Accroître la rétention et la satisfaction des employé·e·s grâce à une paie exacte et professionnelle

Le gros bon sens veut que l’exactitude de la paie contribue à l’engagement et au sentiment de sécurité de votre équipe, et par la bande, à la rétention des employé·e·s. Mais l’inverse se confirme également : toute erreur au niveau du chèque de paie d’un·e employé·e lui faire sentir qu’on ne l’estime pas à juste titre et en fin de compte, le ou la pousser vers un changement de carrière.

L’embauche de nouveau personnel nécessite du temps et des ressources, et plus le taux de rétention des employé·e·s d’une organisation est faible, plus elle doit dépenser d’argent pour rechercher et former de nouveaux et nouvelles employé·e·s. D’après une étude de The Workforce Institute, une seule erreur peut suffire pour que le personnel envisage de changer d’emploi et que vous deviez embaucher de nouveau.

Aujourd’hui, nous expliquons pourquoi le traitement est d’une importance capitale, et comment les professionnel·le·s de la paie peuvent jouer un rôle clé dans la rétention des talents.

Le personnel travaille pour être payé

La paie est au cœur de la relation entre employeur et personnel. Une paie versée avec exactitude et dans les délais établit une solide relation de confiance qui contribue à la rétention, à l’engagement, à la productivité et à l’efficacité des employé·e·s. Que les organisations utilisent un logiciel tiers ou disposent d’un·e professionnel·le dédié·e au traitement de la paie des employé·e·s, la gestion de la paie représente une dépense supplémentaire. Mais les avantages surpassent largement cet inconvénient lorsque ce processus est effectué correctement et de manière professionnelle.

En absence de cela, le versement de la paie risque d’être inexact et en retard si les exigences législatives provinciales ou territoriales appropriées ne sont pas respectées, ou la paie peut être répartie de manière inexacte, sans fiabilité (ce qui peut avoir de fâcheuses conséquences sur votre équipe et votre entreprise).

Une étude de l’Institut national de la paie montre que les employé·e·s sont d’accord pour dire que l’éventualité d'une paie inexacte serait un souci considérable :  

• 64 % des employé·e·s auraient moins confiance en leur employeur.

  59 % conseilleraient à d’autres personnes de ne pas rejoindre l’entreprise.

  51% s’inquièteraient de l’estime que leur porte leur employeur.

La même étude indique également que pour 38 % des employé·e·s les erreurs de paie soulèveraient des doutes quant à leur capacité à gérer leurs dépenses .

Ces statistiques sont particulièrement révélatrices compte tenu de l’état actuel du marché de l’emploi. Selon une enquête de The Harris Poll, les entreprises éprouvent autant de mal à recruter du personnel qu’à retenir celui dont elles disposent déjà. Dans le contexte actuel, la population canadienne a davantage d’options en matière d’emploi, sans compter qu’il existe de nombreuses applications et ressources pour les aider à identifier des opportunités.

Comment les professionnel·le·s de la paie peuvent faire la différence 

Si le départ d’un·e employé·e peut s’expliquer pour plusieurs raisons, l’inexactitude des fiches de paie ne devrait pas en faire partie. Voici les étapes que les organisations peuvent suivre pour améliorer leur taux de rétention en assurant une paie exacte, professionnelle et sans retard.

1. Ne sous-estimez pas l’importance des solutions de rechange. Dans l’idéal, les organisations devraient désigner plusieurs personnes responsables de l’administration de la paie afin de garantir qu’une personne formée et compétente soit toujours disponible pour traiter la paie en cas d’urgence, d’indisponibilité ou de congé anticipé.

2. Utilisez un logiciel approprié pour favoriser l’engagement des employé·e·s. Le fait de permettre aux employé·e·s d’accéder facilement à des informations transparentes sur leur paie via des solutions infonuagiques comme Payworks peut avoir un impact positif sur l’engagement. Des statistiques de l’Institut national de la paie soulignent qu’il est extrêmement important que les employés puissent facilement consulter leurs bulletins de paie, leurs formulaires d’impôt, leurs horaires/calendriers partagés et bien plus.
   
   Pour commencer, il peut être sympathique d’informer les nouvelles recrues de la date à laquelle elles peuvent s’attendre à recevoir leur premier chèque de paie. Généralement, elles n’osent pas poser la question et peuvent également ressentir du stress et de l’incertitude en ne sachant pas si elles pourront payer leurs factures à temps. Il est tout aussi important de leur expliquer comment accéder à des informations telles que leurs fiches de paie. De telles initiatives contribuent à instaurer la confiance et un sentiment de sécurité dans la relation employé·e-employeur.

   « Le logiciel de traitement de la paie de Payworks a l’avantage de rendre facile le fait de payer le personnel avec exactitude et dans les temps », explique la responsable de l’équipe Paie de Payworks, Megan McCall. « Nous nous efforçons d’assurer une gouvernance efficace et de faire en sorte que nos clients et nos employé·e·s aient confiance en nous. Ils savent que nous traitons tout le monde de manière équitable. »

3. Parlez avec vos employé·e·s de leurs congés. Le rapport d’Expedia sur le sentiment d’être privé·e de vacances indique que 9 Canadien·ne·s sur 10 estiment que des congés réguliers représentent un droit fondamental, mais que 62 % des travailleur·seuse·s interrogé·e·s se sentent privé·e·s de ce droit. Dans le cadre de leur formation et de leurs discussions sur les bulletins de paie, les entreprises devraient également parler des vacances à leurs employé·e·s et répondre à leurs questions à cet égard. Ces échanges avec les nouvelles recrues permettent d’expliquer au personnel comment se reflètent ses vacances sur ses bulletins de paie, s’ils sont cumulés ou liés à chaque paie, et si cela se traduit en droits à des congés en jours ou en semaines. Il convient également de préciser à quel moment les employé·e·s ont le droit de prendre des congés, s’ils disposent de jours de congés personnels et combien, comment fonctionnent les congés maladie et tout autre type de congé. De plus, le fait d’encourager les employé·e·s à profiter de leurs vacances pour se ressourcer favorise l’engagement et la rétention du personnel.

   Assurez-vous que les avantages des employé·e·s sont configurés correctement. S’il est important que les avantages de l’ensemble du personnel soient correctement définis, il est particulièrement de s’y pencher lorsque l’un·e de ses membres part en congé. Quel que soit le type de congé (médical, parental ou autre), il convient de s’entretenir avec l’employé·e concernant ses avantages, notamment s’il est possible de les maintenir pendant ses congés, et l’informer des options qui s’offrent à lui ou elle.

Des études montrent clairement que le respect de la législation et des lignes directrices en matière de paie, conjugué au fait de rémunérer le personnel de manière précise et à temps, peuvent augmenter le taux de rétention au sein de votre entreprise. Ce faisant, vous ne vous contentez pas de dire à vos employé·e·s que vous les estimez : vous leur montrez leur importance et leur place au sein de l’équipe.

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