Votre guide de la législation unique et difficile à démêler de l’Alberta relative à la paie

Appel à toutes les entreprises basées en Alberta, ou aux organisations ayant des employé·e·s en Alberta! Si vous cherchez des informations claires et centralisées sur certaines des législations uniques et complexes de la province relatives à la paie, continuez la lecture... On a ce qu’il vous faut!

Les exigences législatives varient d’une province et d’un territoire à l’autre au Canada, et peuvent changer. Nous nous penchons ci-dessous sur les exonérations de l’impôt provincial, le salaire minimum, les heures supplémentaires, les jours fériés et l’indemnité de jours fériés, les indemnités de congés et les congés maladie/personnels, ainsi que sur le calcul des cotisations au titre de la Commission des accidents du travail (CAT) de l’Alberta. Voyons tout cela de plus près...

Exonérations de l’impôt provincial en Alberta

Si les exonérations de l’impôt provincial peuvent paraître simples, nos spécialistes internes de la paie s’accordent à dire qu’elles sont bien plus complexes lorsque les employé·e·s d’une même organisation relèvent de bureaux situés dans d’autres juridictions.

Dans le cas des entreprises basées en Alberta ou des organisations dont certain·e·s employé·e·s travaillent en Alberta, l’une des principales différences au niveau de la législation sur la paie applicable par rapport au reste du pays est que la province affiche le plus haut niveau d’exonération de l’impôt provincial pour le personnel. En tant qu’employeur, vous devez veiller à utiliser le formulaire TD1 de l’Alberta pour l’ensemble des employé·e·s qui y travaillent, car il indique le bon montant à retenir sur leur revenu d’emploi.

Pour télécharger la version 2023 des formulaires TD1, rendez-vous à l’adresse suivante : https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/td1-personal-tax-credits-returns/td1-forms-pay-received-on-january-1-later.html.

Conseil de pro de Payworks : L’application de traitement de la paie de Payworks est configurée de façon à procéder automatiquement aux retenues sur le revenu de base à chaque cycle de paie et pour chaque membre du personnel. Si un·e employé·e a demandé une retenue d’un montant supérieur au montant de base, les administrateur·rice·s peuvent saisir cette valeur dans le système afin que les calculs soient ajustés en conséquence pour les années à venir. Nos spécialistes internes de la paie recommandent aux employeurs de demander à leurs employé·e·s de remplir un nouveau formulaire TD1 chaque année s’ils ou si elles demandent une retenue différente du montant de base afin de garantir que tout est correct.

En prime : Payworks procède également au versement de l’impôt fédéral et provincial au nom de nos clients!

Salaire minimum…

La législation fédérale et provinciale indique que tout employé a droit au salaire minimum, qui, par définition, correspond au taux le plus bas auquel un employeur peut légalement payer ses employé·e·s. À l’instar de toute autre législation sur la paie, les taux du salaire minimum varient en fonction des provinces et territoires. L’employeur doit veiller à se conformer à la législation en vigueur dans sa province ou son territoire. Des taux de salaire minimum différents s’appliquent aux employé·e·s qui travaillent en Alberta.

Voici ce que les employeurs doivent savoir concernant le salaire minimum en Alberta :

• La plupart des employé·e·s reçoivent le salaire minimum général.
• Les étudiants de moins de 18 ans disposent de leur propre salaire minimum, qui s’applique aux 28 premières heures travaillées en période scolaire. Ils doivent ensuite recevoir le salaire minimum général pour toutes les heures travaillées au-delà de ce seuil. Hors  de la période scolaire, le salaire minimum étudiant s’applique à toutes les heures travaillées. Les employeurs peuvent également choisir de rémunérer les étudiants au-delà du salaire minimum.
• Il existe un salaire minimum pour les vendeur·euse·s, qui est calculé à la semaine.
• Il existe également un salaire minimum pour le personnel de maison vivant au domicile de son employeur, qui est calculé au mois.

Pour en savoir plus sur les taux de salaire minimum mentionnés ci-dessus et sur les employé·e·s concerné·e·s par chacun d’eux, rendez-vous à l’adresse suivante : https://www.alberta.ca/minimum-wage.aspx.

… et heures supplémentaires

Les employé·e·s doivent être rémunéré·e·s au taux des heures supplémentaires lorsqu’ils dépassent le nombre d’heures normalement prévues, bien que ces exigences varient d’une province et d’un territoire à l’autre. Dans cet article, nous décrivons en détail les taux des heures supplémentaires applicables en Alberta, car il existe de nombreuses exceptions au sein de la province.

En règle générale, une exception aux règles d’admissibilité de base aux heures supplémentaires en Alberta s’applique lorsqu’une disposition spécifique à cet égard figure dans une convention collective/un accord écrit entre l’employeur et ses employé·e·s. La seule exception au paiement d’heures supplémentaires aux employé·e·s admissibles est l’octroi de congés payés (heures supplémentaires accumulées) en vertu de la convention collective/l’accord écrit susmentionné(e). Le taux des heures supplémentaires accumulées est généralement d’une heure accumulée pour chaque heure de travail. La loi exige également que les employé·e·s utilisent les heures supplémentaires accumulées dans les six mois suivants la date de fin de la période de paie au cours de laquelle elles ont été acquises (à moins que la convention collective/l’accord écrit n’en dispose autrement). Pour plus d’informations sur les accords relatifs aux heures supplémentaires, l’utilisation des heures supplémentaires et les heures supplémentaires dues en cas de cessation d’emploi en Alberta, consultez la page Web suivante : https://www.alberta.ca/overtime-hours-overtime-pay.aspx#jumplinks-7.

Voici tout ce que les employeurs de l’Alberta doivent savoir sur les exceptions aux règles relatives aux heures supplémentaires dans certains secteurs :

Il existe des exceptions à la règle de base relative aux heures supplémentaires applicables dans certains secteurs et/ou certaines professions, par exemple :

• Ambulancier·ère·s et pompier·ère·s
• Exploration géophysique
• L’irrigation et la foresterie
• L’entretien des puits pétroliers
• Géomètrage
• Transport routier, arpentage, construction d’autoroutes et de voies ferrées, débroussaillage, entretien des routes et taxis
• Aidant·e·s

Chacun de ces domaines d’emploi possède ses propres seuils d’heures quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles avant le calcul des heures supplémentaires. Pour plus d’informations, rendez-vous sur : https://www.alberta.ca/overtime-hours-overtime-pay.aspx#jumplinks-4.

Voici tout ce que les employeurs de l’Alberta doivent savoir sur les personnes non admissibles aux heures supplémentaires et à leur rémunération :  

Autre exception aux heures supplémentaires : certains postes ne sont pas admissibles, par exemple :

• Responsables, superviseur·euse·s et autres personnes occupant des postes de confiance
• Salarié·e·s de ranchs et employé·e·s d’exploitations agricoles familiales ne travaillant pas sur la ferme.
• Surveillant·e·s
• Agrologues, architectes, comptables agréé·e·s ou certifié·e·s, chiropracten·ne··s, dentistes, denturologistes, ingénieurs, géoscientifiques, professionnel·le·s des systèmes d’information, avocat·e·s, étudiant·e·s en droit, optométristes, podiatres, psychologues et vétérinaires.
• Vendeur·euse·s automobiles (camions, bus, machines agricoles, équipements de construction de route, équipement lourd), vendeur·euse·s de maisons préfabriquées ou de logements résidentiels, vendeur·euse·s agréé·e·s dans l’immobilièrs ou de valeurs mobilières, vendeur·euse·s agréé·e·s d’assurances entièrement rémunéré·e·s à la commission, et vendeur·euse·s (âgé·e·s de 16 ans ou plus) qui effectuent des ventes directes pour des professionnel·le·s agré·e·s de la vente directe
• Administrateur·rice·s foncier·ère·s agréé·e·s
• Figurant·e·s dans des productions vidéo ou cinématographiques
• Conseiller·ère·s et instructeur·rice·s dans un camp réservé aux enfants, aux personnes en situation de handicap ou à des fins religieuses
• Personnel de maison (il n’est cependant pas exempté de la législation sur les périodes et les jours de repos)

Pour en savoir plus sur les employé·e·s admissibles aux heures supplémentaires en Alberta, rendez-vous à l’adresse suivante : https://www.alberta.ca/overtime-hours-overtime-pay.aspx#jumplinks-4.

Jours fériés et indemnité de jour férié

La rémunération de jours fériés a lieu lorsqu’un employé est admissible à une indemnité pour avoir travaillé lors d’un jour férié ou à la place d’un jour férié désigné par la législation de la province ou du territoire. Partout au Canada, il est courant que les jours fériés et la législation qui définissent les employé·e·s ayant droit à une indemnité de jours fériés diffèrent. Il existe neuf jours fériés en Alberta :

1. Jour de l’an
2. Jour de la Famille en Alberta
3. Vendredi saint
4. Fête de Victoria
5. Fête du Canada
6. Fête du Travail
7. Jour d’Action de grâce
8. Jour du Souvenir
9. Jour de Noël

Il existe également quatre jours fériés optionnels dans la province, pour lesquels certains employeurs peuvent, s’ils le souhaitent, accorder un jour de congé à leurs employé·e·s. En tant qu’employeur, si vous accordez l’un de ces jours fériés optionnels, l’ensemble des normes d’emploi relatives à l’indemnité de jours fériés s’appliquent. Voici les jours fériés optionnels en Alberta :

1. Lundi de Pâques
2. Journée du patrimoine
3. Journée de vérité et de réconciliation
4. Lendemain de Noël

Pour connaître les dates des jours fériés en 2023 et en 2024, rendez-vous à l’adresse suivante : https://www.alberta.ca/alberta-general-holidays.aspx#jumplinks-2. Pour télécharger un exemplaire gratuit du calendrier de la paie de Payworks à l’intention des entreprises canadiennes, qui indique les dates importantes et les fermetures des banques pour l’année à venir, rendez-vous à l’adresse suivante : https://www.payworks.ca/landing-pages/campaigns/payroll-calendar.

Enfin, nous allons nous pencher sur l’admissibilité des employé·e·s à la rémunération de jours fériés en Alberta, parce que les exigences sont plus pointilleuses que dans d’autres juridictions canadiennes.

Tout ce que les employeurs de l’Alberta doivent savoir sur l’admissibilité de base des employé·e·s à l’indemnité de jours fériés :

• L’employé·e doit avoir travaillé au moins 30 jours ouvrables au cours des 12 mois précédant le jour férié pour le même employeur.
• Si le jour férié est un jour ouvrable normal, ou si l’employé·e a travaillé un jour férié qui n’est pas un jour ouvrable normal, il ou elle a droit à la rémunération afférente.

La « règle des cinq sur neuf » s’applique pour déterminer si le jour férié tombe sur un jour de travail régulier. Par exemple, si l’employé·e a travaillé cinq jours de semaine identiques (les cinq derniers lundis, par exemple) au cours des neuf dernières semaines précédant un jour férié qui tombe un lundi, ce jour est alors considéré comme un jour de travail normal pour lequel il ou elle a droit à l’indemnité de jour férié. Pour plus d’informations sur l’admissibilité des employé·e·s, rendez-vous à l’adresse suivante : https://www.alberta.ca/general-holidays-pay.aspx#jumplinks-2.

Un autre élément associé à l’indemnité de jours fériés et dont les employeurs de l’Alberta doivent être conscients est le calcul du taux moyen. Ce point est important, car la rémunération de jours fériés est calculée sur la base du salaire journalier moyen d’un·e employé·e et bien que de nombreuses juridictions canadiennes n’appliquent qu’un seul calcul, l’Alberta en applique deux.

Tout ce que les employeurs de l’Alberta doivent savoir sur le calcul du taux moyen :

Le salaire journalier moyen est déterminé en divisant le salaire d’un·e employé·e par le nombre de jours travaillés. Les employeurs de l’Alberta ont le choix entre deux options :

• Quatre semaines ou 28 jours avant le jour férié, ou
• Quatre semaines ou 28 jours se terminant le dernier jour de la période de paie précédant le jour férié.

Pour plus d’informations sur le calcul de l’indemnité de jour férié versée en Alberta, consultez la page Web suivante : https://www.alberta.ca/general-holidays-pay.aspx#jumplinks-2.

Indemnités de vacances et congés maladie/personnels

Nos spécialistes internes de la paie reçoivent diverses demandes de renseignements concernant la paie de vacances en Alberta. C’est pourquoi nous allons nous pencher sur le calcul et le versement de la paie de vacances.

Voici tout ce que les employeurs de l’Alberta doivent savoir sur le calcul de la paie de vacances :

• Si l’indemnité de vacances est régulièrement versée (à chaque période de paie, par exemple), les employeurs n’ont pas besoin de calculer cette indemnité par rapport aux vacances précédemment payées.

Voici tout ce que les employeurs de l’Alberta doivent savoir sur l’indemnité de vacances en cas de cessation d’emploi :

Si une indemnité de vacances est due au moment de la cessation d’emploi, il existe une exigence législative concernant le moment du versement de cette indemnité. Sauf accord contraire entre l’employeur et l’employé·e, il est impossible de poser des vacances pendant la période de préavis de cessation d’emploi. Les employeurs peuvent choisir l’un des deux modes de paiement suivants :

• Dans les 10 jours ouvrables suivant la fin de la période de paie, ou
• Dans les 31 jours ouvrables suivant le dernier jour d’emploi.

Pour plus d’informations sur la paie de vacances, consultez la page Web suivante : https://www.alberta.ca/vacation-pay.aspx#jumplinks-3.

Compte tenu des différents types de congés accordés pendant la période d’emploi, de nombreux autres éléments doivent être pris en compte au-delà des vacances. Les employeurs de l’Alberta ne sont soumis à aucune exigence législative quant au minimum de congés de maladie ou personnels. Cependant, il existe un certain nombre de congés avec protection de l’emploi, tels que les congés pour deuil, maternité et parental, pour obligations familiales, ainsi que des congés de soignant. Pour plus d’informations sur les congés avec protection de l’emploi, consultez la page Web suivante : https://www.alberta.ca/job-protected-leaves.aspx.

Cotisations à la CAT

Les employeurs de l’Alberta doivent cotiser à la Commission des accidents du travail (CAT), qui agit en tant que régime d’assurance-salaire provincial. Selon la CAT, « les cotisations versées contribuent à financer le système d’indemnisation des travailleurs qui vous assure une protection, ainsi qu’à vos employé·e·s, contre les conséquences des accidents et des blessures de travail ». Le taux selon lequel la CAT est calculé « représente le coût de la couverture par tranche de 100 $ de rémunération cotisable et se fonde sur la sinistralité de votre groupe. Votre groupe tarifaire est constitué de secteurs dont les employeurs exercent des activités similaires aux vôtres. »

Conseil de pro de Payworks : Un prestataire de services de paie comme Payworks peut vous faciliter le processus. Les numéros de compte CAT peuvent être saisis dans notre application de traitement de la paie et nous nous chargerons de verser les cotisations appropriées au nom de nos clients.

Payworks veille à vous tenir informé·e de la législation sur la paie et à vous maintenir en conformité. Sans compter que nos clients apprécient notre modèle de service personnalisé et d’être affectés à un·e représentant·e dédié·e du service à la clientèle formé par l’INP qui se tient à leur disposition.

Pour vous aider à rester au fait des modifications en vigueur sur la législation relative à la paie, téléchargez le Guide de la paie de Payworks, une ressource complète qui contient des renseignements législatifs et réglementaires pour vous tenir au courant des informations relatives à la paie dont vous avez besoin pour payer les employé·e·s avec exactitude. Obtenez votre exemplaire gratuit ici : https://www.payworks.ca/landing-pages/campaigns/payroll-guide.