Par nos experts : les données RH qui comptent

Les professionnels des ressources humaines (RH) sont entourés de TELLEMENT DE DONNÉES (à la fois quantitatives et qualitatives). Il ne suffit pas de collecter ces informations, il faut aussi les exploiter pour prendre des décisions éclairées au sujet de votre personnel et dans son intérêt. Quels sont les indicateurs qui vous permettent d’obtenir les informations dont vous avez besoin?

Nous avons interrogé nos propres experts RH pour le savoir. Si vous passez en revue toutes vos données de gestion de la main-d’œuvre et que vous souhaitez les exploiter pour prendre des décisions et faire évoluer les stratégies de votre entreprise, la vice-présidente des ressources humaines de Payworks, Jennifer Johnston, et le directeur des ressources humaines, Chris Radford, ont la solution que vous recherchez. Selon eux, les données quantitatives et qualitatives peuvent aider les professionnels RH et l’entreprise dans son ensemble à comprendre la satisfaction, l’engagement, le maintien en poste et le recrutement des employés. Ils ont également partagé leurs processus et conseils pour prendre les meilleures décisions fondées sur des données face aux multiples types d’indicateurs RH.

Les données sont des ressources puissantes et cruciales pour les professionnels RH et les entreprises. Il faut prendre le temps de comprendre ce qu’elles représentent et comment les exploiter – alors plongeons dans le vif du sujet!

theWorks : Si vous deviez choisir, quels sont les trois principaux indicateurs RH qui guident les stratégies de votre service?

Jennifer Johnston : Il y en a tellement! Pour moi, l’expérience, la santé et le bien-être, et le maintien en poste des employés sont essentiels. Je veux suivre de près l’engagement de nos employés. C’est pourquoi les enquêtes sur l’engagement et les sondages éclair sont pour moi indispensables, au même titre que les données sur la rotation de personnel et sur l’absentéisme. C’est grâce à ces données que nous avons des informations actuelles et pertinentes.

Je souhaite également exploiter les données dont nous disposons pour autonomiser nos superviseurs. Je veux leur permettre d’accéder aux tendances et d’agir, au même titre que nous dans le service RH. Je ne pense pas que tout le monde ait le même top trois que moi, cela dépend de son organisation et de ses besoins, mais c’est le mien.

Chris Radford : Les données analytiques que nous étudions dans le service RH sont souvent harmonisées. Nous avons accès aux données des employés et recueillons également leur avis de différentes manières. Nous analysons ensuite une partie de ces données afin d’informer et d’influencer divers objectifs et stratégies qui concerneront différents domaines de l’entreprise et nos employés. La satisfaction des employés est un aspect primordial auquel nous accordons une attention toute particulière. Les enquêtes sur l’engagement des employés sont également un outil nous permettant d’obtenir des informations précieuses et exploitables. Le recrutement et la rotation de personnel sont également des aspects importants pour les entreprises, les entrevues de départ y jouant un rôle clé. Elles peuvent influencer la stratégie de recrutement et vous permettre d’ajuster les priorités de votre feuille de route.

tW : Vous avez parlé tous les deux du maintien en poste des employés. Quelles sont les données dont vous avez besoin pour comparer et influencer votre stratégie de maintien en poste des employés?

JJ : Le maintien en poste des employés est un aspect auquel nous nous intéressons pour être sûrs d’engager et de garder les personnes formidables de notre entreprise. Grâce à un tableau de bord, nous analysons régulièrement le taux de rotation du personnel à l’échelle de l’entreprise et du service. Nous organisons également des entrevues de départ et regroupons ces retours et informations. Nous exploitons ces informations pour mettre à jour nos stratégies et partageons les données anonymisées avec les superviseurs pour qu’ils prennent en compte le ressenti de tous par rapport à notre entreprise et à notre culture.

La santé et le bien-être de notre équipe sont vraiment primordiaux et ont un lien direct avec le maintien en poste des employés. Nous voulons que tous nos employés prennent les vacances et autres congés qui leur sont nécessaires pour subvenir au mieux à leurs besoins et à ceux de leur famille. Les indicateurs comme l’utilisation des vacances et d’autres tableaux de bord sur les congés laissent apparaître les éventuelles tendances. C’est un excellent moyen de savoir si les gens utilisent leurs congés et s’il y a des tendances plus marquées, par exemple si les congés sont en corrélation avec les rapports des PAE (Programmes d’aide aux employés). Grâce à l’analyse de ces données, nous pouvons déterminer si les employés ont besoin d’une aide supplémentaire. En prime, cette priorité facilite aussi le maintien en poste du personnel!

CR : Le maintien en poste des employés est actuellement une priorité pour de nombreuses organisations. Nous analysons les taux de satisfaction des employés et le taux de rotation du personnel. Les entrevues de départ sont l’occasion d’écouter activement tout ce que l’employé dit et ne dit pas, nous devons rester ouverts à ces retours. Il faut impérativement écouter les retours de nos employés pour procéder à des améliorations et même confirmer que nous continuons à répondre à leurs attentes.

Nous développons davantage d’enquêtes auprès des employés qui portent sur différents jalons de leur parcours professionnel. Nous posons des questions ciblées lorsqu’un employé atteint une année spécifique au sein de l’entreprise, par exemple lorsqu’il atteint le cap des trois mois ou des dix ans. Nous pouvons collecter ces données et identifier des thèmes pour le maintien en poste des employés.

tW : Revenons sur les entrevues de départ que vous avez tous deux évoquées. Comment arrivez-vous à recueillir des retours pertinents à ce stade du cycle de vie des employés?

JJ : Les entrevues de départ sont des données et des conversations essentielles, qu’il s’agisse d’enquêtes ou de rencontres en personne. Nous pouvons utiliser ces données pour observer les tendances en matière de rotation du personnel – les périodes de l’année où elle est la plus élevée ou la plus faible – et pourquoi ces employés choisissent d’aller voir ailleurs. Vous pouvez apprendre énormément de ces conversations, et il est important de partager les données anonymisées avec d’autres membres de l’équipe RH et les membres de la direction le moment venu. Ces personnes-là assimileront ces informations et les exploiteront pour faire les ajustements nécessaires.

Nous sommes très satisfaits du taux de maintien en poste de nos employés et avons pour ambition d’être l’un des meilleurs employeurs, en cultivant un lieu de travail où les employés souhaitent continuer à investir leur temps et leurs talents. L’objectif de ces entrevues de départ est d’utiliser ces conversations pour répondre aux attentes des employés, voire les dépasser. En tant qu’organisation, cette démarche nous aide à garder nos employés. Même lorsqu’un employé prend une autre direction, nous voulons aussi qu’il se sente valorisé et écouté, car qui sait, nous le reverrons peut-être!

CR : Si vous posez les bonnes questions, les entrevues de départ peuvent vous donner de précieuses données. Il s’agit en quelque sorte d’une entrevue d’emploi inversé. Les questions que vous posez dépendent du rôle et du service de la personne. Les entrevues de départ doivent comporter des questions ouvertes, et vous devez écouter activement pour rebondir en posant les bonnes questions. Les questions que vous posez ne doivent pas conduire à un résultat particulier.

tW : Pour en revenir à vos trois principaux indicateurs RH, parlons plus particulièrement de la satisfaction des employés. Comment arrivez-vous à recueillir des retours fiables de la part de vos employés et à évaluer au mieux leur degré de satisfaction?

JJ : Les enquêtes sur l’engagement permettent de mettre en lumière ce qui favorise ou ce qui ne favorise pas l’engagement des employés dans les différents aspects de leur expérience. Elles nous permettent de couvrir de multiples aspects de l’expérience des employés et nous servent de référence d’une année à l’autre. Grâce à ces données, nous pouvons comprendre les thèmes et les opportunités clés et identifier ce qui pourrait être nécessaire pour améliorer davantage leur expérience. Ces enquêtes sont d’excellents indicateurs du ressenti des employés par rapport à l’avancement de leur carrière et du lien qu’ils entretiennent avec la vision et l’objectif de l’entreprise. Nous pouvons également analyser ces données par service ou par bureau. Quand on s’y plonge, on peut vraiment s’amuser.

Nous voulons également écouter nos employés plus d’une fois par an et pendant les périodes les plus importantes pour eux, par exemple lorsqu’ils débutent ou changent de poste. Nous discutons avec les nouvelles recrues dans le cadre de tables rondes informelles pour voir comment ils ont vécu leur arrivée dans notre équipe et quels retours ils ont pour nous. Ces conversations sont toujours intéressantes et plaisantes! Qui plus est, vous recevez beaucoup de retours que vous pourrez mettre à profit. Nous avons également mis en place un processus qui nous permet d’entendre les employés chaque semaine. Notre équipe RH peut consulter les résultats de l’ensemble de l’entreprise, les superviseurs ont quant à eux accès à ceux de leurs équipes, et nous pouvons tous utiliser ces informations lors de réunions régulières pour faire le point. Nous pouvons ainsi suivre en temps réel l’engagement des employés et leur satisfaction générale. Notamment dans le cas des données sur la main d’œuvre, qui sont pertinentes au moment où elles sont collectées.

CR : Pour obtenir des informations pertinentes sur la satisfaction des employés, vous devez être en mesure d’analyser en profondeur la quantité de données appropriée. Les évaluations annuelles des performances et les contrôles hebdomadaires sont importants pour l’expérience des employés et aident à renforcer les bases de leur engagement. Elles reflètent également une période donnée. Les enquêtes sur l’engagement des employés sont un outil précieux si vous posez des questions pertinentes. Ces données authentiques et anonymes nous permettent d’entendre directement les employés et de juger de leur engagement. Si vous prenez le temps d’analyser toutes ces données collectivement et de trouver les thèmes et les points communs, vous arriverez à exploiter les résultats.

D’autres statistiques, comme les congés maladie, étaient autrefois couramment utilisées (avant la pandémie) pour évaluer la satisfaction des employés. Au vu de notre culture, je m’intéresse moins à la quantité de congés de maladie utilisés qu’à ce que nous faisons pour soutenir notre personnel.

Principaux points à retenir au sujet des données sur l’expérience des employés... 

Nos experts estiment que les méthodes de collecte de données qualitatives suivantes sont les plus importantes :

• Enquêtes sur l’engagement des employés
• Entrevues sur le processus d’intégration
• Suivis hebdomadaires avec les superviseurs
• Entrevues de départ

Nos experts soulignent également l’importance des canaux de communication pour écouter régulièrement les employés et recueillir leurs retours afin d’évoluer en tant qu’organisation et de répondre aux attentes de la main-d’œuvre d’aujourd’hui.

tW : Nous avons beaucoup parlé des données sur la main-d’œuvre au sein de votre organisation. Quels sont les indicateurs importants pour les futurs talents et le recrutement?

JJ : Le recrutement et l’acquisition de talents sont des sujets d’actualité. Beaucoup d’organisations ont du mal à trouver des talents. Nous cherchons à savoir comment nos candidats accèdent à nos offres d’emploi pour être sûrs de faire la promotion de nos postes dans des espaces adaptés. Nous cherchons par exemple à collaborer avec d’autres organisations, telles que des universités, des collèges et des collèges techniques, afin de nouer des relations et de développer des viviers de talents. Nous collaborons avec des établissements post-secondaires et participons régulièrement à des programmes de stage coopératifs, ce qui est bénéfique non seulement pour nous en tant qu’organisation, mais aussi pour la formation de ces étudiants. Pour chaque opportunité professionnelle, nous souhaitons également communiquer les valeurs de notre entreprise, à savoir notre engagement à développer des produits de premier ordre et une culture d’entreprise soucieuse de bien traiter les gens. Nous acceptons et encourageons les candidatures de chacun. Tous les candidats peuvent demander des mesures d’adaptation auprès de notre équipe RH ou d’un superviseur à tous les stades du recrutement et de leur emploi, car nous nous engageons à proposer un environnement inclusif et accessible.

Je pense également qu’il est important que les futurs talents se développent au sein de l’entreprise. Nous voulons que nos employés se sentent soutenus et sachent qu’ils peuvent avoir une carrière longue et gratifiante, avec des possibilités d’apprentissage et de développement professionnel et une marge de progression tout au long de leur parcours. Cela m’amène à un autre indicateur : le mouvement interne. Suivre les tableaux de bord des effectifs est très utile pour voir la croissance, mais aussi pour analyser les mouvements internes. C’est encourageant de voir les mouvements promotionnels et latéraux au sein de notre entreprise.

CR : Pour le recrutement, je regarde surtout le temps nécessaire pour pourvoir un poste. Cela nous aide à identifier les postes plus difficiles à pourvoir et à nous organiser en conséquence. Les éléments techniques sont importants, il faut poser des questions. Nous pouvons alors chercher à identifier des alternatives, à savoir comment promouvoir et communiquer une offre d’emploi, et développer des stratégies pour les futurs recrutements. Il est souvent question des futurs besoins de recrutement. Grâce aux données et indicateurs, nous pouvons voir ce qui a déjà été fait, et où cela nous mènera à l’avenir. Il ne faut pas perdre de vue l’objectif de ces évaluations, qui est en fin de compte de trouver les bonnes personnes pour le bon poste.

tW : On dirait que beaucoup de données sont prises en compte pour vos trois principales initiatives RH! Comment réunir le plus efficacement possible ce dont vous avez besoin pour réussir? Quels outils utilisez-vous?

JJ : J’aime bien passer du temps chaque jour à analyser différents éléments de notre tableau de bord Analytique de la main-d’œuvre. Il me donne un aperçu actuel des effectifs et de la rotation du personnel. Je peux également consulter rapidement les congés et les absences. J’aime bien le côté esthétique des tableaux de bord, je peux y voir distinctement toutes les données et approfondir les aspects importants.

Dans notre équipe, l’une de nos priorités est de prendre le temps de consulter les données auxquelles nous avons accès et de les utiliser pour valider, informer et mettre à jour nos processus RH. C’est une époque intéressante pour les RH, les données et indicateurs exploitables grâce à nos systèmes nous permettent d’être mieux informés et de continuer à répondre aux attentes des employés.

CR : Pour recueillir des retours justes de la part des employés, les professionnels RH doivent rester ouverts, honnêtes, transparents et accessibles. Les employés doivent savoir que vous les écoutez et que vous entendez ce qu’ils disent, et pourquoi vous recueillez ces informations et ce que vous allez en faire. Pour gagner leur confiance, il est important d’agir une fois que vous avez ces informations.

Disposer d’un SIRH fiable est également d’une importance capitale. Il contient tous les renseignements sur les employés dans un seul et même endroit, de la date d’arrivée aux caractéristiques démographiques et à la rémunération. Il nous permet d’extraire rapidement et efficacement les données dont nous avons besoin, au lieu de gérer plusieurs feuilles de calcul et de consolider les données manuellement (ou pas du tout). Je peux rapidement créer un rapport puisque les informations sont à portée de main. Cela nous aide à prendre des décisions pour améliorer l’expérience des employés à la fois dans une perspective actuelle et future. Nous pouvons voir si les résultats correspondent aux attentes des employés, c’est très intéressant. Nous avons tous des idées et pouvons spéculer sur l’impact qu’elles auront, mais nous pouvons aussi les évaluer correctement en analysant les données dont nous disposons. Vous devez respecter les données. Il est important d’exploiter la technologie dont nous disposons, sans oublier d’allier la technologie à la dimension humaine.

Principaux points à retenir des chiffres clés 

Nos experts ont identifié les principaux points de données quantitatives suivants :

• Effectifs
• Maintien en poste (années d’ancienneté)
• Mouvement interne
• Congés maladie, congés autorisés et utilisation des vacances
• PAE et utilisation des avantages
• Temps nécessaire pour pourvoir un poste

Analyser régulièrement ces données peut donner un aperçu actuel de la main-d’œuvre et apporter des indications sur la santé et le bien-être de l’organisation. La plupart des entreprises canadiennes ont déjà accès à ce type d’informations; après tout, elles en ont besoin entre autres pour traiter la paie de l’organisation, gérer les avantages sociaux et saisir les heures travaillées. Exploiter ces données pour prendre des décisions stratégiques devient beaucoup plus simple, et donc plus probable, lorsque ces informations sont facilement accessibles. Les solutions de gestion du personnel, comme Analytique de la main-d’œuvre, peuvent rassembler intuitivement ce type de données existantes dans des rapports ponctuels et consolidés faciles à exploiter.

Les données vous aident à raconter une histoire, si vous êtes à l’écoute. Les professionnels RH d’aujourd’hui ont besoin d’un mélange de données quantitatives et qualitatives pour prendre des décisions RH éclairées. Les chiffres et les statistiques sont tout aussi importants que la communication avec les employés pour recueillir leur avis sur leur expérience au travail. Ensemble, ces deux types de données permettent d’orienter intelligemment les stratégies et les décisions futures de votre service RH.

Pour plus de conseils RH, abonnez-vous à notre blogue : https://blog.payworks.ca/fr.