Plongez dans vos données : dévoilez les tendances en matière d’absentéisme et utilisez les informations pour orienter vos stratégies

Quelle que soit la taille de votre organisation, il est très important d’avoir les bonnes personnes au bon endroit et au bon moment. Et lorsque certains membres du personnel sont absents, que ce soit pour des raisons inattendues comme un congé de maladie ou pour des vacances, des congés ou une formation planifiés, vous pouvez vous retrouver laissé pour compte si vous n’êtes pas préparé!

Un homme averti en valant deux, on voit de plus en plus d’entreprises qui se tournent vers les données relatives à leur personnel afin d’identifier les coûts et les tendances de l’absentéisme. Grâce à ces informations, vous et votre équipe pouvez orienter vos stratégies sur des enjeux comme l’engagement des employés, les avantages sociaux, la planification des remplacements ou autre chose encore.

Et la bonne nouvelle ne s’arrête pas là… Analyser ces données de manière globale n’a pas besoin d’être un fardeau. Il existe un moyen de consolider sans effort ces demandes de congés individuelles en un aperçu rapide des jours de congés et des types d’absences les plus couramment demandés.

Découvrons comment vous pouvez tirer parti de l’Analytique de la gestion des absences pour gagner en efficacité et devenir encore plus créatif et stratégique.

Par où commencer?

Pour ceux qui utilisent la gamme de solutions de gestion de la main d’œuvre de Payworks : l’Analytique de gestion des absences et l’Analytique de la main-d’œuvre sont des outils encore plus efficaces lorsqu’ils sont utilisés ensemble! Ce duo de choc peut vous aider à repérer facilement les tendances observées dans les données d’absence de vos employés. Ces données ont déjà été saisies sous forme de demandes de congés et sont ensuite transférées en toute transparence dans l’Analytique.

Grâce à l’Analytique, vous pouvez tirer parti de tableaux de bord prédéfinis, de filtres faciles à utiliser et de la possibilité d’enregistrer et de réappliquer vos aperçus préférés dès que vous en avez besoin. Il n’a jamais été aussi simple d’afficher (et d’examiner en détail) les jours de congé et les types d’absence les plus fréquemment demandés. Ces aperçus anticipés vous permettent de rassembler (et de transmettre!) des résultats ou des tendances émergentes en temps opportun aux parties prenantes, aux responsables et aux employés eux-mêmes, grâce à des rapports prêts à être présentés et disponibles en quelques secondes (nous n’exagérons pas!).

Nos trois principales raisons d’examiner en détail vos données relatives aux absences :

1. Identifier et planifier les jours de congé fréquemment demandés

Grâce aux données relatives aux demandes de congés disponibles dans l’Analytique de la main-d’œuvre, vous pouvez visualiser le nombre d’employés qui seront absents par mois en fonction du type d’absence, et identifier les jours de congés les plus fréquemment demandés en recherchant des dates spécifiques. Vous pouvez non seulement voir le nombre d’employés qui ont demandé ou réservé des congés à la même date, mais aussi consulter les données d’une année sur l’autre.

En surveillant régulièrement ces chiffres, notamment lors des périodes chargées, les responsables et les dirigeants peuvent savoir à quel moment un seuil particulier a été atteint. De cette façon, votre équipe sera plus à même d’approuver ou non les futures demandes de congés dans un intervalle de temps donné.

Bonus : si vous souhaitez approfondir l’analyse des congés accumulés et des congés pris par vos employés, vous pouvez également le faire à l’aide de l’Analytique. Parce que cet outil offre une vue sur les données relatives à la paie, les entreprises peuvent être proactives lorsqu’il s’agit de leurs flux de trésorerie. C’est ce que l’on appelle un guichet unique pour des informations commerciales précieuses!

2. Faire preuve de créativité et adopter une approche stratégique à l’égard des types d’absences

Dans l’Analytique de gestion des absences, les types d’absence sont configurables, ils peuvent donc être aussi uniques que l’entreprise. S’il existe un type d’absence particulier sur lequel vous souhaitez obtenir des rapports plus approfondis, vous serez en mesure d’extraire ces informations facilement grâce à l’Analytique à condition qu’il ait été configuré comme un type de congé que les employés peuvent sélectionner lorsqu’ils soumettent une demande de congé.

Par exemple, Payworks offre à ses employés un avantage social appelé journée Donner au suivant, qui leur permet de bénéficier de deux jours de congé payés par année civile afin de faire du bénévolat au sein de leur communauté. Ce type d’absence est configuré dans l’Analytique de gestion des absences pour les demandes de congés des employés et, grâce à l’Analytique, il nous est facile d’obtenir des informations précieuses sur nos investissements en matière de services à la communauté, en heures et en dollars.

Cette même méthodologie peut être appliquée à d’autres types d’absences, ceux pour lesquels vous souhaitez mieux comprendre le retour (ou la perte potentielle) sur vos investissements. Il peut s’agir d’initiatives en matière de responsabilité sociale de l’entreprise, de congés sabbatiques, d’heures de formation ou même d’absences liées à la santé et à la sécurité, quelles que soient les informations les plus importantes pour vous et votre équipe.

Le fait de disposer d’une gamme descriptive de types d’absence parmi lesquels les employés peuvent choisir lorsqu’ils demandent des congés vous aidera également à comprendre les raisons des absences. Vous pouvez déterminer quels jours et quels mois sont les plus populaires pour les heures de bénévolat ou de formation, ou vous pouvez déceler le moment où le plus grand nombre d’absences est lié à un incident de santé et de sécurité (et donc, utiliser ces données pour suivre le chemin logique en sens inverse et peut-être même empêcher de futures absences). Pour en savoir plus sur la façon d’identifier des tendances dans les données relatives aux absences, voir ci-dessous!

Les types de congés dans l’Analytique de gestion des absences sont généralement définis au moment de la mise en œuvre, mais ils peuvent être étendus à tout moment grâce à la flexibilité de notre système. Pour les clients qui souhaitent en savoir plus, contactez votre Représentant du service à la clientèle pour plus d’informations ou inscrivez-vous à notre webinaire sur l’Analytique (lisez jusqu’à la fin pour le lien!).

Vous souhaitez suivre davantage de données relatives aux absences (au-delà des types de congés standard) afin d’obtenir des rapports plus détaillés? Nos experts en interne ont dressé la liste suivante pour vous inspirer :

1. Heures de bénévolat
2. Heures de formation/congés sabbatiques
3. Perfectionnement professionnel
4. Santé et sécurité (perte de temps/blessure)
5. Les jours de neige (cela ne devrait-il pas être un incontournable pour les entreprises canadiennes?!)
6. Absence non autorisée/non-présentation
   
   

3. Repérer les tendances d’absentéisme… et travailler de manière proactive pour corriger le tir

Dans l’Analytique, les données relatives aux absences peuvent être consultées par employé (en fonction des congés pris) ou par type d’absence. En examinant les données de cette façon, des tendances peuvent commencer à se dessiner en ce qui concerne l’absentéisme au sein de l’organisation. Ces données peuvent être examinées encore plus en détail si elles sont visualisées et comparées d’une année sur l’autre.

Les informations obtenues en examinant les congés de chaque employé peuvent être utilisées pour déterminer s’il existe des tendances en matière d’absentéisme chez un membre particulier de votre équipe. Par exemple, vous pouvez vérifier si la personne s’est absentée pour des raisons de perfectionnement professionnel ou si elle s’est absentée plus souvent pour des raisons de santé et de sécurité. Dès lors, d’importantes conversations sur l’engagement des employés peuvent avoir lieu afin d’encourager l’apprentissage et le développement ou pour proposer des formations et des ressources supplémentaires. Il est également possible d’identifier si un certain membre de l’équipe utilise régulièrement des congés de maladie le vendredi, les jours suivant les vacances ou les jours de paie, entre autres exemples. Une analyse plus approfondie de ces informations d’une année sur l’autre vous permettra de déterminer si ce comportement est chronique ou s’il s’agit d’une tendance naissante. Cette information sera précieuse lors de discussions avec un employé potentiellement en difficulté, pour l’aider à rectifier le tir et lui proposer un soutien adapté.

En examinant les données sur les types d’absence de l’entreprise, il est également possible d’identifier les jours où un type particulier de congé est le plus fréquemment pris. Tout comme dans l’exemple ci-dessus où il a été constaté que le plus grand nombre d’absences était lié à un incident de santé et de sécurité, il est possible de faire la même chose avec tous les types d’absences de votre entreprise, comme les absences pour cause de maladie. En analysant les types d’absences, vous pouvez déceler des tendances aussi larges que les lundis ou les vendredis d’été, ou aussi précises que les jours de formation continue d’un district scolaire ou le lendemain de la Saint-Patrick (les tableaux de bord vous le diront!). En explorant ces données sur plusieurs années, vous pourrez déterminer s’il s’agit d’une tendance récurrente pour votre entreprise. Cela vous permettra non seulement de valider votre intuition, mais aussi d’élaborer des stratégies en conséquence. S’il est clair qu’un jour particulier de l’année revêt une importance particulière pour vos employés (cela peut être aussi précis qu’un service ou une catégorie de poste spécifique), ou si le nombre actuel de jours de congés est insuffisant, ces informations peuvent nourrir les discussions autour des avantages sociaux de l’entreprise et mener à un élargissement des congés offerts.

Ces exemples illustrent quelques façons d’exploiter les données relatives aux absences de votre organisation pour adopter des approches stratégiques et créatives grâce à la flexibilité de l’Analytique. Les réponses à ces questions (et plus encore!) sont à portée de main. Laissez-nous vous aider à les découvrir. Pour en apprendre davantage sur la façon dont l’outil Analytique peut aider les professionnels de la paie, inscrivez-vous à notre webinaire interactif avec Spécialiste en Implémentation chez Payworks, Laurens Giguere-Bosse : https://payworks.zoom.us/webinar/register/WN_9zVbbD5URNqS6jMXauuOeQ#/registration.