gérer pour vous l’envoi des RE, des T4 et des rapports de fin d’année. Vous avez ainsi l’assurance de respecter la législation en vigueur, tout en bénéficiant du soutien d’experts de la paie attitrés qui connaissent bien votre entreprise et peuvent répondre à toutes vos questions en matière de paie. Du côté des employés, ils apprécient la ponctualité du versement de leur salaire grâce au dépôt direct, ainsi que l’accès sécurisé à leurs bulletins de paie en ligne.

Certains fournisseurs de services peuvent également proposer des outils complémentaires qui s’intègrent à leur solution de paie pour offrir une expérience de gestion de la main-d’œuvre fluide dès l’embauche : planification des horaires et suivi du temps, gestion des absences, suivi des candidatures et intégration des nouveaux employés ou encore administration des avantages sociaux. Il vaut également la peine de vérifier si des intégrations sans frais sont offertes avec les logiciels de comptabilité les plus utilisés. Dans l’ensemble, cette approche permet de réduire les erreurs de calcul et les risques de pénalités, tout en libérant un temps précieux que vous pouvez consacrer au développement de votre entreprise.

Elle convient particulièrement aux entreprises en croissance, à celles dont les besoins en paie varient ainsi qu’aux propriétaires qui ne se sentent pas tout à fait à l’aise avec la réglementation et les subtilités de la paie, ou encore à ceux qui préfèrent consacrer leur temps et leurs ressources au développement de leur entreprise plutôt qu’à la gestion de la paie.

Défis : Cette approche est plus coûteuse que les deux premières options à l’interne... mais ces coûts sont souvent compensés par la réduction des erreurs de conformité et de versements et des pénalités associées (en plus du temps que vous récupérez!)

Que doivent savoir les propriétaires d’entreprise sur la gestion des services de paie?

La gestion des services de paie offre différents niveaux d’accompagnement, avec pour objectif de déléguer la majeure partie des tâches de paie et d’externaliser le traitement selon vos besoins. Les fournisseurs peuvent adapter le service au degré d’implication que vous souhaitez conserver, comme le fait Payworks avec ses formules Paie Assistée et Paie Complète, pour vous laisser décider quand et comment vous voulez intervenir.

Avantages : Vous choisissez le niveau d’implication qui vous convient, qu’il s’agisse d’une participation active au quotidien ou d’une simple approbation finale. Cette option mobilise très peu de ressources à l’interne et garantit une précision élevée, réduisant les risques de non-conformité et les pénalités qui peuvent en découler. Les déclarations et les productions peuvent être automatisées, les rapports peuvent être adaptés aux besoins de votre entreprise et les employés disposent d’un portail libre-service en ligne. Vous bénéficiez également du soutien d’un expert attitré qui s’occupe de tous les détails de votre paie. Ce service est évolutif et s’adapte à la croissance de votre entreprise en facilitant l’intégration de nouveaux employés lorsque l’effectif augmente. Cette option est particulièrement appréciée des entreprises qui souhaitent réduire au minimum le temps consacré à l’administration de la paie (et les risques d’erreurs coûteuses), afin de concentrer leurs efforts sur leurs activités principales.

Défis : Pour certains propriétaires, la principale difficulté consiste à céder une partie du contrôle direct sur la paie et bâtir un lien de confiance avec un fournisseur externe. Une communication claire est donc essentielle. Il faut aussi prévoir un coût plus élevé que pour les autres options, même si c’est celle qui exige le moins de temps et d’implication au quotidien.

Le prochain volet de notre série « La paie au Canada » portera sur la configuration de la paie, notamment les renseignements à recueillir sur les employés, les retenues et les avantages sociaux. Restez à l’affût sur notre blogue pour ne manquer aucune information importante!

Vous avez besoin d’un coup de main pour lancer votre paie, de la configuration initiale à la mise en route, avec un accompagnement et une assistance fiable? Payworks accompagne les entreprises canadiennes depuis plus de 25 ans... laissez-nous vous aider à gérer votre paie en toute confiance et éviter des erreurs coûteuses.