Traitement de la paie, Intégration des avantages sociaux, et plus encore : comment nous utilisons ces modules et pourquoi vous allez les adorer

Comme nous vous le disions précédemment, les retours de notre clientèle jouent un rôle prépondérant dans le choix des fonctionnalités que nous développons... Cela dit, les retours de notre propre équipe (notre premier client en date!) nous sont aussi très précieux. Après tout, le tout premier traitement de la paie « client » que nous avons effectué était en réalité le nôtre. C’est pourquoi nous donnons la parole à nos propres superviseurs, professionnels de traitement de la paie et as des RH pour découvrir comment nos solutions les aident à relever leurs défis quotidiens.

Faites connaissance avec Megan McCall! Depuis 2011, Megan a mis à profit ses compétences analytiques et son savoir-faire en matière de gestion des personnes dans le cadre de divers rôles chez Payworks, passant d’un rôle de conseillère générale en RH à son poste actuel de responsable d’équipe de la paie.

Ayant accompli toutes les tâches liées à la gestion de la main-d’œuvre, Megan a eu l’occasion d’utiliser pratiquement tous les produits de la gamme complète de Payworks (et d’aider à les façonner)! Nous avons discuté de son approche de la paie axée sur les ressources humaines et de la manière dont nos solutions intégrées lui facilitent la vie au travail... et comment elles peuvent faire de même pour vous, que vous soyez propriétaire d’une entreprise, spécialiste de la paie ou autre.

theWorks : Bonjour Megan! Votre quotidien a beaucoup changé depuis que vous avez commencé à travailler chez Payworks. Comment en êtes-vous venue à vous spécialiser dans le domaine de la paie?

Megan McCall, responsable d’équipe de la paie: À l’époque, il n’y avait que moi et une autre personne qui occupions des postes de gestion générale de la main-d’œuvre. Bien sûr, Payworks était beaucoup plus petit à l’époque! < rires > L’entreprise s’est développée et nous avons commencé à ajouter davantage de soutien de tous les côtés, et vers 2019, mes responsabilités ont basculé de ce qui était probablement une répartition 80 % RH/20 % paie à l’exact opposé.

tW : Avez-vous l’impression que votre expérience dans les RH influence votre rôle actuel dans le domaine de la paie?

MM : Absolument, oui. Même si j’occupe un poste lié à la paie, j’ai toujours l’impression de l’aborder d’un point de vue RH. J’aime communiquer avec les employés pour les aider à comprendre leur argent! Il y a cet élément humain, qui me permet de bien traiter les gens en les aidant à atteindre leurs objectifs.

Certains d’entre eux n’ont peut-être jamais eu de cotisation à la retraite auparavant, ou n’ont jamais rempli de formulaire TD1... Je veux qu’ils comprennent leur rémunération, car elle a un impact direct sur tous les aspects de leur vie. Dans mon rôle, je peux les rassurer sur le fait qu’ils sont payés correctement et que l’argent sera versé au moment où il est censé l’être.

tW : Vous travaillez chez Payworks depuis longtemps, et nous avons l’avantage de créer nos propres solutions, pour nos clients ET pour nous-mêmes! Quels sont les produits que vous avez utilisés et avez-vous eu l’occasion de faire part de vos retours à notre équipe de développement?

MM : J’ai donc eu la chance d’utiliser les modules RH, Traitement de la paie, Intégration des avantages sociaux TANDEM, Gestion des absences, Gestion du temps et même Analytique. Et oui, les équipes des produits sont toutes très réceptives aux commentaires des utilisateurs! Je me souviens avoir formé l’une de nos anciennes conseillères en ressources humaines au traitement de la paie, et elle plaisantait en disant à quel point le bouton « Exécuter la paie finale » était effrayant. Nous avons soumis l’idée d’ajouter ce message ultime « Voulez-vous vraiment soumettre la paie au traitement final? » qui apparaît avant que vous ne la transmettiez... et c’est maintenant une fonctionnalité permanente de l’application Traitement de la paie.

tW : Comment utilisez-vous les solutions de Payworks aujourd’hui et comment facilitent-elles votre vie professionnelle?

MM : En ce moment, j’utilise le plus souvent les modules Traitement de la paie, Gestion des absences et Intégration des avantages sociaux TANDEM. Et depuis mon arrivée ici, ma vie professionnelle est tellement plus facile parce que toutes les données auxquelles j’ai besoin d’accéder sont regroupées dans un système unique - les mêmes informations sont partagées dans tous les modules, de sorte qu’il n’y a pas d’incohérences.

Le fait de pouvoir téléverser des documents et stocker en toute sécurité leurs informations bancaires, les formulaires TD1 et d’intégration, etc. en un seul et même endroit permet de gagner beaucoup de temps... et lorsque nous sommes passés au télétravail en 2020, le fait de disposer de toutes ces données sous forme numérique nous a sauvé la vie! J’apprécie également beaucoup de ne pas avoir à apprendre à utiliser plusieurs systèmes.

« Même si j’occupe un poste lié à la paie, j’ai toujours l’impression de l’aborder d’un point de vue RH. J’aime communiquer avec les employés pour les aider à comprendre leur argent! » dit Megan.

tW : Si vous deviez choisir un outil que vous considérez comme « incontournable » dans chacune des applications que vous utilisez le plus, quels seraient-ils?

MM : Oh, bonne question! En ce qui concerne le module Traitement de la paie, je dirais que c’est la possibilité d’exécuter un nombre illimité d’aperçus. J’apprécie de pouvoir le faire autant de fois que nécessaire pour voir l’impact d’un élément sur la paie d’une personne, puis de revenir en arrière pour l’ajuster si nécessaire. J’apprécie également le nouvel outil de gestion des Relevés d’emploi (RE), qui facilite grandement le processus de création de RE.

Je ne peux pas vraiment imaginer gérer le traitement de la paie sans l’outil de Gestion des absences en général : à ce stade, nous avons près de 450 employés! < rires > Pour mon poste, c’est la combinaison la plus puissante. Sans cela, je devrais saisir manuellement toutes les vacances et tous les congés maladie, ce qui prendrait beaucoup plus de temps et serait probablement beaucoup moins précis, même si nous avions une très petite équipe.

Et puis, avec l’Intégration des avantages sociaux TANDEM, la possibilité d’importer les changements de primes mensuelles me fait gagner des heures chaque mois. Auparavant, je recevais un relevé de facturation par la poste et je devais littéralement regarder ligne par ligne avec une règle pour entrer manuellement les changements dans notre système. Aujourd’hui, je reçois automatiquement un fichier que je peux ouvrir, examiner et enregistrer après l’avoir vérifié, ce qui permet d’appliquer automatiquement presque toutes les modifications. Il applique également directement la taxe de vente au détail en vigueur dans chaque province, ce qui est très utile pour les entreprises dont les employés vivent partout au Canada!

tW : Par rapport aux solutions que vous avez utilisées avant d’arriver chez Payworks, qu’est-ce qui, selon vous, rend ces solutions intégrées uniques?

MM : D’après ma propre expérience et ce que m’ont dit d’autres personnes, le système de Payworks est très intuitif. Je pense que pratiquement n’importe qui peut le prendre en main sans avoir besoin d’être un professionnel de la paie ou des ressources humaines. Certains des autres systèmes existants sont plus anciens, plus vastes et plus compliqués, il faut avoir un peu plus de connaissances pour les utiliser efficacement. Pour un propriétaire d’entreprise qui gère lui-même ses affaires, Payworks est beaucoup plus facile à utiliser.