Ce que les employeurs doivent savoir à propos de la législation sur la paie ontarienne

En tant qu’experts de la paie de votre entreprise, vous savez déjà que les exigences législatives varient entre les provinces et territoires du Canada. Ce que nous savons, c’est qu’il peut être difficile de trouver ces informations, et qu’elles sont rarement réunies en un seul et même endroit.

Si vous êtes une entreprise établie en Ontario ou une organisation qui a des employés en Ontario, il existe certaines composantes législatives de la paie de vos employés pour lesquelles des informations simples et centralisées seraient certainement très utiles. Ne manquez pas la suite, car on vous explique tout!

Impôt-santé des employeurs (ISE)

Cinq provinces ont des ISE : La Colombie-Britannique, le Manitoba, le Québec, Terre-Neuve-et-Labrador et bien sûr, l’Ontario. Selon la province de l’Ontario, il s’agit d’« un impôt sur la masse salariale prélevé sur la rémunération (par exemple, les traitements, les salaires, les primes, les avantages imposables, les options d’achat d’actions, etc.) que les employeurs accordent à leurs employés actuels et anciens. L’objectif de cet impôt est de fournir au gouvernement des revenus pour financer les soins de santé en Ontario. » Bien qu’il existe des similarités entre les ISE des provinces, les paramètres de la législation entre ces juridictions sont différents.

Voici ce que doivent savoir les entreprises établies en Ontario et les organisations qui ont des employés en Ontario : 

• En Ontario, l’ISE s’applique aux entreprises dont la masse salariale dépasse 1 million de dollars. Celles en dessous du million n’ont pas à payer l’ISE en Ontario.
• L’ISE s’élève à 1,95 % pour les compagnies dont la masse salariale dépasse 1 million de dollars en Ontario, mais le taux change si l’entreprise dépasse les 5 millions de dollars.

Toute entreprise législativement tenue de cotiser à l’ISE peut faciliter ce processus en utilisant une solution comme l’application Traitement de la paie de Payworks. L’application peut non seulement s’occuper de calculer et verser l’ISE pour vous, lorsqu’applicable, mais elle peut aussi générer des rapports annuels sur l’ISE. On facilite vraiment le processus!

Conseils de pro de Payworks : jetez un coup d’œil à vos rapports de fin d’année. Si votre masse salariale ontarienne s’apprête à grimper au-dessus du million, vous pouvez vous inscrire pour ouvrir un compte d’ISE. Avec votre compte déjà créé, vous éviterez les délais lorsque votre entreprise devra cotiser à l’ISE! Votre représentant du service à la clientèle (RSC) saura vous accompagner au travers du processus si vous avez besoin d’aide.

Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents de travail (WSIB) de l’Ontario

Les employeurs ontariens sont assujettis aux primes de la WSIB, un programme provincial d’assurance-salaire. Selon la WSIB : « vos primes servent à aider les personnes qui ont subi une lésion ou contracté une maladie au travail en fournissant des fonds pour remplacer le salaire perdu, le paiement des frais de soins de santé, une équipe de professionnels attentionnés pour aider votre employé à retourner au travail, des prestations pour la famille et les personnes à charge des gens dont le décès est relié au travail. » Les taux selon lesquels les primes de la WSIB sont calculées dépendent du type d’entreprise et de votre taux individuel, et votre prime est calculée en multipliant les gains bruts assurables par votre taux de prime, puis en le divisant par 100.

Voici les seuils des gains assurables et la fréquence de paiement et de déclaration qu’il vous faut connaître pour la WSIB d’Ontario :

• 1 million de dollars et plus de gains assurables = paiement et déclaration mensuels
• De 20 000 à 999 999 $ de gains assurables = paiement et déclaration trimestriels
• Moins de 20 000 $ de gains assurables = paiement et déclaration trimestriels

Externaliser le processus pourrait également le simplifier. Comme le procédé décrit pour l’ISE, les numéros de compte WSIB peuvent être entrés dans l’application Traitement de la paie de Payworks pour faire un suivi de vos gains disponibles et calculer les primes. Nous pouvons également nous occuper d’effectuer les paiements au nom de nos clients. Notre équipe peut aussi créer des rapports WSIB supplémentaires si le client le désire. 

Salaire minimum et heures supplémentaires

La législation provinciale et fédérale indique que tout employé a droit au salaire minimum. Par définition, il s’agit du taux le plus bas auquel un employeur peut légalement payer ses employés, indépendamment de la situation de l’employé : temps complet, temps partiel, emploi occasionnel, ou s’il reçoit un salaire, une commission, un salaire forfaitaire, à la pièce ou horaire. Le taux du salaire minimum des employés varie en fonction des provinces et territoires. L’employeur doit s’assurer de se conformer à la législation en vigueur dans sa province ou son territoire.

Pour les employeurs ontariens, il existe différents taux de salaire minimum pour les étudiants, les guides de chasse et autres, en plus du taux général. Voici ce que les employeurs doivent savoir sur le salaire minimum en Ontario : 

• Il y a un salaire minimum général qui doit augmenter le premier octobre 2023 et le premier octobre 2024.
• Il y a le salaire minimum des étudiants qui doit augmenter le premier octobre 2023 et le premier octobre 2024. Ce taux s’applique aux travailleurs de moins de 18 ans qui travaillent 28 heures par semaine ou moins pendant l’année scolaire, ou qui travaillent pendant les congés scolaires ou les vacances d’été.
• Il y a des salaires minimums différents pour les guides de chasse, de pêche et les guides d’aventure, qui doivent tous augmenter le premier octobre 2023 et le premier octobre 2024. Un des taux s’applique à ceux qui travaillent moins de cinq heures consécutives par jour et l’autre à ceux qui travaillent cinq heures ou plus par jour, que ces heures soient consécutives ou non. Pour savoir qui se qualifie et qui est exempté de ce salaire minimum. consultez : https://www.ontario.ca/fr/document/votre-guide-de-la-loi-sur-les-normes-demploi-0/salaire-minimum.
• Il existe un salaire minimum pour les travailleurs à domicile qui doit augmenter le premier octobre 2023 et le premier octobre 2024. Pour en savoir plus sur qui est admissible à ce salaire minimum, consultez : https://www.ontario.ca/fr/document/votre-guide-de-la-loi-sur-les-normes-demploi-0/salaire-minimum.
• Jusqu’au 31 décembre 2021, il y avait un autre salaire minimum pour les serveurs de boissons alcoolisées en Ontario. Depuis le premier janvier 2022, le salaire minimum des serveurs d’alcool est le même que le salaire minimum général.

Lorsqu’un travailleur dépasse son nombre d’heures normalement attitré, une dérogation au salaire minimum se produit et il se qualifie au taux des heures supplémentaires. Tout comme le salaire minimum, au Canada, le taux des heures supplémentaires varie en fonction des provinces et territoires.

Les employeurs ontariens se doivent d’être au courant de la législation qui régit les taux des heures supplémentaires dans leur province, la particularité étant que l’employé y a droit lorsqu’il dépasse 44 heures dans sa semaine de travail, contrairement aux autres provinces où la législation dicte un seuil de 40 heures.

• « l’employeur rémunère les heures supplémentaires de l’employé selon un taux équivalant à au moins son taux horaire normal majoré de 50 pour cent par heure de travail en sus de 44 heures par semaine de travail ou du seuil prescrit, le cas échéant. » — Ontario.ca

Conseils de pro de Payworks : pour un survol des heures supplémentaires et des étapes à prendre en compte pour mettre en place une stratégie qui détermine clairement les heures supplémentaires, visitez : https://blog.payworks.ca/fr/apercu-des-heures-supplementaires-les-employeurs-devraient-avoir-un-plan-strategique-clair-definissant-les-heures-supplementaires. 

Le congé spécial en raison d’une maladie infectieuse (IDEL) et autres congés prévus par la Loi sur les normes d’emploi (LNE)

Le congé spécial en raison d’une maladie infectieuse a été mis en place à l’origine pour permettre aux employés atteints de la COVID-19 d’avoir accès à des congés payés ou non payés. Selon la province de l’Ontario : « les employés peuvent se voir accorder jusqu’à trois jours de congé spécial en raison d’une maladie infectieuse payé, jusqu’au 31 mars 2023 », et « Le nombre de jours qu’un employé peut prendre dans le cadre d’un congé spécial en raison d’une maladie infectieuse non payé n’est pas plafonné. » Ce que vous devez savoir à propos du congé spécial en raison d’une maladie infectieuse est qu’il a pris fin le 31 mars 2023.

La Loi sur les normes d’emploi (LNE) de l’Ontario définit toute sorte de congés, que ce soit de maternité, parental, de maladie, en cas de violence familiale ou sexuelle, pour don d’organe, pour les aidants naturels, etc. Ce qui importe aux employeurs ontariens est de savoir s’il s’agit congés payés ou non payés. La LNE détaille les paramètres de chaque sorte de congé à l’adresse suivante : https://www.ontario.ca/fr/document/votre-guide-de-la-loi-sur-les-normes-demploi-0.

Jours fériés

Public holidays, otherwise known as statutory holidays, are the days recognized by legislation where most employees who qualify are entitled to take the day off work with pay. Which days are observed as public holidays differ between province and territory, as well as if the workplace is federally regulated or is dependent on the industry type (for example, retail). Les jours fériés sont des journées durant lesquelles la loi statue que les employés admissibles ont droit de prendre un congé payé. Chaque province et territoire a ses propres journées considérées fériées, et certains lieux de travail dictent aussi les leurs comme les lieux de travail sous réglementation fédérale ou ceux du commerce au détail.

Il y a neuf jours fériés en Ontario, incluant :

• Jour de l’an
• Jour de la famille
• Vendredi saint
• Fête de Victoria
• Fête du Canada
• Fête du Travail
• Jour d’Action de grâce
• Jour de Noël
• Lendemain de Noël

Simcoe Day n’est pas une journée fériée au sens de la loi, bien que certains employeurs permettent à leurs employés d’y prendre congé. En vertu de la LNE, les employeurs de l’Ontario ne sont pas tenus d’accorder un jour de congé à leurs employés pour le jour du Souvenir. Toutefois, certains employeurs choisissent de donner à leurs employés un jour férié le 11 novembre. Le choix de fermer l’entreprise est entièrement laissé à la discrétion des employeurs.

Le rêve de tous les professionnels de la paie, c’est d’avoir à sa disposition une ressource pratique qui regroupe toutes les informations relatives à la législation canadienne sur la paie : Nous sommes là pour vous aider à rester au courant des modifications sur la législation relative à la paie avec le Guide de la paie de Payworks : une ressource complète qui contient toute l’information législative et réglementaire qu’il vous faut pour être à jour sur les informations de traitement de la paie nécessaires au juste paiement de vos employés. Téléchargez votre copie gratuite dès aujourd’hui : https://info.payworks.ca/fr-ca/guide-de-la-paie-a-lintention-des-entreprises-canadiennes.