Professionnels de la paie : donnez-vous les moyens d’agir grâce à l’analytique

Avez-vous déjà été intrigué par ce que peuvent vous raconter les données de votre entreprise lors du traitement de la paie? Qu’il s’agisse des salaires, des retenues obligatoires ou des avantages sociaux, il y a beaucoup à penser... Et vous vous demandez peut-être ce que tous ces chiffres signifient lorsqu’on en dresse un portrait d’ensemble.

Tous les détails de la rémunération de votre personnel recèlent des pépites cachées d’intelligence qui, lorsqu’elles sont révélées, vous permettent d’apporter encore plus de valeur à votre entreprise. Nous savons que les services de paie sont toujours censés produire des rapports précis et opportuns, mais il est difficile de rester informé des tendances et des événements au sein d’une entreprise et de son personnel sans les outils adéquats. Voyons comment l’analytique de la paie (et vous-même!) permet de fournir cette orientation stratégique.

Par où commencer?

Pour ceux qui utilisent la suite de solutions de gestion du personnel de Payworks, les outils Paie et Analytique de la main-d’œuvre sont particulièrement puissants lorsqu’ils sont combinés, car ils vous aident à repérer facilement les tendances dans les coûts de main-d’œuvre. Les données que vous traitez déjà pour payer le personnel sont intégrées de façon transparente à l’outil Analytique, ce qui permet d’obtenir une vue d’ensemble claire et de produire des rapports particulièrement détaillés.

L’outil Analytique offre des tableaux de bord flexibles et des filtres faciles à utiliser que vous pouvez sauvegarder et réutiliser n’importe quand. Il n’a jamais été aussi simple de visualiser (et d’analyser en profondeur) les coûts des éléments de rémunération tels que les salaires, les retenues obligatoires, les avantages sociaux, les charges à payer, etc. Ces aperçus anticipés vous permettent de rassembler (et de partager!) les résultats avec vos collègues et les parties prenantes en quelques secondes grâce à des rapports et des tableaux de bord prêts à être présentés.

Les cinq principales raisons d’analyser vos données de paie

Que vous souhaitiez vous concentrer sur des situations plus inhabituelles ou obtenir une vue d’ensemble des tendances d’année en année, voici comment mettre en évidence ces informations afin de prendre des décisions éclairées pour l’avenir :

1. Découvrez une répartition claire et concise des salaires

Il est facile de fournir une vue d’ensemble claire de tous les éléments de rémunération en quelques secondes à l’aide de l’outil Analytique. Cet aperçu peut être aussi complet ou succinct que vous le souhaitez, en incluant des données telles que la valeur des avantages sociaux ou le coût des vacances, des dépenses, des indemnités, etc. Il est également possible d’examiner les coûts de main-d’œuvre d’une période de paie à l’autre entre les services. Ce type de rapport peut constituer un guide important pour l’affectation des ressources au sein de l’organisation, et les données peuvent également être utilisées pour établir des comparaisons avec des références sectorielles afin de définir où votre entreprise se positionne.

Il est également possible d’examiner les types de revenus afin de réduire potentiellement les dépenses, par exemple en repérant une augmentation des remboursements de frais de déplacement. À partir de là, les données peuvent être croisées avec les lieux de résidence des employés et les informations peuvent être utilisées pour déterminer le site professionnel le plus rentable pour la formation et la planification. En ce qui concerne l’investissement dans la formation du personnel, il s’agit d’une autre information pouvant être obtenue grâce à l’outil Analytique en examinant les coûts de main-d’œuvre par rapport aux heures de formation du personnel.

Une autre façon d’analyser les revenus de votre entreprise est d’examiner de plus près le salaire minimum, en particulier lorsque celui-ci augmente, afin de mieux se préparer pour l’avenir. Il est facile d’extraire n’importe quelle plage de dates des heures de travail et des salaires passés des employés. Vous pouvez ensuite appliquer l’augmentation de salaire dans la feuille de calcul exportée pour prévoir les répercussions de celle-ci.

2. Rapprocher les factures mensuelles de prestations et les primes

C’est peut-être une tâche que vous effectuez souvent, mais il est possible de gagner en efficacité et en temps en ayant recours à l’outil Analytique pour rapprocher les factures mensuelles de prestations et les primes qui ont été déduites ou soumises à l’organisme de prévoyance pour chaque employé. Vous pouvez configurer des tableaux de bord faciles à consulter pour les prestations payées par les employés et les types d’éléments de prestations, et la fonction de filtrage vous permet de cibler une période particulière. Par ailleurs, la fonction d’exportation est très pratique en cas de besoin! Comparez ce rapport à une liste d’employés actifs sur une base mensuelle pour vous assurer qu’aucun employé n’est oublié, réduisant ainsi le risque et la responsabilité de votre organisation en cas de couverture manquée pour les prestations.

Il serait également souhaitable d’analyser de manière plus stratégique les données relatives aux avantages sociaux dans une perspective d’économies potentielles, car les avantages sociaux représentent environ 15 à 30 % des coûts de main-d’œuvre. Grâce à l’outil Analytique, vous pouvez explorer (par période de paie ou année après année) une ventilation complète des coûts des avantages sociaux par employé. Il s’agit essentiellement de comprendre les ratios qui composent l’ensemble de la rémunération, y compris les avantages sociaux, les charges à payer, les gains, les cotisations de l’employeur, le REER et les autres régimes d’épargne-retraite. À partir de là, les entreprises peuvent préparer des budgets précis pour leur planification future. Il est également possible d’examiner de plus près les personnes qui reviennent de congé ou qui prennent leur retraite et les coûts de main-d’œuvre qui en découlent. Lorsque les taux des avantages sociaux changent ou que votre entreprise cherche un nouveau fournisseur, une autre façon pratique d’utiliser l’outil Analytique est d’examiner l’historique des primes d’avantages sociaux de l’entreprise d’une année à l’autre.

3. Repérer les tendances en matière d’heures supplémentaires

Avec Analytique, comparez rapidement les heures supplémentaires par périodes de temps, en les visualisant par période de paie ou même en les comparant d’une année à l’autre. Cette analyse permet de mettre en évidence une période particulière de l’année où les heures supplémentaires (et donc les dépenses afférentes) sont plus nombreuses. À partir de là, vous pouvez examiner les options comparatives entre le paiement des heures supplémentaires et l’embauche de personnel temporaire, et l’entreprise peut prendre la décision la plus éclairée sur ce qui convient le mieux à ses besoins particuliers. Vous serez également bien préparé pour répondre à toute question du personnel quant à savoir si les heures supplémentaires ont été les mêmes pendant l’année en cours que l’année précédente.

Examinez de plus près les heures supplémentaires en définissant vos descriptions des revenus. Par exemple, ajoutez des descriptions supplémentaires telles que « temps double », « temps compensatoire » ou « temps flexible » pour saisir et suivre les différentes dimensions de coûts. Ce niveau de description supplémentaire permet de dégager d’autres tendances et donne à votre entreprise la possibilité de prendre des décisions plus éclairées.

4. Connaître votre solde cumulé, en temps réel

Trouvez la réponse à la question « Combien de jours de congé ont-ils été cumulés cette année, et combien de jours de congé ont-ils été utilisés? » avec l’outil Analytique. Ces informations peuvent être cruciales pour votre entreprise, en particulier si la valeur des charges à payer est élevée ou a tendance à augmenter, entraînant ainsi la possibilité d’avoir à payer un montant élevé de congés, ce qui aura une influence sur le flux de trésorerie. Grâce à l’intégration harmonieuse des outils Paie et Analytique, les deux solutions fonctionnent ensemble en temps réel. En d’autres termes, les chiffres des cumuls de congés seront mis à jour à chaque cycle de paie et pourront être surveillés en cas d’augmentation ou de diminution. N’oubliez pas de placer ce rapport dans vos favoris afin de le retrouver facilement et de le consulter après chaque paie.

Fouillez encore plus dans vos données sur les soldes de congés cumulés... Si votre entreprise enregistre des soldes cumulés plus élevés, utilisez l’outil Analytique pour cerner, en quelques clics seulement, les services ou les centres de coûts qui contribuent à cette tendance. Ces données peuvent également être consultées par les employés, grâce à des graphiques indiquant les congés cumulés à ce jour, ainsi que les congés pris. Cette même vue indique également si des employés ont pris plus de congés qu’ils n’en ont accumulés. Ces informations permettent aux entreprises de s’assurer plus facilement que le personnel prend ses congés dans l’année où ils ont été accumulés et peuvent également empêcher les trop-perçus.

5. Déclarer les retenues obligatoires... en toute facilité - c’est vrai, on le jure! 

Nous savons que la déclaration des retenues obligatoires est essentielle, en particulier lorsqu’il y a une demande opportune pour le décompte des cotisations à l’impôt sur la santé des employeurs (ISE) ou au régime de pensions du Canada (RPC). Ces demandes peuvent porter sur n’importe quelle période de paie de l’année civile ou fiscale, et elles peuvent même être particulières à un employé. L’outil Analytique permet d’avoir l’esprit tranquille pour ce type de rapport en vous permettant d’accéder à des données précises en toute simplicité, osons le dire!

Les entreprises peuvent également trouver un intérêt à examiner les coûts de leurs retenues obligatoires pour leurs propres besoins comptables, voire pour leur planification future. Par exemple, un franchisé qui cherche à se développer peut estimer que l’examen des coûts fiscaux entre les différentes provinces l’aidera à déterminer sa prochaine acquisition et les recettes nécessaires pour soutenir cette croissance.

Il ne s’agit là que de quelques exemples permettant d’analyser vos coûts salariaux grâce à la flexibilité de l’outil Analytique, afin d’obtenir les informations jugées essentielles pour votre entreprise. Les réponses à ces questions (et à bien d’autres!) sont au bout de vos doigts : laissez-nous vous aider à les découvrir. Pour en apprendre davantage sur la façon dont l’outil Analytique peut aider les professionnels de la paie, inscrivez-vous à notre webinaire interactif avec Spécialiste en Implémentation chez Payworks, Laurens Giguere-Bosse : https://payworks.zoom.us/webinar/register/WN_9zVbbD5URNqS6jMXauuOeQ#/registration.