C’est le moment de dématérialiser le traitement de fin d’année

Pour réduire à la fois le temps passé sur le traitement de fin d’année et le stress généré par celui-ci, nous vous recommandons vivement de passer au format numérique! La dématérialisation permet de faciliter les processus, de gagner du temps, de profiter d’un niveau de sécurité supplémentaire et de prendre soin de l’environnement.

Cela peut sembler être un changement important dans une période de l’année déjà suffisamment compliquée, mais la transmission électronique des form Exitulaires d’impôt des employés se fait facilement et s’avère très pratique autant pour les administrateurs que les employés. En passant au numérique, les entreprises réduisent considérablement la charge de travail engendrée par les formulaires fiscaux en format papier et sont dispensées des frais d’envoi par la poste de ceux-ci. Les rapports de paie, bulletins de paie et formulaires d’impôt au format numérique sont identiques à ceux en version papier, et, si jamais des copies papier sont nécessaires, le Libre-service des employés (LSE) permet aux employés de les imprimer à n’importe quel moment de l’année.

Nous vous ASSURONS que l’attente de la livraison des trousses de fin d’année ou l’envoi manuel des formulaires d’impôt ne vous manqueront pas, voici pourquoi :

Plus d’efficacité

Que votre personnel travaille à plein temps au bureau, selon un modèle hybride ou qu’il continue le télétravail, faire le choix d’un traitement de fin d’année numérique vous permet de faciliter considérablement les processus. Les formulaires d’impôt électroniques peuvent être traités par les administrateurs depuis n’importe quel appareil connecté à internet, et ils peuvent être transmis dès leur autorisation. La dématérialisation permet à vos employés d’accéder à leurs formulaires d’impôt en un clic et vous évite de devoir envoyer des copies papier ou de conserver des archives. C’est particulièrement utile pour les entreprises ayant des employés en télétravail ou suivant un modèle hybride, ou encore pour les employés saisonniers.

Le mieux dans tout cela, c’est que les fichiers numériques vous permettent de rester organisé et vous n’avez plus à attendre d’imprimer et d’envoyer les formulaires d’impôt aux employés. En plus, toutes les archives peuvent être stockées en toute sécurité sur un réseau/serveur selon les politiques et lignes directrices de votre entreprise.

Vos dossiers sont encore mieux protégés

En renonçant aux formulaires d’impôt papier, les entreprises réduisent considérablement les risques de vol, de perte ou d’erreurs de livraison de ces informations, car les copies physiques n’ont plus besoin d’être envoyées et stockées. Si une copie papier est nécessaire, les formulaires d’impôt des employés peuvent être imprimés sur place par les administrateurs de compte, mais de nombreux clients donnent également accès au LSE à leurs employés qui peuvent donc imprimer directement leurs formulaires. Ceci est possible pendant toute l’année, pas juste la fin d’année.

Payworks dispose d’un réseau, d’un serveur et d’une application de pointe qui assurent la sécurité des renseignements des employés et de l’entreprise. Les administrateurs autorisés peuvent accéder à une archive sur sept ans via un mot de passe crypté, ce qui protège encore davantage les fichiers.

Sauver les arbres

An traitement de fin d’année numérique permet de réduire le nombre de formulaires papier, d’enveloppes, d’encres et de toners d’impression que vous utilisez, ainsi que vos expéditions et opérations de manipulation, les transports aériens et terrestres que vous mobilisez et votre consommation d’énergie globale, pour ainsi limiter votre impact environnemental. En moyenne, un employé consomme environ 96 feuilles de papier par an uniquement pour le traitement de sa paie. Passer aux formulaires d’impôt numériques pour le traitement de fin d’année (en plus du traitement de la paie numérique!) vous permet de limiter l’impact sur la planète.

Disponibles en tout temps

Le traitement de fin d’année et le traitement de la paie au format numérique par le biais de Payworks permettent à vos employés d’accéder à leurs formulaires d’impôt et leurs bulletins de paie de façon sécuritaire et en tout temps, depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Dites adieu aux demandes ponctuelles tout au long de l’année!

Les clients Payworks qui souhaitent en savoir plus sur la dématérialisation du traitement de fin d’année peuvent contacter leur représentant du service à la clientèle dès aujourd’hui!