Cinq façons pour les petites entreprises de tirer parti d’une solution RH moderne

Est-ce que cela vous rappelle quelque chose : votre entreprise n’a pas de service de ressources humaines (RH); en tant que propriétaire ou gérant, vous êtes le « service RH »! Bien que vous ayez probablement l’habitude de jongler avec un large éventail de responsabilités en dirigeant une petite entreprise, on ne saurait trop insister sur l’importance de jeter les bases des bonnes pratiques en matière de ressources humaines dès aujourd’hui pour éviter d’importants tracas à long terme.

Lorsque vous faites déjà tout, envisager différentes options pour trouver une solution adaptée à votre entreprise et parvenir aux gains en efficacité que vous recherchez peut vous sembler être un obstacle insurmontable. Nous avons donc dressé la liste des cinq meilleures façons pour les petites entreprises canadiennes de simplifier leurs tâches RH grâce à une solution RH moderne :

1. Veiller à ce que les informations des employés soient recueillies et stockées en toute sécurité.
2. Gérer plus facilement les documents de l’entreprise et des employés.
3. Utiliser des communications personnalisées pour l’intégration des nouveaux arrivants.
4. Garder une trace des biens de l’entreprise et ne perdez pas de vue les étapes clés.
5. Élaborer facilement un Manuel sur les politiques pour les employés.

Quel que soit le nombre d’employés (que ce soit sept ou 75), chaque entreprise doit gérer les informations des employés, faire circuler les documents importants et les politiques, accueillir les nouveaux employés et peut avoir besoin d’un rappel de plus pour les dates importantes. Lisez la suite pour découvrir comment Payworks peut vous aider!

1. Veiller en toute simplicité à ce que les informations des employés soient recueillies et stockées en toute sécurité.

Même si votre entreprise ne compte que quelques employés, vous apprécierez rapidement les avantages d’une meilleure gestion des documents grâce à l’utilisation d’une solution RH. Dites adieu au recueil et au suivi des informations sur les employés à l’aide de feuilles de calcul et de processus manuels en optant pour un lieu où centraliser toutes les données et tous les dossiers de vos employés. L’information est accessible en quelques clics lorsque vous en avez besoin.

De plus, les employés méritent (et s’attendent) à ce que leurs informations personnelles soient stockées en toute sécurité. Notre système de gestion du profil de l’employé au sein de la solution RH de Payworks est un « dossier » numérique et infonuagique sécurisé qui contient les dossiers de chacun de vos employés. Vous pouvez gérer toutes les données au sein de notre système avec des restrictions selon l’utilisateur, et nos solutions sont évolutives. Cela signifie qu’au fur et à mesure que vos activités se développent (et que vos besoins en RH augmentent), il n’est pas nécessaire de chercher une nouvelle plateforme; vous avez déjà adopté le processus et la technologie qui vous permettront d’aller de l’avant!

2. Simple comme bonjour : les documents de l’entreprise et de l’employé pour l’intégration et plus encore

En y réfléchissant bien, on se rend vite compte que l’on gère de nombreux documents importants (même avec une équipe réduite!) : les formulaires et les contrats recueillis au cours du processus d’embauche et d’intégration, ceux qui surviennent au cours du travail, comme les dérogations et les certifications, et bien d’autres choses encore. Éliminez les classeurs physiques et les processus papier faramineux qui en ont besoin en tirant parti d’une solution RH avec laquelle les documents et les formulaires peuvent être partagés et stockés numériquement en toute simplicité.

Notre fonctionnalité Documents de l’entreprise vous permet de diffuser des procédures de sécurité sur le lieu de travail, des documents relatifs à la santé et à la sécurité, des directives en matière de congés, etc. Pour les nouveaux employés, vous apprécierez le fait qu’ils puissent téléverser des formulaires remplis et confirmer numériquement qu’ils ont lu les documents dans le cadre de leur processus d’intégration. Grâce à notre fonctionnalité Documents de l’employé, vous pouvez également stocker et suivre les documents spécifiques aux employés, tels que les cours de formation, les certifications et les licences. Vous obtiendrez ainsi un aperçu clair des désignations et des formations achevées (ou expirées). Les documents téléversés peuvent également être classés comme documents restreints afin que seules les personnes autorisées à avoir accès aux renseignements particulièrement sensibles puissent les consulter. Un emplacement centralisé pour tous les documents de l’entreprise et des employés, et c’est gagné!

3. Assurer la réussite de la première journée des employés grâce à des communications personnalisées

Vos employés veulent travailler dans un endroit où tout le monde connaît leur nom, mais personnaliser quoi que ce soit peut donner l’impression de n’être que du travail en plus (un autre élément sur votre liste de tâches interminable). Avec la bonne solution RH, ce n’est pas une fatalité!

Envoyez aux nouveaux employés saisonniers ou à ceux qui reviennent un courriel de bienvenue à l’aide de la solution RH de Payworks pour vous assurer qu’ils sont prêts à passer une excellente première journée. Il peut contenir toutes les informations dont ils ont besoin, de l’endroit où se garer à la personne qui les accueillera à leur arrivée, en passant par le fait de savoir s’ils doivent ou non apporter quelque chose de particulier pour leur premier jour. Si une expérience plus personnalisée pour votre personnel est au premier rang de votre liste des priorités relatives à la culture d’entreprise, notre Libre-service des employés (LSE) facilite une communication efficace entre l’employeur et les employés. Le personnel peut se connecter à partir de n’importe quel appareil avec une connexion au Web, mettre à jour ses propres coordonnées et lire et approuver des documents importants directement à partir de l’appareil.

4. Surveiller les biens de l’entreprise et les étapes importantes de la vie des employés

Vous ne devriez pas avoir besoin d’une liste de contrôle ou d’un calendrier distinct pour savoir où se trouve un bien appartenant à l’entreprise ou pour savoir qui fête son anniversaire ce mois-ci. Retirez ces notes adhésives de votre écran d’ordinateur, car tout ceci et bien plus encore peut être commodément hébergé dans une solution RH (qui envoie également des rappels par courriel pour vous permettre de garder une longueur d’avance)!

Faites le suivi de la distribution et de l’état des biens de l’entreprise dans l’écran Propriété de l’entreprise de la solution RH de Payworks. Vous pouvez attribuer des biens à des employés spécifiques et le statut indiquera quand un bien a été attribué puis restitué. Vous saurez ainsi quels biens les employés utilisent en dehors des locaux ou conservent en dehors des heures de travail (comme les cartes d’accès, les cartes de carburant, les ordinateurs portables et les outils). Des notifications par courriel peuvent également être activées pour vous rappeler (ou rappeler à un responsable) les prochaines dates d’expiration de contrat pour des biens de l’entreprise comme les téléphones portables, les véhicules, etc. Si vous aimez ce côté pratique, vous apprécierez également la fonctionnalité Notifications. Elle vous permet de programmer des notifications par courriel pour des dates importantes telles que l’expiration de licences, les anniversaires, les anniversaires de travail, les renouvellements de certification, l’ajout de personnes à charge ou les changements de nom (pour n’en citer qu’une partie).

5. N’élaborez pas de politiques à partir de zéro : utilisez un modèle de manuel sur les politiques pour les employés

Vous prenez souvent le temps de répondre aux questions des employés sur les heures de travail et les heures supplémentaires, les jours fériés, l’accumulation des congés et les différents types de congés. Ce serait pratique (pour eux et pour vous) si les réponses à ces questions se trouvaient à un endroit auquel votre personnel peut facilement accéder. Si vous n’avez pas encore de manuel sur les politiques pour les employés, ne laissez pas la création d’un tel manuel vous décourager. Avec le bon prestataire de solutions de gestion de la main d’œuvre, vous n’aurez pas à élaborer des politiques à partir de zéro!

Grâce aux services de consultation en RH de Payworks, les entreprises canadiennes peuvent accéder à un modèle exhaustif pour élaborer un manuel sur les politiques pour les employés qui est idéal pour les petites et moyennes entreprises. Ce document permet de présenter les informations clés de votre entreprise comme le code de conduite, les avantages sociaux des employés, les protocoles de santé et de sécurité, les horaires d’ouverture, le temps libre, les paramètres des congés ou des vacances, et plus encore. Vous pouvez également profiter de deux heures de consultation et d’assistance avec un professionnel des RH, avec pour résultat un guide personnalisé qui reflète au mieux votre entreprise et son fonctionnement.

Vous ne gérez peut-être pas des milliers d’employés, mais cela ne signifie pas que votre entreprise et votre équipe ne peuvent pas bénéficier d’une solution RH moderne (en particulier une solution qui ne saigne pas à blanc le compte en banque!). La plateforme Payworks est facile à maîtriser, elle peut aider votre équipe à rester connectée et libérer du temps pour que vous puissiez vous concentrer sur les activités qui sont la raison d’être de votre entreprise. Pour en savoir plus : https://www.payworks.ca/fr/solutions/categories/petites-entreprises.