Décisions fondées sur les données rôle de l’analytique dans l’établissement d’une stratégie directrice

Depuis notre dernière exploration de l’analytique du travail il y a deux ans (voir l’article qui portait sur le caractère indispensable de l’analytique à titre d’outil commercial publié dans le numéro de mars-avril 2018), les professionnels de la paie et des ressources humaines (RH) ont grandement amélioré leurs connaissances sur les solutions d’analytique RH. Leur compréhension a évolué presque aussi rapidement que la technologie elle-même.

Ce savoir, qui sous-tend l’utilisation efficace de l’analytique, prend tout son sens quand on en examine les champs d’application : en quoi les données et l’information peuvent-elles orienter la prise de décisions et améliorer les résultats commerciaux (et la rentabilité)?

L’analytique en action

L’analytique a permis à nos clients du secteur alimentaire et hôtelier d’examiner plus facilement la variabilité des frais de personnel au fil des ans grâce à des graphiques à barres et à des diagrammes conviviaux faisant état des variations saisonnières. Une cliente a constaté avec joie qu’il ne lui fallait plus que 10 minutes pour produire des rapports sur 13 centres de coûts (au lieu de 7 heures). Elle pouvait désormais paramétrer des filtres, confirmer les résultats en un coup d’œil, puis exporter les données regroupées et calculées. Ses tâches de manipulation de données étaient ainsi réduites au minimum.

Le secteur sans cesse croissant des soins de santé trouve également un avantage à utiliser l’analytique pour la gestion des heures de travail, l’affectation des ressources et les questions de conformité. Les exi- gences de déclaration du gouvernement fédéral peuvent être lourdes dans ce secteur, et nos clients doivent s’acquitter de leurs obligations avec exactitude et dans les délais prescrits. L’analytique leur permet de comparer facilement les éléments de la paie à l’échelle d’une période, d’un centre de coûts, d’un service, d’un groupe de personnes ou d’un type d’heure (formation, congé de maladie, jour de vacances). On peut ainsi dégager des tendances d’utilisation sur lesquelles fonder les ac- tivités de planification et de soutien aux patients afin de les renforcer. Dans les secteurs de la logistique, de la fabrication et de la vente au détail, bon nombre de clients se servent de l’analytique pour trouver des façons d’améliorer l’expérience des employés et les pro- cessus des RH. Les changements démographiques et les pénuries de personnel rendent le recrutement et le maintien en poste difficiles. Toutefois, l’analytique permet de comparer les services et les postes à l’échelle du pays. Par conséquent, il est plus facile de repérer ceux dont le roulement de personnel est élevé, de comprendre les raisons de ce roulement à point nommé et d’adapter les stratégies relatives à la main-d’œuvre en conséquence.

En tirant parti des données pour isoler des « domaines problé- matiques », de nombreux clients ont pris de meilleures décisions d’embauche. Ils ont aussi renforcé leurs pratiques d’intégration et de formation dans ces domaines.

« Nos processus étaient déjà effica- ces, mais maintenant, nous canalisons nos efforts sur les domaines cibles sans perdre notre temps à calculer ces mesures, explique un client. Nos mesures sont désormais beaucoup plus précises. »

Il ne s’agit là que de quelques exemples de mise en application et de réussite. L’analytique du travail fournit aussi des renseignements plus détaillés et des mesures plus poussées qui facilitent la gestion des cartes de pointage des RH. Elle permet également de repérer les possibles économies quant à l’administration des avantages sociaux (p. ex. déterminer si les avantages les plus utilisés ont changé au fil des ans et s’ils répondent encore aux besoins du personnel).

Chacune de ces analyses fondées sur des données élimine pour ainsi dire les conjectures et les éventuels partis pris de certains pro- cessus décisionnels importants auxquels sont appelés à participer les professionnels de la paie et des RH. De plus, les programmes d’analytique exécutent en quelques minutes des tâches qu’il faut des heures, voire des jours, à effectuer manuellement.

En tirant parti de cet outil d’analyse et en répondant de façon éclairée à la question « Comment optimiser le temps et l’argent qu’il faut investir dans la gestion des employés? », les professionnels de la paie et des RH deviennent des spécialistes en la matière.

Adoption d’un outil d’analytique

Bien que les avantages d’une prise de décisions fondées sur des analyses semblent manifestes, il pourrait y avoir une réticence à investir dans cette technologie en raison d’autres priorités organi- sationnelles. Voici donc des suggestions de réponses à de possibles questions et affirmations :

1. « Nous avons très bien fonctionné sans outil d’analytique jusqu’à présent. Pourquoi en avons-nous besoin d’un maintenant? »

Il est possible pour une entreprise de fonctionner sans avoir accès à l’information et aux connaissances fournies par un outil d’analytique. Il s’agit toutefois d’un lourd fardeau pour l’équipe de direction qui doit continuellement examiner les renseignements quotidiens à la loupe pour être en mesure de dégager les tendances. Ce fardeau est particulièrement écrasant en période de croissance alors que ces renseignements changent au fil des jours ou pour les petites entreprises où les dirigeants exercent de nombreuses fonctions.

Incitez votre équipe de direction à investir dans ses livrables de base et dans l’intensification de sa réussite commerciale en ajoutant une solution d’analytique à son arsenal de solutions de gestion.

2. « Nous n’avons pas besoin d’un outil d’analytique. Nous n’avons qu’à produire un plus grand nombre de rapports. »

À moins d’avoir déjà réuni tous les renseignements relatifs à la paie et aux RH dans une même base de données, la création d’un rap- port global suppose l’exportation manuelle de plusieurs rapports présentés en différents formats, puis de les comparer pour établir des correspondances et essayer de dégager des tendances.

Quant à l’outil analytique, en plus d’accéder uniquement aux fichiers de données pertinents à l’intérieur d’un cadre précis en vue de répondre à vos questions (le « quoi »), il relève les tendances qu’un rapport clas- sique (le « pourquoi ») ne permet pas nécessairement de repérer. Vous obtenez ainsi des résultats plus rapides, exacts et éloquents.

3. « Que devons-nous faire de l’information obtenue? »

Finalement, l’analytique permet à l’entreprise d’évaluer l’efficacité de ses démarches en toute impartialité et de prendre des décisions éclairées pour l’avenir.

Une stratégie fondée sur l’analytique favorise également l’expérimentation et la créativité – quand vous avez la possibilité d’évaluer et de corriger le tir en temps réel, vous pouvez essayer de nouvelles choses.

Ces deux avantages servent d’assise à une prise de décisions plus judicieuses et à une réussite globale plus marquée.

Cela dit, le recours à l’analytique exige quand même certaines mesures de précaution. D’abord, vous devez toujours respecter les lois et règlements en matière de protection de la vie privée lorsque vous recueillez et partagez des données. Le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca) est une excellente source de renseignements à ce chapitre.

Ensuite, vous devez poser un regard critique sur les données et configurer les filtres et les périodes adéquatement. La clé du succès? Une utilisation et une mise en application judicieuses de l’analytique. À l’instar des autres solutions technologiques, les capacités des outils d’analytique devraient continuer à s’élargir au cours des dix prochaines années. L’une des premières évolutions découlera pro- bablement du développement continu de l’intelligence artificielle (IA).

Selon Kevin Sokolowski, chef de l’innovation à Payworks, « les données sur les employés forment une structure sur laquelle viendra se greffer l’IA. Le logiciel deviendra plus intelligent à mesure que le nombre de données saisies augmentera ».

L’IA enrichira les programmes d’analytique en repérant des ten- dances et des possibilités additionnelles dans les données. Les profes- sionnels de la paie et des RH pourront ainsi interpréter l’information plus dynamiquement afin d’orienter les décisions commerciales, ce qui mettra en relief leur rôle de partenaires stratégiques.

Nous vous encourageons donc à explorer les façons dont l’analytique peut transformer vos renseignements organisationnels en véritables outils de veille stratégique.

Cet article a été écrit par Cindy Tarasow, spécialiste en ressources humaines et en analytique chez Payworks. Il a été publié pour la première fois dans la revue Dialogue l’Association canadienne de la paie [paie.ca].