Gagnez du temps entre l’embauche et l’intégration des nouveaux employés et créez des relations avec eux grâce au Libre-service des employés

Le processus d’entrevue est terminé et vous avez trouvé le candidat idéal pour rejoindre votre équipe, félicitations! Bien que vous ayez envie de vous concentrer directement sur les premières semaines de votre nouvel employé au sein de l’organisation, vous pouvez vous préparer, et préparer votre nouvel employé, au processus d’intégration à l’avance afin que celui-ci se déroule sans accroc.

Grâce au Libre-service des employés (LSE), votre nouveau membre d’équipe peut passer en revue les politiques de l’entreprise et en prendre connaissance, téléverser les formulaires importants et remplir son profil personnel avant même de passer les portes (virtuelles ou non) de votre entreprise. Voici trois façons de tirer parti du LSE pour démarrer du bon pied :

Passer de candidat à employé

Vous pensiez que votre nouvel employé devait garder le statut de candidat dans votre système jusqu’à son premier jour? Détrompez-vous!

Lorsque vous transférez les renseignements du candidat devenu employé depuis la solution Suivi des candidats et que vous le configurez sur l’application Ressources humaines (RH) en tant que membre de l’équipe, un numéro d’employé lui est attribué, qui sera lié aux renseignements qu’il a fournis lors du processus d’entrevue.

Lors de sa première journée, le nouvel employé peut modifier les renseignements déjà présents afin de configurer son adresse courriel d’employé comme contact primaire. Entre temps, vous pouvez communiquer avec lui comme membre de l’équipe. Il peut également accéder au LES; vous trouverez plus de détails à ce sujet plus bas!

Rester en contact de l’entrevue à l’intégration de l’employé

Une fois que la lettre d’offre d’emploi a été signée, il est recommandé de rester en contact avec le nouvel employé, le temps qu’il règle les derniers détails et se prépare avec impatience pour son premier jour. Cela permet non seulement de réduire le stress, mais également d’établir une relation amicale tout en commençant à préparer les tâches d’intégration de l’employé.

Au sein de l’application RH, les administrateurs ont accès à un modèle de courriel de bienvenue qu’ils peuvent personnaliser. Ce courriel comprend le nom de l’entreprise, le logo et bien plus encore, et il peut être configuré de façon à inclure automatiquement le nom préféré de l’employé à partir de ces renseignements fournis. Les clients peuvent consulter le Centre d’aide de Payworks pour accéder aux instructions de personnalisation étape par étape ou bien contacter leur représentant du service à la clientèle pour toute question!

Ce courriel permet de fournir des informations utiles concernant la première journée de travail de l’employé (où se présenter et à quelle heure, ou, dans le cadre du télétravail, où se connecter, les personnes qu’il va rencontrer, etc.). Ce courriel peut également l’inviter à commencer à effectuer les formalités administratives en accédant au LSE (en leur fournissant également le lien pour le faire).

Effectuer les formalités et les prises de connaissance des politiques à l’avance afin de rendre le processus d’intégration plus efficace plus tard

La meilleure expérience d’intégration est celle où l’employeur comme l’employé sentent qu’ils ont fait le bon choix et qu’ils ont tout ce qu’il leur faut pour avancer ensemble. Le processus d’intégration comprend normalement de se garder du temps pour effectuer les formalités administratives (que ce soit le renseignement des personnes à contacter en cas d’urgence ou des méthodes de reconnaissance préférées) et passer en revue les politiques de l’entreprise. Bien que nécessaire, ce n’est pas la partie la plus amusante du processus d’intégration d’un employé.

Grâce au LSE, vous pouvez régler tout cela à l’avance. Les fonctionnalités Documents de l’entreprise et Téléversement de documents de la solution RH de Payworks permettent aux administrateurs de transmettre facilement des informations importantes aux employés. Ces fonctionnalités sont particulièrement utiles pour les équipes travaillant à distance ou les nouveaux employés! Non seulement votre nouvel employé peut accéder aux documents relatifs aux politiques depuis n’importe où et à tout moment, mais en plus, vous pouvez utiliser la fonction Confirmation de lecture pour vous assurer qu’il les ait bien lus et compris. Vous souhaitez découvrir comment mettre à profit la fonctionnalité Téléversement de documents pour votre équipe? Cliquez ici!

Une fois que toutes ces formalités sont réglées, votre nouvel employé et vous-même pouvez vous concentrer sur les autres aspects du processus d’intégration. Comment allez-vous utiliser tout ce temps que nos solutions vous ont fait gagner?

Si vous êtes prêts à découvrir comment tirer parti des technologies de Payworks pour réussir votre processus d’intégration, rendez-vous sur payworks.ca/fr.

Que ce soit par politique ou par préférence, le travail à distance est là pour de bon! La série #RHÀDistance de Payworks s’appuie sur les points de vue de nos experts internes en RH pour aider les dirigeants, les autres professionnels des RH et les chefs d’entreprise canadiens à naviguer parmi les nombreuses facettes uniques de la gestion virtuelle de main-d’œuvre.

Les solutions en nuage de gestion de la main-d’œuvre de Payworks ont été conçues pour assurer la mobilité de nos équipes, et nous continuons à nous préparer, ainsi que nos clients, à l’avenir du travail au Canada. Dans notre webinaire « Futureproofing Your Business » (enregistrement maintenant disponible), les dirigeants de Payworks sont revenus sur l’année 2020 et ont discuté de la manière dont ils ont réussi à faire le pont entre la culture du bureau, l’engagement et le bien-être des employés et les opérations commerciales en ces temps difficiles. Ils abordent aussi les tendances en matière de RH pour l’année 2021 et donnent un aperçu de ce qu’elles pourront apporter à nos organisations et les vôtres.

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